Modificazioni sulla fatturazione elettronica: il nuovo provvedimento delle Entrate

Adeguamenti per la memorizzazione e consultazione dei file delle fatture elettroniche nel rispetto della protezione dei dati personali

L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il nuovo provvedimento del 24 novembre 2022 in materia di fatturazione elettronica, al fine di recepire le disposizioni dell’articolo 14 del dl n. 124/2019 e le previsioni contenute nel parere n. 454/2021 del Garante per la protezione dei dati personali per quanto riguarda, rispettivamente:

• la conservazione dei file delle fatture elettroniche;
• il rispetto delle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali da parte dell’Agenzia delle Entrate e dalla Guardia di Finanza.

Ricordiamo che l’obbligo di fatturazione elettronica in relazione alle operazioni di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti e stabiliti nel territorio dello Stato è stato introdotto dall’articolo 1, comma 909, della legge n. 205/2017 (legge di Bilancio 2018).

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo della fattura elettronica si estende, quindi, anche nei confronti dei consumatori finali: il provvedimento ha, infatti, introdotto l’obbligo di emissione e ricezione della fatturazione elettronica tra privati, nonché l’obbligo di trasmissione telematica dei dati relativi alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute.

Il processo deve essere effettuato utilizzando il formato (XML) e il Sistema di Interscambio, SdI, già in uso per la trasmissione delle fatture elettroniche alle Pubbliche Amministrazioni.

Successivamente, con provvedimento del 30 aprile 2018, n. 89757 (e s.m.i.) sono state individuate le regole tecniche per l’emissione, la ricezione e la trasmissione telematica delle fatture elettroniche (vedi articolo: Fatturazione elettronica tra privati, ecco come va predisposta e trasmessa). In particolare indica:

• la corretta predisposizione della fattura elettronica e delle note di variazione;
• la trasmissione e la ricezione dei file al SdI;
• i controlli che il SdI effettua rispetto alle informazioni obbligatorie da riportare nella fattura;
• il ruolo che gli intermediari possono assumere nell’ambito del processo di fatturazione elettronica;

descrive, inoltre, i servizi che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli operatori commerciali per supportarli nella gestione del processo stesso.

Ad oggi le indicazioni sulla fatturazione elettronica fornite con il suddetto provvedimento del 30 aprile 2018 vengono superate e viene integralmente sostituito con il provvedimento del 24 novembre 2022.

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Provvedimento del 24 novembre 2022: le modifiche introdotte

In arrivo semplificazioni per i contribuenti e nuove regole con il provvedimento n. 433608 del 24 novembre 2022 che tiene conto delle richieste del Garante della privacy, che più volte ha sottolineato gli aspetti critici della memorizzazione integrale delle fatture elettroniche.

Il provvedimento in esame introduce semplificazioni e nuovi servizi per utenti e intermediari, nonché gli adeguamenti in tema di memorizzazione e consultazione da parte dell’Agenzia delle Entrate e dalla Guardia di Finanza dei file delle fatture elettroniche, nel rispetto delle prescrizioni per la protezione dei dati personali disposte dal Garante, in recepimento di quanto espresso dal dl n. 124/2019 e dal parere n. 454/2021 del Garante.

In particolare, l’articolo 14 del decreto legge 26 ottobre 2019, n. 124 ha stabilito che i file delle fatture elettroniche sono memorizzati fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento ovvero fino alla definizione di eventuali giudizi. Lo scopo è quello di poter essere utilizzati dalla Guardia di Finanza nell’assolvimento delle funzioni di polizia economica e finanziaria e dall’Agenzia delle Entrate e dalla Guardia di Finanza per le attività di analisi del rischio e di controllo a fini fiscali, sentito il parere del Garante per la protezione dei dati personali da parte dell’Agenzia delle Entrate e dalla Guardia di Finanza nel rispetto delle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali.

Il Garante, con il parere n. 454/2021, aveva assoggettato ad alcune specifiche condizioni la propria approvazione, ossia:

• i campi delle fatture elettroniche riguardanti il settore legale, relativi alla descrizione delle prestazioni, avrebbero dovuto essere resi inintelligibili ed esclusi dalla memorizzazione nell’archivio dei “dati fattura integrati”;
• i controlli fiscali sui consumatori finali, basati sulle informazioni presenti nei file XML, avrebbero dovuto essere avviati “esclusivamente in conseguenza di puntuali verifiche fiscali”, poste preliminarmente in essere nei confronti dei soggetti passivi che hanno ceduto beni o servizi alle suddette persone fisiche.

Alla luce di quanto espresso, il provvedimento stabilisce che:

• l’Agenzia delle Entrate memorizza e utilizza con la Guardia di Finanza i file per le sole attività istruttorie puntuali. Sono consultabili e acquisibili, infatti, i file delle fatture e delle note di variazione previa richiesta della documentazione secondo le disposizioni in vigore, riferiti solo ai periodi di attività istruttoria; la consultazione e l’acquisizione sono inibite automaticamente al termine di tale attività;
• i file delle fatture e delle note di variazione sono acquisibili in caso di indagini penali o su richiesta dell’autorità giudiziaria; restano, invece, invariate le disposizioni sulle sanzioni in caso di rifiuto del soggetto sottoposto al controllo di esibire i documenti richiesti;
• per le e-fatture tra operatori economici, l’Agenzia memorizza nella banca dati fattura integrati, per l’attività di analisi del rischio, di promozione della compliance e dei controlli, anche il metodo di pagamento e la descrizione dell’operazione, ossia natura, quantità e qualità dei beni ceduti e dei servizi prestati, con esclusione delle fatture emesse nei confronti dei consumatori finali e di quelle relative al settore legale. Per quest’ultimo settore, considerando la delicatezza dei dati, le fatture saranno memorizzate in modalità cifrata.

Inoltre, al fine di ampliare e migliorare la gamma dei servizi relativi alla fatturazione elettronica, l’Agenzia mette a disposizione degli operatori economici nuovi servizi per un colloquio automatico tra sistemi informatici; infine, per scongiurare il fenomeno delle false fatturazioni, con il servizio di censimento del canale abituale per la trasmissione delle fatture elettroniche, i soggetti passivi IVA o i loro delegati o incaricati possono inserire, visualizzare, aggiornare e eliminare l’informazione relativa al/ai canale/i di trasmissione abitualmente utilizzati per la trasmissione della fattura elettronica.