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Preventive maintenance program

Programma di manutenzione preventiva: 7 step per crearlo

Tempo di lettura stimato: 4 minuti

Il programma di manutenzione preventiva definisce come e quando intervenire sulle risorse. Scopri cosa include e i 7 passaggi per redigerlo


Se sei un professionista del settore AECO sai certamente che intervenire in modo preventivo su un asset evitando che il bene stesso o parti di esso si guastino è di gran lunga meglio che intervenire una volta che il guasto si è manifestato.

Per poter intervenire preventivamente è essenziale utilizzare i giusti facility management software e sapere in modo dettagliato e preciso su che risorse farlo, in che modo e con che frequenza. Questo elenco di informazioni prende il nome di programma di manutenzione preventiva. Ma sappiamo nel dettaglio cosa dovrebbe includere e quali sono i passaggi per redigerlo? Scopriamolo insieme in questo articolo!

Che cos’è un programma di manutenzione preventiva?

In un precedente articolo abbiamo visto più da vicino cosa si intende per manutenzione preventiva evidenziando come una sua efficace applicazione passa per una programmazione basata sull’utilizzo, sulle raccomandazioni del produttore e sul monitoraggio proattivo delle risorse.

La pianificazione ha quindi un ruolo chiave nella buona riuscita di questo approccio manutentivo e si basa sulla realizzazione di un programma di manutenzione preventiva. Tale programma delinea i processi, le procedure, gli strumenti e le risorse necessarie per eseguire la manutenzione preventiva e mantenere quindi le risorse in buone condizioni, ridurre la probabilità di guasto, ridurre i tempi di inattività imprevisti e prolungarne la vita utile.

Cosa dovrebbe includere un programma di manutenzione preventiva?

Il programma di manutenzione preventiva rappresenta una tabella di marcia che include:

  • l’elenco delle attività da realizzare preventivamente;
  • l’elenco delle risorse sulle quali intervenire;
  • la data e la frequenza con cui realizzare l’intervento;
  • il tecnico incaricato dell’intervento;
  • altre eventuali informazioni aggiuntive utili per la realizzazione dell’intervento.

Redigere e applicare un programma di manutenzione preventiva consente quindi di prevenire il manifestarsi di un malfunzionamento e di evitare di ricadere nella manutenzione a guasto.

Quali sono i 7 step per creare un programma di manutenzione preventiva?

Anche se ogni programma di manutenzione sarà redatto e perfezionato in base all’asset e alle esigenze specifiche, in linea generale distinguiamo 7 passaggi che è utile eseguire per la redazione di un buon piano di manutenzione preventiva:

  1. creare un elenco delle risorse
    per la buona realizzazione di un programma manutentivo è indispensabile conoscere nel dettaglio l’asset su cui si sta intervenendo. Il primo passaggio sarà quindi senza dubbio, la realizzazione di un elenco delle risorse che costituiscono il bene e su cui sarà necessario intervenire in maniera preventiva. Per ogni risorsa è utile specificare alcuni dati, tra cui:

    • fabbricante/azienda produttrice;
    • eventuale codice identificativo;
    • descrizione;
    • localizzazione;
    • specifiche del modello e numero seriale;
    • data di realizzazione/installazione;
    • prezzo d’acquisto;
    • condizioni attuali;
    • criticità rilevate;
    • data dell’ultimo intervento;
    • data del prossimo intervento previsto;
    • altre informazioni necessarie;
  2. individuare quale risorsa rientra nella sfera della manutenzione preventiva
    in base ad una serie di variabili si deciderà, in questa fase, quali risorse includere nella manutenzione preventiva e quali no. La scelta degli asset da includere nel programma di manutenzione preventiva prenderà in considerazione fattori come:

    • analisi dei costi-benefici;
    • analisi della criticità;
    • calcolo del ROI (Return on Investment);
    • tempi di inattività;
    • costi di manutenzione;
    • frequenza delle riparazioni;
  3. identificare le attività di manutenzione preventiva
    una volta individuati gli asset si passa, in questa fase, all’individuazione delle attività da includere nel piano di manutenzione preventiva. Chiaramente per ogni risorsa le necessità manutentive saranno varie, un modo per determinarle è fare riferimento a:

