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Inventory management: cos’è e 4 metodi per attuarlo

Tempo di lettura stimato: 5 minuti

L’inventory management serve a disporre di uno stock equilibrato di tutto il materiale necessario. Scopri i metodi per realizzarlo e quali benefici comporta


Abbiamo parlato diverse volte della fase di gestione e manutenzione di un asset, delle varie tipologie di manutenzione e dei facility management software utili per ottimizzare questa fase. Ma ci siamo mai chiesti quanto la gestione della disponibilità dei materiali sia importante in questa fase? E che benefici comporti realizzarla in modo corretto?

In questo articolo parliamo proprio dell’importanza che ha l’inventory management, dei principali metodi per realizzarlo e dei benefici che comporta per l’intera fase di Operation and Maintenace.

Cos’è l’inventory management?

L’inventory management, in italiano la gestione dell’inventario, è il management relativo all’ingresso e all’uscita di merci, prodotti finiti o semilavorati, beni ausiliari, pezzi di ricambio, apparecchiature, attrezzature e tutti gli strumenti di cui un’azienda dispone, fa uso e soprattutto di cui possiede uno stock.

L’obiettivo della gestione dell’inventario è proprio quello di disporre di uno stock equilibrato, grazie al quale avere a disposizione tutto ciò di cui l’azienda ha bisogno, nel posto giusto e al costo giusto. Se l’obiettivo è raggiunto, quando l’impresa avrà bisogno, ad esempio, di un’attrezzatura che sostituisca quella rotta, nello stock sarà presente l’attrezzatura di ricambio e non sarà quindi necessario correre ai ripari per acquistarne una nuova, al prezzo imposto in quel momento dal mercato. Va da sé che la gestione dell’inventario deve tener conto anche dei seguenti due aspetti:

  1. la potenziale frequenza con cui l’impresa necessita dei vari beni, in modo da averli a disposizione nel momento del bisogno ma evitando accumuli di materiale non utilizzato;
  2. il variare dei prezzi di mercato, evitando dunque di acquistare materiale in un periodo di rincaro e facendo invece un po’ di “scorta” di magazzino quando il prezzo si mantiene basso rispetto agli standard.

L’obiettivo è ridurre al minimo i costi aiutando le imprese a sapere quando acquistare più inventario in base ai normali tassi di utilizzo.

Inventory management

Inventory management

Quali sono i 4 principali metodi di gestione dell’inventario?

Per gestire in modo efficiente e funzionale l’inventario esistono 4 metodi applicabili; la scelta tra questi quattro approcci dipenderà dal tipo di impresa, dalle dimensioni del magazzino e dal budget a disposizione.

Vediamo più nel dettaglio i 4 principali metodi per l’inventory management:

  1. Just in Time Management (JIT): questo modello ha avuto origine in Giappone tra il 1960 e il 1970 e consente alle aziende di ridurre le spese e gli sprechi mantenendo solo l’inventario di cui hanno strettamente bisogno. Questo approccio riduce i costi di stoccaggio, di liquidazione e di eliminazione delle scorte in eccesso ma ha un certo grado di rischio legato al fatto che se la domanda aumenta inaspettatamente, il produttore potrebbe non essere in grado di procurarsi l’inventario di cui ha bisogno per soddisfare tale domanda;
  2. Materials Requirement Planning (MRP): questo metodo di gestione dell’inventario prevede un’accurata pianificazione delle produzioni e/o dei lavori futuri e quindi una altrettanto accurata pianificazione dell’inventario necessario per portare a termine i lavori previsti. L’incapacità di prevedere con precisione i lavori e pianificare la gestione dell’inventario si traduce nell’incapacità dell’azienda di portare a termine le proprie commesse.
  3. Economic Order Quantity (EOQ): questo modello calcola, in base ai lotti, il numero di unità che un’azienda deve aggiungere al suo inventario per ridurre i costi totali ipotizzando una domanda costante da parte dei consumatori/committenti. Lo scopo è quello di evitare ordini troppo frequenti e un eccesso di merce.
  4. Days Sales of Inventory (DSI): questo metodo considera il tempo medio in giorni in cui una società utilizza il suo inventario. In base a questo calcolo sono quindi effettuati gli ordini delle varie merci.
Metodi di gestione dell'inventario

Metodi di gestione dell’inventario

Come migliorare l’inventory management?

