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Ordine di lavoro: cos’è e i 6 step per crearlo

Tempo di lettura stimato: 3 minuti

Un ordine di lavoro è un documento che fornisce le informazioni necessarie a eseguire un intervento di manutenzione. Scopri cosa deve contenere e come crearlo

Gli ordini di lavoro, detti anche work orders (WO), sono gli elementi chiave di tutte le operazioni di manutenzione. Rappresentano lo strumento per programmare qualsiasi operazione di manutenzione o riparazione, tenere traccia dei progressi e garantire il buon funzionamento dell’azienda.

Se gestisci processi di facility management i work orders sono indispensabili nel tuo lavoro ed è necessario trovare un modo per gestirli al meglio. Per questo ti consiglio di provare la versione demo di un software di facility management capace di generare automaticamente un work order e di digitalizzare tutto il flusso di lavoro ad esso collegato.

Ma cos’è e come funziona la gestione di un ordine di lavoro? In questo articolo ne esploreremo tutte le principali caratteristiche e scopriremo nel dettaglio come eseguire un buon ordine di lavoro.

Che cos’è un ordine di lavoro di manutenzione?

Un ordine di lavoro di manutenzione è un documento di comunicazione formale con lo scopo di specificare l’esecuzione di un certo lavoro di manutenzione, autorizzando un membro o un team di lavoro a svolgerlo.

Essi sono uno strumento d’aiuto per tutti, dai responsabili della manutenzione ai tecnici, perché consentono di organizzare,  assegnare priorità, tenere traccia e completare tutte le attività chiave.

Tipologie di ordini di lavoro

Vi sono differenti tipi di ordini di lavoro di manutenzione:

  1. ordine di lavoro generale;
  2. ordine di lavoro di manutenzione preventiva;
  3. ordine di lavoro di ispezione;
  4. ordine di lavoro di emergenza;
  5. ordine di lavoro di manutenzione correttiva.

Spesso un work order si origina a partire da richieste di lavoro, utilizzate dal personale per informare i tecnici di eventuali lavori di manutenzione da svolgere. Esse verranno esaminate da un responsabile che analizzerà la problematica, individuerà la priorità e di seguito pianificherà ed assegnerà eventuali attività da svolgere.

Il loro processo di gestione può essere ridotto ad uno schema progressivo che standardizza tutte le varie operazioni da effettuare.

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Diagramma di flusso tipo di un ordine di lavoro di manutenzione

Workflow ordini di lavoro: 6 step indispensabili da seguire

A seconda delle caratteristiche dell’azienda e delle esigenze dei clienti esistono diversi modi per creare un ordine di lavoro. Per svolgere il lavoro nel modo più efficiente possibile e consentire l’acquisizione, la condivisione e l’utilizzo degli ordini di lavoro, ti saranno utili questi 6 step:

  1. identificare l’attività: comprendere nei minimi particolari la problematica ed il lavoro richiesto ti consente di avere una consapevolezza maggiore delle azioni da svolgere;
  2. stabilire la priorità: in base all’importanza del lavoro da svolgere è importante organizzare e pianificare le singole attività;
  3. considerare le risorse necessarie: preventivare strumenti, attrezzature, materiali da utilizzare;
  4. dettagliare tutte le specifiche: fornire le informazioni più importante come i contatti degli utenti di riferimento, la descrizione del lavoro, i tempi e le scadenze;
  5. assegnare l’ordine di lavoro: individuare il tecnico di manutenzione più adatto a svolgere quel lavoro;
  6. raccogliere e conservare tutta la documentazione:  tutti gli ordini di lavoro devono essere sempre disponibili e facilmente consultabili, per questo è vantaggioso creare ordini di lavoro digitali e non cartacei, che sono difficili da organizzare e conservare.

Cosa dovrebbe essere incluso in un ordine di lavoro?

Un ordine di lavoro dovrebbe includere informazioni legate a:

  • tipologia di incarico;
  • data in cui è stato creato e inviato;
  • posizione del lavoro;
  • descrizione dell’incarico;
  • definizione del problema;
  • persona o ente che ha autorizzato il lavoro;
  • persone o ente che ha richiesto il lavoro;
  • tecnico o gruppo di tecnico che deve completare il lavoro;
  • modalità di completamento;
  • procedure di sicurezza da tenere durante lo svolgimento del lavoro;
  • tempi in cui completarlo.

È inoltre spesso utile allegare:

  • cronologie di manutenzione delle attrezzature;
  • manuali;
  • schede tecniche;
  • note ed osservazioni.

Strumenti per gestire efficacemente un ordine di lavoro

Per gestire un ordine di lavoro in maniera precisa ed efficiente ti sarà sicuramente utile utilizzare un software di facility management che facilita i tecnici ed i responsabili delle strutture in tutte le attività di manutenzione.

Esso ti consente di:

  • gestire tutti gli ordini di lavoro di manutenzione in un sistema centralizzato per tenere traccia di tutte le attività svolte;
  • pianificare in modo puntuale e scrupoloso le attività di manutenzione;
  • ridurre la documentazione cartacea;
  • ridurre le spese di programmazione;
  • avere accesso immediato a tutte le informazioni di cui necessiti.

Per tutti questi motivi il mio consiglio è quello di provare subito un facility management software, per testare in piena persona tutte le sue potenzialità!

 

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