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Riunione di coordinamento

Riunione di coordinamento: cos’è e perché è importante

Tempo di lettura stimato: 5 minuti

La riunione di coordinamento è un’attività fondamentale per coordinare tutti i soggetti coinvolti nelle lavorazioni in cantiere. Scopri come gestirla al meglio

Nel mondo dell’edilizia, la fase di pre-costruzione riveste un ruolo di fondamentale importanza perché è in essa che si definiscono gli aspetti critici da affrontare nelle fasi successive.

Organizzando apposite riunioni di coordinamento, le parti interessate possono pianificare nel dettaglio ogni attività, definire in modo chiaro i ruoli e identificare i rischi per ridurre al minimo il verificarsi di intoppi e assicurare la consegna del progetto nel rispetto del budget e dei tempi previsti.

In questo articolo scoprirai come programmare e condurre correttamente una riunione di coordinamento, quali argomenti solitamente devono essere discussi in questi incontri e come migliorare l’organizzazione delle riunioni di coordinamento attraverso un BIM coordination software, che puoi usare gratuitamente.

apllicazione usbim er gestire riunioni di coordinamento

Interfaccia del software usBIM utile a gestire le riunioni di coordinamento

Che cos’è una riunione di coordinamento

Una riunione di coordinamento è un’attività strategica che si svolge prima dell’avvio effettivo di un progetto edilizio, a cui partecipano le parti interessate, come il committente, i progettisti, gli appaltatori e tutti gli altri soggetti a vario titolo coinvolti nel processo di progettazione e realizzazione dell’opera.

Lo scopo di questi incontri è quello di definire una comprensione chiara e condivisa dei requisiti, degli obiettivi e delle sfide del progetto.

Gli argomenti di cui, in genere, si discute durante una riunione di coordinamento includono la pianificazione, le tempistiche, il budget, la logistica, i rischi, la sicurezza, ecc.

Attraverso lo svolgimento di queste riunioni preliminari è possibile identificare in anticipo i potenziali problemi, esplorando soluzioni alternative e mettendo in atto un piano d’azione chiaro ed efficace per garantire il successo del progetto.

Come prepararsi per le riunioni di coordinamento

Per far sì che una riunione di coordinamento sia produttiva e che tutte le parti interessate siano allineate sugli stessi obiettivi, è importante prepararsi all’incontro seguendo i passaggi fondamentali di seguito riportati:

  1. raccogli le informazioni: assicurati, in primo luogo, di avere a disposizione tutte le informazioni rilevanti relative al progetto, tra cui i disegni, le specifiche, il budget, la pianificazione, le scadenze, ecc.;
  2. definisci gli obiettivi: stabilisci chiaramente gli obiettivi dell’incontro, individuando gli argomenti da trattare e le decisioni che devono essere prese;
  3. identifica le parti coinvolte: sulla base degli obiettivi prestabiliti, identifica i soggetti interessati e assicurati che siano invitati a partecipare;
  4. stabilisci ruoli e responsabilità: definisci sin da subito chi sarà il moderatore dell’incontro e chi prenderà nota dei dettagli, assicurandoti che tutti i ruoli e le responsabilità siano chiaramente assegnati;
  5. esegui ricerche preliminari: prima dell’incontro, esegui delle ricerche approfondite su possibili sfide o problemi correlati al progetto. Ciò ti aiuterà a essere preparato per affrontare questioni complesse;
  6. rivedi documenti precedenti: se ci sono stati incontri precedenti, rivedili per capire lo stato attuale del progetto e quali argomenti sono già stati discussi;
  7. crea un ordine del giorno: prepara un’agenda dettagliata che elenchi i punti chiave da discutere durante l’incontro, che aiuti a mantenere la riunione focalizzata e organizzata;
  8. prepara una lista di quesiti: prepara domande pertinenti da porre durante l’incontro, dimostrando il tuo impegno e la tua partecipazione attiva;
  9. organizza le risorse: verifica che tutte le risorse necessarie (come le attrezzature audiovisive, i sistemi di connessione, ecc.) siano disponibili e funzionanti;
  10. prepara del materiali di supporto: prepara in anticipo del materiale di supporto (come disegni, documenti e presentazioni) da condividere durante la riunione.
Preparazione di una riunione di coordinamento - infografica

Come preparare una riunione di coordinamento – Infografica

Cosa viene discusso nella riunione di coordinamento

Al fine di potersi preparare al meglio ad una riunione di coordinamento, tutti i partecipanti devono essere informati in anticipo su cosa si discuterà durante l’incontro. Qui di seguito potrai trovare un elenco completo degli argomenti principali che solitamente vengono affrontati:

