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Submittals nelle costruzioni

L’importanza dei submittals nelle costruzioni

Tempo di lettura stimato: 6 minuti

I submittals sono documenti con cui chiedere l’approvazione di uno specifico step o dettaglio costruttivo. Scopri i 3 principali tipi e che processo seguono

I progetti di costruzione, indipendentemente dalle loro dimensioni, richiedono una pianificazione dettagliata e una gestione accurata dei documenti. Tra i vari strumenti utilizzati nel processo di gestione documentale, i submittals svolgono un ruolo fondamentale.

Per submittals si intendono tutti quei documenti che approvano fasi, attività e dettagli di progetto e senza i quali non è possibile procedere con l’esecuzione.

Vediamo allora più nel dettaglio cosa sono i submittals e perché sono così cruciali nel settore delle costruzioni.

Che cos’è un submittal e come viene usato nel settore delle costruzioni

Nel settore AECO, il submittal è un particolare tipo di documento presentato ai progettisti, generalmente dall’appaltatore, per delineare i dettagli delle risorse che intendono utilizzare in un particolare lavoro e richiedere l’approvazione o la revisione di quel determinato step o particolare di progetto.

Essendo quindi i submittals dei documenti utilizzati per chiedere approvazione, sarà necessario corredare queste richieste con quanti più dettagli possibile. I dettagli, utili proprio per la valutazione da parte dei progettisti dell’approvazione richiesta dall’appaltatore, potranno riguardare:

  • calcoli;
  • dettagli costruttivi;
  • particolari tecnici;
  • dettagli su costi e tempi;
  • specifiche su materiali e attrezzature;
  • dettagli esecutivi.

L’appaltatore, dunque, redige un submittal e lo sottopone a revisione per garantire che lo scopo del progetto sia conforme ai contratti, ai documenti e alle specifiche di progetto.

In relazione alla specificità del caso, i submittals possono essere richiesti:

  • prima dell’inizio dei lavori, se si tratta di una richiesta di approvazione;
  • durante i lavori, se si tratta di una richiesta di revisione.

Spesso il submittal viene confuso con il transmittal e i due termini sono utilizzati quindi in maniera intercambiabile. In realtà i due documenti differiscono tra loro nelle finalità e di conseguenza nel contenuto:

  • il submittal, come abbiamo visto, è un documento dettagliato il cui scopo è richiedere un’approvazione ai progettisti;
  • il transmittal è un documento che accompagna un altro documento e il suo scopo è testimoniare l’invio di informazioni.

In un settore AECO sempre più orientato al digitale, anche la gestione documentale si sta avviando verso l’azzeramento della carta e verso l’utilizzo di software per il document management specifici per il settore AECO per creare, organizzare e condividere facilmente tutti i documenti di progetto.

Gestione digitale dei submittals

Gestione digitale dei submittals

I tre principali tipi di submittals

In base al tipo di progetto esistono molti tipi di submittal, tre di questi però sono i più comuni e i più frequentemente utilizzati e sono:

  1. dati di prodotto: i dati di prodotto includono specifiche tecniche, informazioni sul produttore e su tutti i materiali da utilizzare nel progetto di costruzione. I submittals sui dati di prodotto possono includere quindi: manuali, schede tecniche, standard qualitativi o informazioni sulla garanzia;
  2. disegni: ricordiamoci che il submittal è un documento attraverso il quale si richiede un’approvazione, proprio per questo motivo i disegni tecnici sono un dettaglio fondamentale da presentare al progettista. Lo scopo è quello di comunicare al progettista dettagli utili alla valutazione della proposta, per cui i disegni potranno includere: dettagli dimensionali, sezioni con relative stratigrafie e informazioni sui materiali nonché dettagli informativi per una corretta installazione o posa in opera;
  3. campioni: per campioni si intende campioni fisici dei reali materiali utilizzati nel progetto. Gli esempi potrebbero includere pavimenti, piastrelle, vernici, intonaci, ecc. Questi campioni sono vitali per il processo di revisione sulla qualità, le prestazioni e gli standard di progetto.

Questi appena elencati sono, come abbiamo anticipato, i tre submittal più comuni. Tra i molti altri tipi di submittal elaborabili vale la pena citare:

  • modelli e prototipi: repliche in scala reale o prototipi di una parte di un progetto di costruzione con lo scopo di riprodurre la funzionalità e l’aspetto del prodotto finale;
  • test report: report ricevuti da parti terze riguardo test e prove effettuati su materiali e attrezzature;
  • calcoli: i calcoli sono utili a dimostrare come materiali e attrezzature soddisfano i requisiti di progetto. Ad esempio, un appaltatore può preparare calcoli per verificare e dimostrare la capacità di carico di un materiale o l’efficienza energetica di un’apparecchiatura.
I 3 principali submittals

I 3 principali submittals

Quale processo seguono i submittals?

