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Scope of work: cos’è e come scrivere un ambito di lavoro

Uno “scope of work” (SOW), o ambito di lavoro, descrive le attività progettuali e imposta le aspettative per tutte le parti contraenti. Scopri come elaborarlo, quali elementi includere e come gestirlo

Nel mondo dell’edilizia, il termine “scope of work” (in italiano ambito di lavoro) indica un particolare tipo di documento che informa clienti, appaltatori e subappaltatori sulle loro responsabilità relativamente allo specifico progetto. Questo assicura che tutti conoscano obiettivi, risultati attesi e dettagli delle singole attività.

Approfondiamo in questo articolo l’importanza e la definizione di “scope of work” nelle costruzioni, esaminando come questa pratica può contribuire a garantire il successo dei progetti edilizi.

Cosa si intende per “scope of work” nel settore delle costruzioni?

Nel settore dell’ingegneria e delle costruzioni è molta la documentazione che accompagna i progetti e per la quale è spesso utile implementare specifici tools di gestione documentale dei progetti AECO. Tra i documenti che si è soliti produrre troviamo proprio il cosiddetto ambito di lavoro, anche chiamato scope of work (SOW).

Questo documento definisce in modo dettagliato e preciso ciò che deve essere fatto all’interno di un progetto edilizio e stabilisce le aspettative, i compiti e le responsabilità di tutte le parti coinvolte, dal committente agli appaltatori e ai subappaltatori. Un “scope of work” ben definito aiuta a evitare malintesi, conflitti e ritardi nei progetti edilizi.

Più nello specifico, un ambito di lavoro:

  • delinea quali attività sono incluse nel progetto di costruzione;
  • descrive gli obiettivi, le tappe e i risultati del progetto;
  • definisce le responsabilità del team di progetto, nonché i termini, le condizioni e i requisiti.

In altre parole, l’ambito di lavoro dovrebbe avere una ripartizione dettagliata di tutte le attività specifiche necessarie per completare il progetto con successo. Con un ambito di lavoro definito in modo puntuale e dettagliato, l’appaltatore e il team di costruzione conoscono le aspettative dei propri clienti e possono creare un piano su come realizzare al meglio il progetto.

Caratteristiche dello “scope of work” nelle costruzioni

Come scrivere un ambito di lavoro per un progetto di costruzione?

Per scrivere un buon scope of work è senz’altro indispensabile analizzare e conoscere nel dettaglio il progetto e le sue attività specifiche. Quindi, se da un lato non esistono modi universalmente validi per scrivere questo documento, dall’altro è possibile individuare una sorta di processo che ci guiderà nella redazione di questo documento. Il processo prevede i seguenti passaggi:

  1. definire gli obiettivi del progetto: prima di scrivere un ambito di lavoro, è fondamentale avere una comprensione chiara del progetto e definire quali obiettivi si pretende raggiungere con l’esecuzione delle singole attività elencate;
  2. utilizzare una work breakdown structure (WBS): il primo passo quando si scrive un ambito di lavoro è quello di identificare tutte le attività del progetto. Ciò avviene utilizzando una struttura di scomposizione del lavoro dall’inglese work breakdown structure (WBS), altrimenti detta struttura analitica di progetto. Questo strumento di project management consente di suddividere i progetti e i lavori in singole attività, in modo da poterli pianificare e programmare meglio;
  3. determinare i deliverables di progetto: i risultati del progetto, i cosiddetti deliverables, servono per fornire un’idea chiara di ciò per cui si sta lavorando. Avere risultati ben delineati mantiene appaltatori e clienti informati sui progressi progettuali;
  4. creare una timeline: una volta individuati obiettivi, risultati e attività siamo in grado di definire una accurata timeline del progetto. Grazie a questa linea temporale sia gli appaltatori che i clienti saranno in grado di monitorare l’andamento delle attività ed individuare eventuali ritardi;
  5. assegnare responsabilità ai membri del team: una volta chiare le attività che andranno a comporre il progetto, è possibile passare all’individuazione delle varie figure responsabili all’interno del team di lavoro. Questo serve a creare un workflow stabile e ben organizzato in cui ogni figura conosce il proprio compito e sa a chi rivolgersi per chiarimenti su sfere lavorative che non sono di sua competenza;
  6. stabilire procedure di comunicazione: la comunicazione e la trasparenza tra il team di progetto e gli stakeholder è molto importante per il successo del lavoro, quindi il documento dell’ambito di lavoro dovrebbe includere una sezione in cui si analizzano termini e modalità in cui questa avverrà.

Quali sono i 5 elementi che un ambito di lavoro dovrebbe includere?

Dopo aver analizzato il processo da seguire per la redazione di un buon ambito di lavoro, vediamo quali elementi è utile che questo documento contenga per essere chiaro ed efficiente:

  • panoramica del progetto: una breve sintesi che riassuma il progetto e gli obiettivi che si desidera soddisfare;
  • risultati del progetto: in questa sezione si inserirà una descrizione dettagliata dei risultati attesi, inserendo informazioni rilevanti per aiutare gli appaltatori a comprendere chiaramente ciò che è loro richiesto;
  • pianificazione del progetto: la pianificazione includerà una timeline di scadenze imminenti, incontri e altre date importanti e un elenco di compiti e responsabilità di ciascun membro del team;
  • project management e dettagli di pagamento: al fine di evitare spiacevoli inconvenienti e malintesi è utile inserire nel documento dell’ambito di lavoro una breve dichiarazione contenente i dettagli di pagamento, le date di scadenza dei pagamenti, le specifiche del contratto, i requisiti legali e gli ordini di modifica;
  • firme delle parti contraenti: in questa breve sezione i contraenti dichiarano di conoscere le proprie responsabilità e di rispettare le scadenze entro i termini specificati.

