Gestione approvvigionamenti materiali: strategie e best practices

L’importanza della gestione degli approvvigionamenti materiali nell’edilizia, le strategie vincenti, i vantaggi e le best practices per migliorare l’efficienza aziendale

Una gestione efficiente degli approvvigionamenti dei materiali è un elemento indispensabile per il successo aziendale. Le aziende del settore edile si confrontano quotidianamente con una serie di problematiche da risolvere e processi da gestire, come ad esempio l’acquisto di materiali, servizi e risorse necessari per completare progetti più o meno complessi. In questo articolo analizziamo l’importanza della gestione degli approvvigionamenti dei materiali nell’edilizia, capendo quali sono le strategie da mettere in pratica, i vantaggi associati e le best practices per ottimizzare i processi aziendali.

Cos’è e perché è importante la gestione degli approvvigionamenti

La gestione degli approvvigionamenti è il cuore pulsante di qualsiasi impresa di costruzione. Essa coinvolge la pianificazione, l’acquisizione ed il controllo delle risorse necessarie per completare un progetto edilizio, tra cui materiali, attrezzature, manodopera e servizi. Questo processo non riguarda solo la riduzione dei costi, ma anche l’ottimizzazione delle operazioni, la minimizzazione dei rischi e la massimizzazione del valore per il cliente finale.

Nell’ambito dei processi tipici di una impresa edile (lavori su commessa e su tempi medio-lunghi) la fase dell’approvvigionamento è fondamentale dato che la disponibilità dei materiali costituisce elemento di forte criticità. Gli aspetti salienti da tenere sotto controllo sono:

• individuazione delle risorse coinvolte;
• misurazione della disponibilità delle risorse;
• individuazione dei siti di assunzione e/o di stoccaggio delle risorse;
• valutazione del fabbisogno di risorse;
• attivazione dei processi di acquisizione delle risorse.

Grazie al software gestione commesse puoi soddisfare tutte le esigenze appena prospettate: puoi ad esempio catalogare le risorse ed i materiali. Inoltre per i materiali vengono distinti:

• fornitori;
• consistenze di magazzino;
• giacenze sui cantieri.

Giacenze cantiere – gestione approvvigionamenti con Impresus

La programmazione dei lavori ed il rispetto dei tempi dipendono da una corretta determinazione del fabbisogno. Bisogna focalizzarsi, quindi, sull’effettiva disponibilità dei materiali. Nel software è prevista una funzionalità specifica per conoscere il fabbisogno di materiali e di risorse in genere, nell’ambito di un periodo futuro.

Determinazione del fabbisogno – gestione approvvigionamenti con Impresus

Nel momento in cui l’analisi del fabbisogno effettuata segnala, per la risorsa individuata, una scarsa o assente disponibilità, è possibile attivare una procedura di approvvigionamento attraverso la predisposizione di un “ordine”.

Gestione approvvigionamenti – predisposizione di un ordine con Impresus

Procedure operative per la gestione degli approvvigionamenti e dei fornitori

È opportuno stabilire delle procedure operative per la gestione commessa e nello specifico per la gestione degli approvvigionamenti e dei fornitori. Il processo include:

• pianificazione della domanda;
• selezione dei fornitori;
• gestione delle scorte;
• logistica integrata;
• procurement ottimizzato.

Pianificazione della domanda

La prima tappa nella gestione degli approvvigionamenti è la pianificazione della domanda. Le aziende edili devono analizzare attentamente i loro progetti in corso e futuri per determinare quali materiali e risorse saranno necessari. La previsione accurata della domanda consente di evitare sovra-stoccaggio o carenze, riducendo i costi operativi e migliorando la flessibilità.

Selezione dei fornitori e gestione delle scorte

La scelta dei fornitori giusti è un passo decisivo. Le aziende edili devono valutare attentamente i fornitori in base alla loro affidabilità, qualità dei materiali, capacità di consegna e prezzi competitivi. La collaborazione con fornitori fidati garantisce una catena di approvvigionamento efficiente e affidabile.

Una gestione ottimale delle scorte è essenziale per evitare sprechi e costi eccessivi legati al magazzinaggio. Le aziende edili devono mantenere un equilibrio tra lo stoccaggio di materiali sufficienti per garantire una produzione continua e la riduzione dell’overstock che può causare costi aggiuntivi.

