Direzione lavori e atti contabili secondo il nuovo decreto 49/2018
Direzione lavori e atti contabili secondo il nuovo decreto con le linee guida: come operare con casi pratici, esempi applicativi, file software da scaricare
L’art. 111 del nuovo Codice appalti (dlgs 50/2016) prevede che con decreto del MIT, su proposta dell’Anac e previo parere delle competenti commissioni parlamentari, sentito il Consiglio Superiore dei Lavori Pubblici e la Conferenza Unificata, siano approvate le linee guida sulla direzione dei lavori pubblici.
Dopo oltre 2 anni dalla pubblicazione del nuovo Codice, finalmente è stato pubblicato in Gazzetta (16 maggio 2018) il tanto atteso decreto MIT sulla direzione lavori.
In questo focus analizziamo in linea generale le indicazioni contenute su tutti gli atti contabili. Negli appuntamenti successivi analizzeremo singolarmente i vari atti contabili.
Il direttore dei lavori ha una serie di responsabilità del controllo dell’esecuzione dell’intervento dal punto di vista:
- tecnico;
- contabile;
- amministrativo.
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Il direttore dei lavori nei lavori pubblici
In linea generale, nel corso dell’esecuzione dell’opera il committente ha il diritto, come stabilito dall’art. 1662 del Codice civile, di “controllare lo svolgimento dei lavori e di verificarne a proprie spese lo stato”.
Tale diritto può essere esercitato personalmente oppure a mezzo di un professionista incaricato, il direttore dei lavori.
Nell’appalto di lavori pubblici la designazione del direttore dei lavori è obbligatoria, come prevede lo stesso art. 24 comma 1 del Codice appalti:
la stazione appaltante, su proposta del RUP, nomina il Direttore dei Lavori individuandolo tra i soggetti in possesso di requisiti di adeguata professionalità e competenza in relazione all’oggetto del contratto.
Il compito principale del direttore dei lavori è quello di assistere e sorvegliare i lavori, impartendo le opportune istruzioni quando necessario.
Come previsto dall’art. 24 comma 1 del dlgs 50/2016, la stazione appaltante, su proposta del RUP, nomina il direttore dei lavori individuandolo tra i soggetti in possesso di requisiti di adeguata professionalità e competenza in relazione all’oggetto del contratto.
La scelta ricade tra i seguenti soggetti:
- personale degli uffici tecnici delle stazioni appaltanti
- personale degli uffici consortili di progettazione e di direzione dei lavori che i comuni, i rispettivi consorzi e unioni, le comunità montane, le aziende sanitarie locali, i consorzi, gli enti di industrializzazione e gli enti di bonifica possono costituire
- personale appartenente a organismi di altre pubbliche amministrazioni di cui le singole stazioni appaltanti possono avvalersi per legge
- soggetti di cui all’articolo 46 del Codice
In caso di conferimento esterno della direzione dei lavori, occorre seguire le regole previste dall’art. 31 comma 8 del Codice. In particolare, il conferimento dell’incarico a un soggetto esterno avviene:
- secondo le modalità di cui all’art. 31 comma 8 (conferimento secondo le procedure previste dal Codice); in caso di importo inferiore alla soglia di 40.000 euro l’affidamento può avvenire per via diretta
- nel rispetto dei requisiti di cui all’art. 24 comma 5, l’incarico è espletato da professionisti iscritti negli appositi albi previsti dai vigenti ordinamenti professionali, personalmente responsabili e nominativamente indicati già in sede di presentazione dell’offerta, con la specificazione delle rispettive qualificazioni professionali
Ai sensi dell’art. 101 comma 2 del Codice appalti, è previsto che la nomina del direttore dei lavori debba effettuarsi prima dell’avvio delle procedure per l’affidamento.
Inoltre, i compiti e le funzioni di direzione dei lavori devono essere attribuite ad un solo soggetto.