Quali sono esempi di un ambito di lavoro nel settore delle costruzioni?

Ogni ambito di lavoro è un documento unico e specifico elaborato ad hoc per il singolo progetto. Ma per quali progetti e attività nelle costruzioni è utile redigere uno scope of work (SOW)? Vediamo i due esempi più ricorrenti:

  • subappalti: un subappalto abbraccia solo una parte dell’intero progetto, per cui il corrispettivo SOW non coinciderà con quello generale ma ne verrà redatto uno apposito e specifico;
  • progetti di opere pubbliche: per questo tipo di progetti l’ambito di lavoro seguirà gli stessi passaggi e includerà gli stessi elementi descritti sinora, iniziando con la definizione dei termini in modo che tutti i contraenti coinvolti nel progetto conoscano gli obiettivi, i risultati attesi e i dettagli delle singole attività.

Ambito di lavoro – esempi nelle costruzioni

Quali consigli seguire per la redazione di un buon ambito di lavoro?

Scrivere un ambito di lavoro non è un’operazione eccessivamente complicata ma richiede attenzione, conoscenza del progetto e delle sue fasi, e analisi di tempi, ruoli e responsabilità. Avere infatti come riferimento uno scope of work dettagliato e preciso aiuterà a ridurre controversie, cambiamenti in corso d’opera, ritardi e spese impreviste.

Ecco allora qualche consiglio per la redazione di un buon ambito di lavoro:

  • fissare obiettivi e aspettative ragionevoli: gli obiettivi di progetto devono essere ambiziosi ma realistici. Pertanto, dovranno essere formulati in modo sufficientemente ampio da essere facilmente referenziati, ma abbastanza specifici da fornire le informazioni necessarie per le prestazioni. Sarà poi utile arricchire la descrizione degli obiettivi di progetto con informazioni su tempi e materiali previsti per ogni attività, in modo che gli appaltatori e i subappaltatori sappiano di cosa hanno bisogno e in quanto tempo svolgere le attività di propria competenza;
  • includere informazioni grafiche: foto, rendering, grafici o disegni sono un ottimo supporto alla comunicazione e alla trasparenza. Fornire rendering fotorealistici o disegni tecnici dettagliati grazie anche al supporto di software BIM che consentono di aggiornare automaticamente le tavole grafiche ogni qual volta si effettua una modifica sul progetto, può ridurre malintesi e fornire un punto di confronto con l’effettivo avanzamento del progetto;
  • assicurarsi che appaltatori e subappaltatori firmino la propria copia del documento: questo è un modo sottovalutato ma incredibilmente semplice per prevenire le controversie. Ogni subappaltatore firma la propria copia del documento di ambito per confermare di aver ricevuto, letto e capito i propri obblighi. La firma deve essere apposta non solo all’inizio ma anche ad ogni consegna o obiettivo raggiunto.

L’efficace gestione, archiviazione e condivisione di documenti, contratti e tavole grafiche è cruciale per il successo dei progetti edilizi. Affinché tutto fili liscio e senza intoppi ti consiglio di utilizzare un software per la gestione della documentazione AECO perché in questo modo:

  1. semplifichi l’archiviazione e l’accesso alla documentazione: il software consente la rapida archiviazione e l’accesso a tutti i documenti di un progetto. Non è più necessario cercare tra pile di documenti cartacei o disordinati file digitali locali. Con un cloud specifico per l’AECO, tutti i documenti sono organizzati in modo intuitivo, rendendo semplice e veloce il reperimento delle informazioni necessarie;
  2. migliori la collaborazione e condivisione: il software permette una condivisione efficiente dei documenti tra tutti i membri del team. Gli architetti, gli ingegneri, i progettisti e gli appaltatori possono accedere ai documenti rilevanti in tempo reale da qualsiasi luogo, migliorando la comunicazione e riducendo i tempi morti. Lo “scope of work” può essere condiviso e discusso, tramite communication tools specifici, in modo più efficace, garantendo una comprensione comune tra tutte le parti coinvolte;
  3. assicuri controllo delle versioni e tracciabilità ai documenti: nel ciclo di vita di un progetto edilizio, i documenti possono subire variazioni e modifiche. Il software offre un controllo completo delle versioni, garantendo che ogni modifica sia tracciata e documentata. Questo è particolarmente importante per lo “scope of work”, poiché qualsiasi modifica può avere un impatto significativo sul progetto nel suo complesso. La possibilità di vedere chi ha apportato le modifiche e quando, insieme alla possibilità di ripristinare versioni precedenti, offre un maggiore controllo sulla qualità dei documenti;
  4. ottieni più flessibilità: con l’accesso ai documenti basato su cloud, i professionisti AECO possono lavorare in modo più flessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Questo è particolarmente utile quando ci si trova sul cantiere o in riunioni fuori sede.

Questa tecnologia migliora quindi la produttività, la collaborazione, la sicurezza e la flessibilità, contribuendo a garantire il successo dei progetti edilizi in un mondo sempre più digitalizzato e dinamico. Sperimenta tu stesso questi e tanti altri vantaggi attivando ora il tuo mese di prova gratuita!

 

 

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Pubblicato da Redazione Tecnica

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