  • obiettivi del progetto: si discute degli obiettivi generali e specifici del progetto edilizio, definendo nel dettaglio lo scopo, le aspettative e i risultati attesi;
  • pianificazione e tempistiche: si esamina il cronoprogramma di costruzione, analizzando i tempi di inizio e di fine, le fasi di lavoro e le scadenze intermedie;
  • budget e finanziamenti: si discute del budget disponibile, delle risorse necessarie e dei controlli per garantire che il progetto rientri nei limiti finanziari previsti;
  • design e specifiche: si esaminano gli elaborati architettonici ed ingegneristici, le caratteristiche dei materiali e delle finiture, e si valutano eventuali cambiamenti necessari;
  • organizzazione e logistica: si affrontano le questioni logistiche, come l’approvvigionamento dei materiali, l’accesso al cantiere, la gestione dei rifiuti e l’organizzazione generale del progetto;
  • ruoli e responsabilità: si definiscono i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team coinvolto, inclusi ingegneri, architetti, appaltatori e altri consulenti;
  • comunicazione e collaborazione: si chiarisce come avverrà la comunicazione all’interno del team e con il cliente durante tutto il corso del progetto;
  • mitigazione dei rischi: si individuano i rischi potenziali associati al progetto e si pianificano strategie adeguate per affrontarli e mitigarli;
  • permessi e autorizzazioni: si definiscono le autorizzazioni, le approvazioni e i permessi necessari per iniziare la costruzione;
  • salute e sicurezza: si affrontano le problematiche legate alla sicurezza dei lavoratori e degli occupanti, e si pianificano le necessarie misure preventive;
  • verifica dei materiali: si valutano i materiali da utilizzare nella costruzione garantendo che siano conformi agli standard di qualità e sicurezza richiesti;
  • gestione documentale: si definisce come gestire la documentazione di cantiere, tra cui stati di avanzamento, libretti, verbali, autorizzazioni, piani di sicurezza, fascicolo dell’opera, ecc.;
  • aspetti ambientali: si valuta l’impatto del progetto sull’ambiente e si definiscono le strategie per aderire alle normative e alle pratiche sostenibili;
  • pianificazione futura: si definisce un piano d’azione dettagliato per le attività immediate e successive, specificando i compiti e le scadenze assegnate a ciascun membro del team.

Come condurre una riunione di coordinamento

Per condurre efficacemente una riunione di coordinamento ti consiglio di:

  1. pianificare con cura tutti gli aspetti da trattare;
  2. scegliere una data e un’ora adatte a tutte le parti coinvolte;
  3. assicurarti di avere tutti i materiali e i documenti necessari;
  4. iniziare l’incontro con una chiara introduzione sugli obiettivi;
  5. esporre chiaramente l’ordine del giorno;
  6. seguire l’agenda con precisione al fine di facilitare la discussione e promuovere la collaborazione tra i soggetti coinvolti;
  7. mantenere la conversazione focalizzata sull’argomento e prevenire deviazioni eccessive;
  8. affrontare le questioni in modo obiettivo e cercare di gestire con calma eventuali conflitti, imprevisti o complessità, trovando soluzioni appropriate per ognuno dei partecipanti;
  9. assegnare compiti e responsabilità in modo chiaro, registrando accuratamente le decisioni prese;
  10. documentare tutti i dettagli della riunione e concludere l’incontro riepilogando i punti chiave.

Per organizzazione facilmente e in modo più efficiente le tue riunioni di coordinamento puoi usufruire gratuitamente di specifici software di BIM coordination, che puoi utilizzare subito online, senza che sia necessario scaricare nulla sul pc. Questi strumenti forniscono un ambiente virtuale centralizzato in cui tutte le informazioni relative al progetto sono accessibili, in tempo reale, da qualsiasi luogo e dispositivo. In questo modo, durante le riunioni di coordinamento, gli stakeholder hanno la possibilità di visualizzare i modelli 3D, esaminare i disegni dettagliati e analizzare le informazioni sulle specifiche tecniche in maniera collaborativa al fine di facilitare la comprensione approfondita del progetto da parte di tutti i partecipanti, ridurre le ambiguità e prevenire errori costosi. Inoltre, queste applicazioni, offrono numerose altre funzionalità:

  • annotazioni e commenti direttamente sui modelli che consentono ai partecipanti di evidenziare specifiche aree di interesse o di sollevare domande in tempo reale. Queste annotazioni possono essere affrontate durante la riunione stessa, promuovendo una comunicazione chiara e immediata tra le parti coinvolte;
  • capacità di tenere traccia delle modifiche apportate al progetto nel corso del tempo. Ogni modifica è documentata all’interno della piattaforma e garantisce che tutti siano sempre aggiornati sulle ultime versioni. Ciò contribuisce a evitare disallineamenti durante le riunioni di coordinamento e consente una discussione più focalizzata e produttiva;
  • possibilità di condividere calendari, impostare promemoria e inviare notifiche automatiche, in modo che tutti i partecipanti siano sempre informati sulle prossime riunioni e sulle relative agende, garantendo la massima partecipazione e preparazione da parte di tutti i membri del team.
interfaccia dell'applicazione online usbim.calendar

usBIM.calendar – Applicazione integrata alla piattaforma usBIM per gestire le riunioni di coordinamento

 

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