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Request for information nelle costruzioni

Request for information (RFI) nelle costruzioni: la guida completa

Tempo di lettura stimato: 5 minuti

La Request for information (RFI) nelle costruzioni viene redatta dall’impresa per avere chiarimenti progettuali in fase esecutiva. Ecco la guida per svilupparlo

Un progetto di costruzione è di per sé un sistema molto complesso e ricco di informazioni strutturali, architettoniche, impiantistiche, relazionali, contrattuali ed è molto comune, se non inevitabile, che in fase esecutiva l’appaltatore abbia difficoltà a comprenderne parti e disegni tecnici.

Per ovviare a questa “asimmetria informativa”, sempre più spesso le imprese inviano Request for information (RFI) ai progettisti. Ne hai sentito parlare? Sai cosa sono? Scoprilo in questo articolo!

Cos’è un Request for information (RFI) nel settore edile?

RFI è l’acronimo di “Request for information” ovvero “richiesta di informazioni” ed è un documento formale fondamentale per la gestione di un progetto di costruzione.

Esso viene redatto dall’impresa esecutrice per richiedere chiarimenti e/o informazioni aggiuntive riguardanti il progetto al tecnico progettista.

Il progetto di costruzione infatti potrebbe non affrontare ogni singolo aspetto del processo costruttivo o presentare lacune o ambiguità nei disegni, nelle relazioni esplicative o nelle specifiche tecniche, pertanto le parti interessate potrebbero inviare RFI per ulteriori chiarimenti, per identificare un problema o proporre un’alternativa progettuale.

Una RFI rappresenta uno strumento di comunicazione essenziale tra le parti in gioco durante le fasi esecutive, perché aiuta a superare problemi che potrebbero causare ritardi e aumenti di costi al progetto.

Differenze tra RFI, RFQ, RFP e RFT

Durante l’ambito di un appalto in realtà, vi sono diversi tipi di richieste, RFP, RFT, RFQ ed RFI. Può essere quindi difficile distinguerle, vediamo in breve le principali differenze:

  1. una RFI, come abbiamo visto è una richiesta di informazioni, che ha lo scopo di chiarire specifiche progettuali durante l’esecuzione di un’opera;
  2. una RFP, “Request for Proposal“, è una richiesta di proposta, utilizzata appunto per proporre soluzione alterative o innovative, rispetto quelle del progetto, raggiungendo gli stessi obiettivi preventivati;
  3. una RFQ, “Request for Quotation“, è una richiesta di preventivo, per valutare i costi e le spese delle soluzioni progettuali richieste (o proposte a seguito di una RFP);
  4. una RFT, “Request for Tender“, viene usata dagli appaltatori per presentare un’offerta di beni, servizi o lavori, durante lo svolgimento di una gara di appalto.
Tipi di Request for

Tipi di Request for

Quali sono i principali tipi di RFI utilizzati in costruzione?

Ci sono differenti tipi di RFI utilizzati in costruzione che vengono utilizzati in momenti diversi del processo edilizio, tra questi i principali sono quelli riguardanti:

  • problemi generali: riguarda problematiche generiche e possono essere inviati dall’esecutore per mettere in evidenza o chiarire aspetti generali;
  • chiarimenti progettuali: l’appaltatore potrebbe volere maggiori informazioni sul progetto o su particolari aspetti dello stesso, con lo scopo di comprendere dettagli e risolvere ambiguità;
  • coordinamento della progettazione/esecuzione: sono richieste di coordinamento tra le parti, in riferimento a documenti di appalto, programmi, piani o procedure di sicurezza da implementare;
  • stato dei luoghi: dopo aver analizzato le condizioni del sito, l’impresa esecutrice può informare il progettista che queste sono diverse rispetto a quelle definite in fase progettuale;
  • modifiche dei materiali: l’esecutore analizzando i materiali previsti in progetto richiede l’utilizzo di materiali diversi e più adatti;
  • modifiche del processo progettuale: si informa sulla necessità di modifiche al progetto o alle fasi progettuali; ciò può essere dovuto ad errori o all’insorgenza di nuove problematiche, non considerate nella fase progettuale;
  • insorgenza di interferenze: durante l’esecuzione dell’opera potrebbero svilupparsi interferenze dannose per le lavorazioni, con questa RFI le si mettono in evidenza e si chiedono chiarimenti in merito.
Request for Information nelle costruzioni

Request for Information nelle costruzioni

Processo e parti coinvolte nel Request for information nelle costruzioni

Il processo RFI definisce le modalità di formulazione e risposta alle domande presentate e coinvolge di solito le due principali parti in gioco, ovvero appaltatore e progettista.