    • raccomandazioni del produttore, incluse nei manuali di uso e manutenzione;
    • storico degli interventi manutentivi;
    • eventuali ticket operatori e tecnici della manutenzione;
    • eventuali altri programmi di manutenzione stilati in precedenza;
    • raccomandazioni di organizzazioni professionali;
    • requisiti di conformità e normativi;
  4. determinare la frequenza degli interventi
    per poter definire preventiva una manutenzione è necessario che la frequenza con cui si realizzano gli interventi sia tale da prevenire appunto l’insorgere di un eventuale guasto. Per questa ragione è fondamentale definire ogni quanto tempo realizzare i vari tipi di intervento, per farlo è possibile fare riferimento a intervalli basati su:

    • tempo (in questo caso la frequenza potrà essere quotidiana, settimanale, trimestrale, semestrale o annuale);
    • utilizzo (queste frequenze possono fare riferimento alle ore di esecuzione, alle unità prodotte o altre misurazioni che indichino che uso si fa di quella determinata risorsa);
  5. creare il piano di manutenzione
    arrivati a questo punto abbiamo tutte le informazioni utili per mettere nero su bianco il nostro programma manutentivo che sarà poi utilizzato da tutto il team dei tecnici e degli operatori responsabili della manutenzione. Per redigere concretamente il piano manutentivo è sempre meglio affidarsi a specifici facility management software che aiutano nella pianificazione della manutenzione, nel tracciamento delle attività e nella gestione delle problematiche;
  6. preparare il team di manutenzione
    chiaramente redigere un buon piano di manutenzione è indispensabile ma c’è bisogno poi che quanto contenuto nel piano sia correttamente eseguito dai responsabili della manutenzione. In questa fase, dunque, ci si occuperà di formare il team sulle modalità di intervento, su strumenti e attrezzature e sull’utilizzo della tecnologia per acquisire, documentare e aggiornare le informazioni;
  7. monitorare e modificare
    è importante che il team di manutenzione aggiorni le informazioni nel programma manutentivo perché lo stesso è soggetto a continuo monitoraggio e ad eventuali modificazioni proprio in base a ticket aperti e informazioni aggiunte. Grazie alle attività di manutenzione e le prestazioni degli asset registrate dal team sullo specifico software di manutenzione e gestione, sarà possibile individuare tra KPI per il facility management quelli per la manutenzione preventiva e generare report di manutenzione che ti aiuteranno a ottimizzare il piano.
7 step per un programma di manutenzione preventiva

7 step per un programma di manutenzione preventiva

Come implementare un programma di manutenzione preventiva?

Redigere ed applicare un piano manutentivo preventivo può rappresentare un dispendio iniziale di risorse che invece non si evidenzia nella manutenzione a guasto. Per questo motivo spesso si preferisce agire in modo reattivo solo una volta che il guasto si è verificato senza considerare però i risvolti negativi di questo approccio che si manifestano soprattutto in perdite economiche e tempi di inattività imprevisti. Per queste ragioni è utile implementare un programma di manutenzione preventiva, e il modo migliore per farlo è quello di iniziare attraverso un “progetto pilota”.

Applicare il programma manutentivo preventivo su poche ma importanti risorse ti consentirà di verificare e dimostrare i vantaggi, in termini di tempi e di costi, di un approccio manutentivo preventivo rispetto ad un approccio reattivo. Una volta valutati i vantaggi della manutenzione preventiva sarà poi facile estendere il piano manutentivo anche ad altre risorse.

È risaputo, prevenire è meglio che curare! Questo detto vale anche nell’edilizia ma per poterlo fare è indispensabile seguire un piano ben redatto e munirsi del supporto dei giusti software. Per questa ragione ti consiglio l’utilizzo di un facility management software che ti aiuterà a migliorare la produttività dei processi di manutenzione e a ridurre i tempi e i costi legati alla gestione.

usbim-maint
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