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Lean Facility Management

Lean Facility Management: definizione, principi e vantaggi

Tempo di lettura stimato: 4 minuti

Il Lean Facility Management garantisce la fruibilità di un bene in modo collaborativo riducendone gli sprechi. Scopri i suoi principi chiave e suoi benefici.


Il Lean Facility Management rappresenta un approccio efficiente ed efficace per una gestione degli asset volta alla riduzione di sprechi e diseconomie e alla massimizzazione di collaborazione e client value.

In quest’articolo vedremo insieme su quali principi si basa quest’approccio gestionale, quali sono le 8 categorie di spreco da ridurre e che benefici apporta al settore AECO.

Che cos’è il Lean Facility Management?

Il termine inglese Lean, che tradotto vuol dire “snello”, non è nuovo nel mondo delle costruzioni. Abbiamo già visto infatti quale sia la definizione di Lean Construction e quali siano i suoi principi e vantaggi nel settore AECO.

L’approccio “snello”, tuttavia, non si limita ad essere applicato alla sola fase costruttiva del workflow progettuale ma le pratiche lean sono facilmente applicabili anche al facility management e alla gestione degli asset. Si parla in questo caso di Lean Facility Management. Per dare una definizione precisa e puntuale a questa espressione basta pensare alla definizione che conosciamo dei singoli termini. Ecco quindi che per “gestione snella di un bene” si intende il processo che aiuta a garantire la funzionalità, la sicurezza e l’efficienza di un’opera mediante un approccio gestionale collaborativo e finalizzato all’eliminazione di sprechi e diseconomie.

Gestione snella ed efficiente degli asset

Gestione snella ed efficiente degli asset

Su quali principi si basa il Lean Facility Management?

Dopo aver dato una definizione a questo particolare approccio gestionale, vediamo insieme quali sono i principi chiave sui quali si basa il Lean Facility Management:

  • collaborazione continua, fin dall’inizio del processo, tra tutti i partecipanti e tra tutti gli stakeholders;
  • necessità di concentrarsi sulle esigenze del cliente e sulla massimizzazione del cosiddetto client value;
  • ruoli, responsabilità e workflow chiaramente definiti e documentati;
  • rischio/ricompensa condivisi e basati sulle prestazioni;
  • termini, definizioni e formati comuni e condivisi in un unico Common Data Environment (CDE);
  • fiducia reciproca all’interno del team di lavoro;
  • formazione e crescita continua;
  • leadership e sostegno da parte delle figure manager;
  • obiettivi chiaramente definiti, perseguibili e misurabili;
  • utilizzo di “Indicatori di prestazioni chiave”, ovvero dei cosiddetti Key Performance Indicators (KPIs);
  • implementazione di sistemi digitali di document management.

Quali sono gli sprechi secondo il Lean Facility Management?

L’approccio lean al facility management, amplia la visuale e individua 8 forme di spreco che i project manager incontrano abitualmente:

  1. trasporto: lo spostamento di merci e lavoratori può rappresentare un vero e proprio spreco quando viene effettuato in maniera poco pianificata e ottimizzata. Per ridurre lo spreco è necessario fare in modo che tutto ciò di cui si ha bisogno per la manutenzione di un bene, si trovi disponibile in modo preventivo e pianificato tentando di evitare il più possibile situazioni con carattere di urgenza. Il trasposto, infatti, non aggiunge nessun valore al processo di manutenzione, e pertanto è necessario tentare di ridurre al minimo la sua incidenza;
  2. mancanza di inventario: a rappresentare uno spreco è, più che le spese per l’inventario, la mancanza di inventario. Quando infatti, in caso di necessità, non si hanno a disposizione materiali e attrezzature per poter affrontare interventi di manutenzione, il tempo che si perde nel recuperare quanto manca e il prezzo probabilmente più alto del previsto, rappresentano sprechi enormi;
  3. spostamenti: gli spostamenti che rappresentano uno spreco secondo l’approccio lean alla gestione dei beni sono quelli che potrebbero essere evitati. Quando ad esempio un manutentore non conosce la posizione precisa degli impianti per mancanza di aggiornamento delle planimetrie tutto ciò che intercorre affinché si possa finalmente procedere alla manutenzione, rappresenta uno spreco;
  4. attese e perdite di tempo: quando un processo si interrompe in seguito alla mancanza di materiale, informazioni o forza lavoro si manifesta un evidente perdita di tempo e quindi uno spreco. Quando, ad esempio, bisogna procedere con un intervento manutentivo, basare la comunicazione su chat dinamiche e collaborazioni real-time, attraverso specifiche collaboration platform, rappresenta un evidente risparmio di tempo e quindi riduzione di spreco;
  5. sovrapproduzione: questo spreco viene spesso trascurato perché alcune aziende vedono la sovrapproduzione come un vantaggio a tutela di eventuali problemi piuttosto che un danno economico e produttivo. I costi di sovrapproduzione tuttavia, includono non soltanto il costo della materia prima, ma anche il costo e il tempo di lavoro del personale coinvolto;
  6. extra lavorazione: l’approccio lean si basa sulla massimizzazione del cosiddetto client value, ma questo non vuol dire eccedere in extra lavorazioni non necessarie. È preferibile quindi perfezionare le lavorazioni partendo dalle richieste dei clienti.
  7. difetti: l’approccio lean si basa sull’idea che la riduzione dei difetti sia il centro dell’efficienza produttiva che permette contemporaneamente di ottimizzare i costi e massimizzare il client value. Sulla base di questo principio chiave del Lean Facility Management anche piccole diminuzioni percentuali dello scarto o del difetto possono significare un grande aumento dei guadagni e accrescimento del client value;
  8. formazione e skills: menzione speciale merita quest’ultima categoria di “spreco”. Spesso, infatti, le aziende assumono personale altamente qualificato al quale non saranno però affidati ruoli veramente qualificanti. In tal modo queste figure, non raggiungendo una soddisfazione personale legata alle proprie skills o non essendo adeguatamente coinvolte nel processo aziendale, non riusciranno ad esprimere il proprio vero potenziale e, probabilmente, finiranno con l’andar via.
Gli 8 sprechi del Lean Facility Management

Gli 8 sprechi del Lean Facility Management

Quali sono i benefici del Lean Facility Management?

Da quanto abbiamo detto sinora, è evidente come i principi lean applicati alla gestione degli asset sono di grande beneficio per i risultati di pianificazione, approvvigionamento e project delivery associati.

Possiamo dire che i principali vantaggi, individuati da casi studio su reali applicazioni del Lean Facility Management sono:

  • riduzioni dei costi del 30% -40%;
  • riduzione dei tempi di consegna;
  • qualità e livelli di soddisfazione generale, tanto interni all’azienda quando dei clienti.

È evidente a questo punto che non ti resta che affidarti ad un facility management software che ti consenta la pianificazione delle manutenzioni, il tracciamento delle attività e la gestione delle problematiche in un’unica piattaforma rendendo il tutto molto più “lean”!

 

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