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Responsabile della conservazione: chi è e cosa fa

Il responsabile della conservazione dei documenti è una figura fondamentale (e obbligatoria) sia nel pubblico che nel privato

Chi è e cosa fa il responsabile della conservazione? Per capire subito di cosa stiamo parlando, basta aggiungere la parola: “digitale”. Si tratta di una figura importante, oltre che obbligatoria, nelle pubbliche amministrazioni e nel settore privato, che si occupa del complesso e delicato sistema di conservazione digitale dei documenti. Se pensiamo al lavoro continuo e quotidiano del personale di un ente pubblico ci rendiamo conto di quanto sia cruciale il ruolo del responsabile della conservazione che deve definire l’intera struttura del processo, assicurandosi che vengano messe in atto tutte le regole per l’archiviazione e la gestione documentale secondo le disposizioni vigenti.

Chi è il responsabile della conservazione?

Il responsabile della conservazione è una figura fondamentale e obbligatoria nell’universo digitale sia in ambito pubblico che privato. Si occupa di tutto il coordinamento del sistema di conservazione dei documenti. Opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) in sinergia con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza, con il responsabile dei sistemi informativi e, se si tratta di conservazione di documenti della pubblica amministrazione, anche con il responsabile della gestione documentale. Può affidare la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche e di protezione dei dati personali (art. 34, comma 1-bis, lettera b del CAD).

Oltre al responsabile della conservazione si delineano altri ruoli nel processo di conservazione:

  • il titolare dell’oggetto della conservazione;
  • il produttore dei PdV;
  • l’utente abilitato;
  • il conservatore.

Responsabile della conservazione digitale: obbligo della nomina e requisiti

Come si nomina il responsabile della conservazione? Per quanto riguarda la modalità della nomina, la norma non prevede alcun vincolo particolare. Per questo può essere sufficiente una lettera d’incarico o un atto di nomina del responsabile della conservazione, controfirmato per accettazione dal soggetto.

Il responsabile della conservazione in una pubblica amministrazione è previsto dall’organigramma del titolare dell’oggetto di conservazione. È un dirigente o un funzionario interno formalmente designato ed in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche. Il ruolo può essere svolto dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

Responsabile della conservazione normativa

La normativa di riferimento è di sicuro il D.Lgs. 82/2005, il codice dell’amministrazione digitale. Per completezza si deve far riferimento anche alle Linee Guida emanate da AgID (le più aggiornate risalgono a gennaio 2022).

Compiti del responsabile della conservazione digitale


I compiti del responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione ha diversi compiti:

  • definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, tenendo conto di diversi aspetti:
    • specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico);
    • natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge;
    • caratteristiche del sistema di gestione informatica dei documenti adottato;
  • gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • genera e sottoscrive il rapporto di versamento;
  • genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata;
  • effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • effettua la verifica periodica (non oltre i 5 anni) dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
  • adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità;
  • adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
  • provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico;
  • predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
  • assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  • provvede a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti per le amministrazioni statali centrali e periferiche;
  • predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in caso di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Appare evidente, quindi, che per svolgere al meglio i compiti occorre affidarsi ad un software per gestione dei documenti, con cui creare, organizzare, consultare e condividere tutti i documenti in maniera rapida e sicura.

Manuale di gestione documentale

Il manuale di conservazione è un documento informatico che illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

Il manuale di conservazione riporta:

  • i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo (in caso di delega) i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
  • la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
  • la descrizione delle tipologie degli oggetti digitali sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di oggetti
    e delle eventuali eccezioni;
  • la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
  • la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
  • la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
  • la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
  • la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
  • la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
  • i tempi entro i quali le diverse tipologie di oggetti digitali devono essere trasferite in conservazione ed eventualmente scartate, qualora, nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, non siano già indicati nel piano di conservazione allegato al manuale di gestione documentale;
  • le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
  • le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati gli oggetti digitali.

Responsabile della conservazione sanzioni

Secondo l’art. 9 commi 1 e 2 del D.Lgs. 471/1997 chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a 8.000 €.

La suddetta sanzione si applica a chi, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell’accertamento in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati nel medesimo comma ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza.

 

 

 

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Pubblicato da Redazione Tecnica

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