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Nota di debito

Nota di debito: cos’è, come si fa e quando si emette

Tempo di lettura stimato: 5 minuti

La nota di debito è un documento fiscale che integra una fattura precedente, indicando un aumento dell’importo dovuto dal cliente. Scopri come compilarla correttamente

È comune per nuove partite IVA, imprenditori consolidati, aziende e professionisti autonomi commettere errori durante la fase di fatturazione e notare l’incongruenza dopo che la fattura è stata emessa e consegnata. In tali situazioni, si utilizza la nota di variazione, un documento fiscale che consente di correggere gli errori senza dover emettere una nuova fattura.

La nota di variazione consente di correggere gli errori sull’importo fatturato, aumentandolo o diminuendolo. A seconda dell’adeguamento richiesto, può essere denominata nota di credito o nota di debito. Se l’importo fatturato è inferiore a quanto dovuto dal cliente, è necessario emettere una nota di debito.

Con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria, anche le note di debito devono essere emesse in formato elettronico XML. Il documento viene emesso come si emette una fattura solo che occorre selezionare nel campo “tipo di documento” il codice TD05. Per essere sicuro di emettere correttamente una nota di debito puoi usare il software per la fatturazione elettronica che ti guida dall’emissione della fattura alla conservazione sostitutiva, direttamente sul tuo pc o sul cloud.

nota debito TD 05

Nota debito TD05 – software FacTus

Nota di debito: cos’è

La nota di debito, chiamata anche nota di addebito, è un documento che consente di rettificare una fattura erroneamente emessa, correggendo eventuali errori di calcolo o altre discrepanze che abbiano portato a un importo inferiore a quanto dovuto. In sostanza, funge come un supplemento alla fattura originaria, consentendo di addebitare al cliente l’importo corretto senza dover annullare e rifare l’intero documento.

Quando si emette una nota di debito

La nota di debito viene emessa quando è già stata emessa una fattura con importi inferiori a quelli dovuti ed è necessario l’integrazione dell’imponibile e dell’IVA per evidenziare il debito aggiuntivo verso l’Erario. L’emissione della nota di debito è un obbligo, indipendentemente dalle cause degli errori negli importi.

Nel contesto della fatturazione elettronica, la nota di debito è necessaria nel caso in cui una fattura errata sia già stata inviata, accettata dal SdI e consegnata al cliente. se non fosse così, è possibile correggere gli importi errati e inviare nuovamente la fattura senza dover emettere una nota di debito.

I casi in cui emettere una nota di debito sono regolati dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972:

  • errori relativi all’importo indicato nella fattura, come inserire un prezzo inferiore a quello concordato o calcolare erroneamente l’IVA. In questi casi, si emette una nota di debito al cliente per correggere gli importi senza annullare la fattura originaria;
  • errori di natura logistica, come ad esempio la consegna di una quantità di merce superiore a quella ordinata da parte di un fornitore;
  • necessità di stornare una nota di credito emessa in precedenza in modo errato.

In caso di addebiti aggiuntivi, come spese di spedizione o restituzioni di beni da parte del cliente al fornitore, può essere il cliente stesso ad emettere una nota di debito nei confronti del fornitore.

Nota di debito: tempi di emissione

In merito ai tempi di emissione, è fondamentale emettere la nota non appena si rileva l’errore o della necessità di integrare la fattura già inviata. Qualora venga emessa dopo il termine di liquidazione periodica relativa alla fattura originale, è importante considerare che sono previste delle sanzioni per omessa fatturazione.

Pertanto, è consigliabile agire tempestivamente al fine di ridurre al minimo gli interessi dovuti, facendo ricorso al ravvedimento operoso.

Come si compila una nota di debito

La nota di debito deve essere compilata inserendo alcune informazioni essenziali:

  • i dati di fatturazione di chi ha emesso fattura ed emette la nota di debito;
  • i dati di fatturazione di chi ha ricevuto la fattura errata;
  • l’intestazione come nota di debito;
  • la numerazione progressiva;
  • la data, che deve essere successiva a quella della fattura errata emessa;
  • il riferimento alla fattura da integrare, con l’indicazione del numero e della data di emissione;
  • la descrizione (motivazione per la quale viene emessa la nota di debito);
  • l’importo da integrare a quello indicato nella fattura originaria.

La procedura per registrare una nota  segue lo stesso iter di una fattura e di qualsiasi altro documento fiscale.

Differenza tra fattura e nota di debito

Entrambi i documenti riguardano la vendita di beni o servizi. Nonostante la somiglianza formale, presentano differenze in termini di funzione.

La fattura attesta la conclusione di una transazione. Contiene i dettagli del venditore, la quantità e le caratteristiche di beni o servizi, i prezzi unitari, l’importo totale e le imposte dovute.

La nota di debito, invece, serve a modificare i dati presenti nella fattura originaria. Quindi, anziché annullarla, la corregge.

Entrambi i documenti devono essere registrati nel registro delle fatture emesse.

Differenza tra nota di credito e nota di debito

Un’altra differenza da analizzare è quella tra nota di debito e nota di credito. Entrambe questi documenti appartengono alla classe delle note di variazione.

La principale distinzione tra le due note risiede nella tipologia di variazione che indicano.

La nota di debito consente una variazione in aumento. La nota di credito, invece, rappresenta una variazione in diminuzione.

In sostanza, la nota di debito viene emessa quando l’importo fatturato è inferiore all’importo effettivo, risultando in un’applicazione di IVA inferiore a quella dovuta. Al contrario, la nota di credito è associata a una fattura con un importo maggiore, il che, se non corretto, comporterebbe un addebito di imposta superiore.

Le due tipologie di note differiscono anche per l’obbligatorietà:

  • la nota di credito è opzionale: in quanto la sua emissione consente alla società emittente di evitare di pagare più del dovuto ma non costituisce un obbligo per l’Agenzia delle Entrate;
  • la nota di debito è obbligatoria: nel caso in cui venga rilevato un importo inferiore rispetto a quanto dovuto, è necessario correggere immediatamente l’errore per evitare danni all’Erario.

Esempio di nota di debito

Di seguito ti fornisco un esempio di nota di debito elaborato con il software per la fatturazione elettronica che ti premette di emettere e ricevere fatture illimitate, applicare la firma digitale, inviare le fatture al Sistema di Interscambio e gestire archivi e conservazione sostitutiva sul tuo PC.

esempio nota di debito

Esempio nota di debito – software FacTus

Come emettere una nota di debito senza IVA?

Vi sono dei casi in cui l’IVA nelle note di debito può non essere inserita, ovvero:

  • quando la correzione riguarda solo l’importo e non l’imponibile;
  • quando sono presenti sconti;
  • quando le fatture sono emesse da professionisti in regime forfettario.

Nota di debito per annullare una nota di credito

È possibile utilizzare una nota di debito per annullare una nota di credito e correggere una modifica già apportata alla fattura.

Supponiamo, ad esempio, di aver inviato una fattura con un importo eccessivo. In questo caso, è possibile emettere una nota di credito per correggerla. Se si commette un errore nel calcolo dell’importo o dell’IVA, è possibile annullare la nota di credito emettendo un’altra nota di variazione, ovvero la nota di debito.

In questo modo, dal punto di vista contabile, non sarà necessario annullare la fattura originale, ma verranno registrati correttamente l’imponibile e l’IVA prevista.

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