Esso può essere schematizzato in 3 fasi principali:

  • FASE 1: la parte che richiede informazioni emette una RFI. Si tratta quasi sempre dell’appaltatore che richiede chiarimenti sull’iter progettuale o su specifiche tecniche, indicando una scadenza per la risposta. Questa RFI viene così inviata al team di progetto;
  • FASE 2: la parte ricevente analizza la richiesta fatta e risponde prima della data di scadenza. Potrebbe integrare nella risposta documenti ed elaborati progettuali atti a chiarire eventuali dubbi e potrebbe richiedere anche dettagli maggiori se la domanda non è formulata adeguatamente;
  • FASE 3: se la risposta alla RFI è soddisfacente si considera la problematica risolta; se però ciò non è così si potrebbe nuovamente richiedere una nuova RFI di chiarimento alla precedente.

Come scrivere al meglio un RFI di costruzione?

Per scrivere al meglio un RFI di costruzione dovrai cercare di essere il più chiaro possibile; si sta cercando di esporre una problematica ed è bene evitare di creare ulteriore confusione. In quest’ottica, standardizzare il formato del RFI è un’ottima soluzione, includendo alcune informazioni importanti in ogni modello:

  • numero di RFI, è bene svilupparli in ordine progressivo in ogni progetto;
  • data di realizzazione della RFI;
  • scadenza del termine di risposta della RFI;
  • codice di riferimento della pratica, che varia per ogni progetto;
  • dettagli del progetto di riferimento;
  • dettagli del richiedente, come nome, azienda e contatti;
  • dettagli del destinatario, come nome, azienda, indirizzo e contatti;
  • descrizione dettagliata della richiesta e della eventuale problematica;
  • eventuali allegati come foto, documenti, fatture;
  • campo libero per la risposta da parte del destinatario.

Se si procede nella creazione di modelli standard e a RFI strutturate, sarà più semplice sia la compilazione da parte di entrambe le parti, sia la comprensione della problematica evidenziata, riducendo anche i tempi di risposta e di attesa.

Tips per sviluppare in maniera efficace il processo RFI

Per sviluppare al meglio il processo di creazione di una RFI innanzitutto cerca di standardizzarne il processo di creazione, in modo da avere modelli pronti per ogni situazione di emergenza.

Se nutri dei dubbi su alcuni dettagli esecutivi, invia subito la RFI: non aspettare a presentare la tua richiesta, devi pensare che la successiva risposta non sarà immediata, è meglio evitare di allungare di molto i tempi esecutivi.

Fai richieste chiare, contestualizzando la tua domanda, con allegati, descrizioni dettagliate e riferimenti netti agli elaborati progettuali e se possibile proponi anche una soluzione.

Cerca di organizzare al meglio la mole di dati ed informazioni coinvolte nel processo di creazione di una RFI, collaborando con gli stakeholders. Per questo può esserti molto utile l’utilizzo di una piattaforma cloud specifica per il settore delle costruzioni tramite cui puoi gestire, archiviare e condividere Request for Information (RFI) e sfruttare una serie di vantaggi tra cui:

  • accesso universale: la piattaforma cloud consente un accesso universale alle informazioni relative alle RFI. Gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti da qualsiasi luogo e dispositivo connesso a Internet, garantendo una condivisione rapida e senza problemi;
  • collaborazione in tempo reale: nel settore delle costruzioni, la collaborazione tra diverse parti interessate è fondamentale. La piattaforma cloud offre strumenti per la collaborazione in tempo reale, consentendo a team di progetto, subappaltatori, consulenti e proprietari di lavorare insieme sulla stessa piattaforma, migliorando la comunicazione e la trasparenza;
  • archiviazione sicura: le RFI contengono informazioni cruciali per il progetto, e una piattaforma cloud dedicata offre una soluzione sicura per archiviare e proteggere questi documenti;
  • tracciabilità delle modifiche: le RFI possono essere soggette a modifiche nel corso del progetto. Una piattaforma cloud tiene traccia di tutte le modifiche apportate ai documenti, consentendo un audit completo e un controllo delle revisioni passate;
  • riduzione degli errori: la centralizzazione delle informazioni riduce la possibilità di errori dovuti alla dispersione dei documenti. Una piattaforma cloud garantisce che tutti stiano lavorando con le informazioni più aggiornate e accurate;
  • risparmio di tempo e risorse: la gestione manuale dei documenti può essere dispendiosa in termini di tempo e risorse. Una piattaforma cloud automatizza molti processi, riducendo i costi operativi e migliorando l’efficienza complessiva.

Per avere un ambiente sicuro e collaborativo e gestire efficacemente le informazioni cruciali per il successo dei progetti edilizi utilizza gratuitamente la piattaforma cloud dedicata ai professionisti AEC. Hai gratis 15 applicazioni online e uno spazio cloud di 10 GB da sfruttare per gestire il tuo progetto in modo più efficiente, migliorare la comunicazione tra le parti coinvolte,  riducendo al minimo i rischi e i ritardi.

 

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