Una scorretta gestione dell’inventario per un’azienda può rappresentare un serio problema, causando mancanza o sovrabbondanza di merce. In entrambi i casi la conseguenza principale per l’impresa sarà una, più o meno considerevole, perdita economica.

Vediamo, dunque, come ottimizzare la gestione dell’inventario in pochi semplici passaggi:

  1. assegna delle priorità all’interno dell’inventario: è dimostrato come, per poter pianificare in modo efficiente gli ordini, è utile dividere le merci dell’inventario in gruppi di priorità in base all’importanza che hanno per la specifica impresa e in base quindi alla frequenza con cui sarà necessario provvedere al nuovo ordine;
  2. realizza un database con le informazioni più importanti: per ogni merce è utile realizzare uno storico delle informazioni principali – codice identificativo, produttore, paese di provenienza, prezzo. Queste informazioni, analizzate, possono dare input utili per effettuare gli ordini nei periodi, ad esempio, in cui il prezzo di mercato scende;
  3. controlla regolarmente l’inventario: con una frequenza che dipenderà dal singolo caso – settimanale, mensile, semestrale, annuale – è indispensabile controllare la merce in magazzino e verificare che corrisponda effettivamente a quanto registrato nel sistema;
  4. analizza i rapporti con i fornitori: può capitare che l’origine di problemi di inventario non risiedano nella nostra gestione poco efficiente ma in mancanze da parte dei fornitori che ritardano con le consegne o non hanno sempre disponibilità del quantitativo di merce di cui necessitiamo. In questi casi, se i problemi persistono, è utile cercare una soluzione assieme al fornitore o optare per il cambio stesso del fornitore;
  5. elabora un protocollo da far seguire a tutti i dipendenti: lavorare in modo coerente e allineato è indispensabile in ogni settore e in ogni fase del ciclo di vita di un asset e lo è anche nella gestione dell’inventario. Tutti i dipendenti, quindi, devono conoscere un unico modo per gestire ordini, consegne e magazzino;
  6. tieni traccia della frequenza con cui la merce esce dal magazzino: questo step è fondamentale e consiste nel prendere nota di quando e in che quantità ogni merce esce dal magazzino. Questo dato aiuterà a capire in quanto tempo se ne esaurisce lo stock e quindi con che frequenza è utile programmare gli ordini;
  7. utilizza i giusti strumenti per la gestione dell’inventario – è chiaro come un lavoro del genere non sia sostenibile senza l’aiuto della tecnologia e dei giusti software informatici. Investire quindi in facility management software è un passo indispensabile da cui dipende la buona riuscita della gestione dell’inventario e dell’asset in generale.

Quali sono i benefici di una corretta gestione dell’inventario?

Il fatto che gestire l’inventario in modo efficiente ed efficace sia vantaggioso per l’impresa è sicuramente vero, ma andiamo a vedere nel dettaglio che benefici si ottengono da un corretto inventory management:

  • risparmio economico: abbiamo visto come gestire correttamente la merce in magazzino, gli ordini e gli approvvigionamenti serva ad evitare di rimanere senza materiale e quindi dover fare ordini con carattere d’urgenza e allo stesso tempo ad evitare accumuli di materiale. Evitare queste due cose si traduce in risparmio economico per l’impresa;
  • migliore “Cash Flow”: uno dei vantaggi di un efficiente inventory management è quello di migliorare il cosiddetto “cash flow” o flusso di cassa, questo perché si investe denaro in materiale realmente necessario in quel momento, che viene quindi utilizzato in tempi brevi rispetto al momento in cui si acquista e non si hanno periodi lunghi in cui all’investimento fatto non corrisponda il rientro economico;
  • soddisfacimento dei clienti: avere a disposizione il materiale quando necessario aiuta a rispettare il workflow di progetto e a terminare quindi nei tempi prestabiliti senza deludere il committente.

Ancora una volta il facility management ci propone nuove sfide alle quali è indispensabile saper rispondere in modo professionale ed efficiente. Per non vuoi farti trovare impreparato e avere il pieno controllo di ogni aspetto della fase O&M di un asset, ti consiglio di provare il facility management software  che ti permetterà di migliorare la produttività dei processi manutentivi e risparmiare tempo e costi.

 

usbim-maint
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