Logistica integrata

La logistica gioca un ruolo fondamentale nella gestione degli approvvigionamenti. Un’efficiente pianificazione dei trasporti, la gestione dei tempi di consegna e il coordinamento delle risorse di trasporto contribuiscono a ridurre i tempi di inattività e a garantire che i materiali arrivino in cantiere puntualmente.

Procurement ottimizzato

La negoziazione con i fornitori e l’ottimizzazione delle condizioni contrattuali sono essenziali per ottenere il massimo valore dagli approvvigionamenti. La definizione di strategie di procurement efficaci, come il make-or-buy e la selezione del numero di fonti di approvvigionamento, influenza direttamente i costi e la qualità dei materiali.

Gestione approvvigionamenti: le 3 tipologie

Le strategie di approvvigionamento variano in base alle esigenze aziendali, sia in termini di tempi di ricevimento delle forniture che di adattamento alla domanda mutevole. Analizziamo le 3 principali metodologie di gestione degli approvvigionamenti:

• Just-in-time: le forniture vengono acquisite solo quando necessario, evitando il deposito in magazzino. Questo approccio mira a ridurre i costi associati allo stoccaggio, ma comporta il rischio di una potenziale carenza di scorte e una maggiore dipendenza dai fornitori;
• sincronizzazione con la produzione: con questo metodo si stabiliscono prima le date di consegna dei fornitori, allineando l’acquisizione delle scorte alle esigenze di produzione. Tale strategia si traduce in minori costi di stoccaggio e, al contempo, minimizza i problemi legati alla carenza di scorte;
• stock di sicurezza: in questo modo l’azienda dispone di riserve aggiuntive per far fronte a imprevisti come variazioni nella domanda o ritardi nei fornitori. Questo metodo elimina il rischio di carenze di scorte. Tuttavia, richiede un rigoroso controllo dell’intero processo di approvvigionamento, produzione e distribuzione, poiché tempi di reazione troppo prolungati potrebbero compromettere la qualità e l’integrità delle scorte.

Gestione approvvigionamento materiali

Best practices per una gestione efficace degli approvvigionamenti

Per garantire una gestione degli approvvigionamenti di successo, le aziende edili dovrebbero adottare alcune best practices:

• utilizzo di software specifici e professionali: l’adozione di software gestione commesse può rendere più efficiente e produttiva l’azienda grazie al controllo completo delle commesse;
• formazione del personale: fornire una formazione adeguata al personale coinvolto nella gestione degli approvvigionamenti per massimizzare l’efficienza;
• monitoraggio continuo: mantenere un monitoraggio costante delle prestazioni dei fornitori e dei processi di approvvigionamento per apportare miglioramenti continui;
• flessibilità e adattamento: essere pronti ad adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato e ai cambiamenti nei progetti edilizi.

La UNI ISO 45001: gli approvvigionamenti

La UNI ISO 45001 su “Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro” dedica un intero paragrafo, l’8.1.4, all’approvvigionamento (sia per i fornitori di beni, sia per i fornitori di servizi in outsourcing) ponendo l’accento su una questione importante: la sicurezza dei lavoratori. Bisogna tenere sotto controllo l’approvvigionamento dei prodotti e dei servizi al fine di assicurare la conformità al proprio sistema di gestione per la sicurezza sul lavoro.

L’indicazione contenuta nella UNI ISO 45001 è precisa: l’organizzazione deve coordinare i processi di approvvigionamento con i propri appaltatori per identificare i pericoli e tenere sotto controllo i rischi per la sicurezza sul lavoro che derivano da:

• attività e operazioni degli appaltatori che hanno un impatto sull’organizzazione;
• attività e operazioni dell’organizzazione che hanno un impatto sui lavoratori degli appaltatori;
• attività e operazioni degli appaltatori che hanno un impatto su altre parti interessate presenti nel luogo di lavoro.

Il concetto di rischio nella UNI ISO 45001 ha posto la lente di ingrandimento su una possibilità concreta: il pericolo può nascere dalla catena di approvvigionamento e per questo c’è bisogno di un’attenta valutazione e di un processo di qualifica dei fornitori: passi fondamentali per tutelare la salute e garantire la sicurezza sui luoghi di lavoro. Ti consiglio di non trascurare questo aspetto e di utilizzare il software piani sicurezza con il quale crei i tuoi piani di sicurezza a partire da piani-tipo e fai accurate analisi di lavorazioni e rischi per la sicurezza in cantiere senza moduli aggiuntivi e spese accessorie.

Indirizzo articolo: https://biblus.acca.it/gestione-approvvigionamenti-materiali-strategie-e-best-practices/