Anche il processo di approvazione che segue questo particolare tipo di documento dipende dall’entità del progetto, da ciò che riguarda lo specifico submittal e da quante persone deve essere visionato e approvato. In generale però i passaggi per i quali tutti i submittal passano, sono:

  1. revisione dei documenti di progetto: questo step, che precede la preparazione stessa del documento, è fondamentale per avere chiari i requisiti di progetto, le richieste del cliente e gli standard qualitativi da rispettare;
  2. preparazione del submittal: in base a quanto dedotto dallo step 1 e in base ai dettagli che si hanno a disposizione (disegni, prove, calcoli, etc.) si procede alla preparazione del documento;
  3. presentazione del submittal: a questo punto si passa alla presentazione del submittal. Questa fase segue procedure ben precise riguardo i tempi, le modalità di consegna e il numero di copie;
  4. attesa della revisione/approvazione: durante questo step non ci resta che attendere la valutazione da parte dei progettisti che potranno eventualmente richiedere un’integrazione del documento;
  5. integrazione/revisione e ripresentazione del submittal: qualora, in prima istanza, non dovessimo ricevere l’approvazione richiesta, avremmo tempo e modo per analizzare i motivi di diniego e apportare le dovute modifiche;
  6. individuazione delle risorse necessarie: una volta ricevuta l’approvazione del submittal, è possibile avviare il processo di approvvigionamento di materiali e attrezzature necessarie al progetto e iniziare quindi con la fase esecutiva.

Come gestire digitalmente i submittals nel settore delle costruzioni

Abbiamo visto come il processo di presentazione/approvazione dei submittals è un procedimento attraverso il quale i documenti relativi a materiali, attrezzature o altri elementi necessari per un progetto edilizio vengono presentati e sottoposti all’approvazione da parte delle parti interessate, come gli architetti, i progettisti e i committenti. Questo processo è fondamentale per garantire che tutti gli elementi utilizzati nella realizzazione del progetto soddisfino i requisiti di qualità, sicurezza e conformità specificati, e che siano conformi alle richieste del cliente e agli standard di settore.

Per gestire al meglio questo importante processo è fondamentale utilizzare un software per la gestione dei progetti di costruzione che consente di digitalizzare ed ottimizzare i processi, migliorare la comunicazione e garantire la conformità ai requisiti del progetto in modo efficiente ed efficace.

Questo strumento offre una serie di vantaggi e strumenti che migliorano l’efficienza e la trasparenza del processo:

  • visualizzazione chiara del flusso di lavoro: utilizzando la modalità “board”, è possibile visualizzare chiaramente il flusso di lavoro del processo di revisione/approvazione dei submittals. Ogni fase del processo, dal momento della preparazione del submittal alla sua presentazione, revisione, integrazione e approvazione, può essere rappresentata come una colonna sulla board. Questo permette a tutti i membri del team di avere una visione d’insieme del processo e di monitorare lo stato di avanzamento dei singoli submittals in tempo reale;
  • tracciamento delle attività: è possibile tracciare facilmente le attività associate a ciascun submittal e tenere conto di eventuali modifiche, integrazioni o richieste di revisione. Ogni submittal può essere integrato con tutte le informazioni pertinenti e i commenti relativi al processo di revisione/approvazione;
  • gestione delle scadenze: è possibile impostare scadenze specifiche per ciascun submittal e monitorare il loro rispetto in tempo reale. Le notifiche automatiche possono essere inviate ai membri del team, garantendo che nessun submittal venga trascurato o ritardato;
  • collaborazione e comunicazione efficaci: i membri del team possono collaborare in modo efficiente, aggiungendo commenti, allegati e note ai singoli submittals direttamente nella chat allegata al task. Questo facilita la comunicazione tra i membri del team e riduce il rischio di fraintendimenti o errori durante il processo di revisione/approvazione.
Gestione del processo di presentazione/revisione dei submittals | usBIM.resolver

Gestione del processo di presentazione/revisione dei submittals | usBIM.resolver

Come potenziare il submittal process?

Come abbiamo detto altre volte, il processo di digitalizzazione rimane uno degli step fondamentali di semplificazione e di supporto alla costruzione.  Nello specifico, la gestione documentale può risultare complessa e caotica se affrontata in modo tradizionale e lo stesso vale per il submittal process. Prendere coscienza dell’esigenza di dover gestire i documenti di progetto in modo digitale e con il supporto di un software, contribuirà ad apportare evidenti vantaggi.

Rimanendo concentrati sul submittal process, ecco di seguito alcuni consigli per renderlo più efficiente ed efficace:

  • archiviare ed organizzare i documenti in cloud: grazie a piattaforme collaborative specifiche per il settore delle costruzioni puoi ridurre i tempi ed evitare ritardi, migliorando l’organizzazione, la gestione e archiviazione di tutti documenti. In questo modo i documenti sono facilmente accessibili, consultabili e condivisibili in un’ottica open e trasparente dei processi di costruzione;
    Archiviazione e gestione dei documenti AECO | usBIM

    Archiviazione e gestione dei documenti AECO |usBIM

  • digitalizzare e monitorare il processo di presentazione/revisione dei submittals: attraverso software per la gestione delle costruzioni, gli stakeholders coinvolti nel processo possono automatizzare il processo di presentazione/revisione dei submittals e vedere in quale fase di richiesta di approvazione si trova lo specifico submittal ed i passaggi successivi che devono essere intrapresi.

Le tips che abbiamo presentato sono accumunate dall’implementazione nel vostro team di lavoro di specifiche soluzioni che vi permetteranno di archiviare tutti i documenti in un’unica posizione centralizzata e automatizzare il processo di gestione dei submittals. Non ti resta che provarli gratuitamente!

 

usbim-resolver
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