Attività di controllo amministrativo contabile del direttore dei lavori
Come ribadito anche dal nuovo decreto sulla direzione dei lavori – dm 49/2018 – (e ancora prima dalle linee guida Anac), il direttore dei lavori effettua il controllo della spesa legata all’esecuzione dell’opera o dei lavori, attraverso la compilazione con precisione e tempestività dei documenti contabili, che sono atti pubblici a tutti gli effetti di legge, con i quali si realizza l’accertamento e la registrazione dei fatti producenti spesa.
A tal fine provvede a:
- classificare e misurare le lavorazioni eseguite
- trasferire i rilievi effettuati sul registro di contabilità e per le conseguenti operazioni di calcolo che consentono di individuare il progredire della spesa.
Secondo il principio di costante progressione della contabilità, le attività di accertamento dei fatti producenti spesa devono essere eseguite contemporaneamente al loro accadere e, quindi, devono procedere di pari passo con l’esecuzione.
Il direttore dei lavori provvede all’accertamento e alla registrazione di tutti i fatti producenti spesa contemporaneamente al loro accadere, affinché possa sempre:
- rilasciare gli stati d’avanzamento dei lavori entro il termine fissato nella documentazione di gara e nel contratto, ai fini dell’emissione dei certificati per il pagamento degli acconti da parte del RUP;
- controllare lo sviluppo dei lavori e impartire tempestivamente le debite disposizioni per la relativa esecuzione entro i limiti dei tempi e delle somme autorizzate.
Gli atti contabili
L’art. 13 del nuovo decreto sulla direzione dei lavori analizza nel dettaglio gli atti contabili.
I diversi documenti contabili, predisposti e tenuti dal direttore dei lavori o dai direttori operativi o dagli ispettori di cantiere, se dal medesimo delegati, che devono essere firmati contestualmente alla compilazione rispettando la cronologia di inserimento dei dati, sono:
- giornale dei lavori
- libretto delle misure
- registro di contabilità
- sommario del registro
- stato avanzamento dei lavori
- conto finale
Giornale dei lavori
Il giornale dei lavori è l’atti contabile che le informazioni relative a tutto ciò che accade quotidianamente in cantiere.
Secondo il decreto sulla direzione lavori, in esso sono annotati per ciascun giorno almeno:
- l’ordine, il modo e l’attività con cui progrediscono le lavorazioni;
- la qualifica e il numero degli operai impiegati;
- l’attrezzatura tecnica impiegata per l’esecuzione dei lavori;
- l’elenco delle provviste fornite dall’esecutore, documentate dalle rispettive fatture quietanzate, nonché quant’altro interessi l’andamento tecnico ed economico dei lavori, ivi compresi gli eventuali eventi infortunistici;
- l’indicazione delle circostanze e degli avvenimenti relativi ai lavori che possano influire sui medesimi, inserendovi le osservazioni meteorologiche e idrometriche, le indicazioni sulla natura dei terreni e quelle particolarità che possono essere utili;
- le disposizioni di servizio e gli ordini di servizio del RUP e del direttore dei lavori;
- le relazioni indirizzate al RUP;
- i processi verbali di accertamento di fatti o di esperimento di prove;
- le contestazioni, le sospensioni e le riprese dei lavori;
- le varianti ritualmente disposte, le modifiche od aggiunte ai prezzi.
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Libretto delle misure
I libretti delle misure delle lavorazioni e delle provviste contengono la misurazione e la classificazione delle lavorazioni effettuate dal direttore dei lavori.
Il direttore dei lavori cura che i libretti siano aggiornati e immediatamente firmati dall’esecutore o dal tecnico dell’esecutore che ha assistito al rilevamento delle misure.
Per le lavorazioni e le somministrazioni che per la loro natura si giustificano mediante fattura, il direttore dei lavori è tenuto ad accertare la loro corrispondenza ai preventivi precedentemente accettati e allo stato i fatto.
In caso di lavori a corpo, le lavorazioni sono annotate su un apposito libretto delle misure, sul quale, in occasione di ogni stato d’avanzamento e per ogni categoria di lavorazione in cui risultano suddivisi, il direttore dei lavori registra la quota percentuale dell’aliquota relativa alla voce disaggregata della stessa categoria, rilevabile dal contratto, che è stata eseguita. Le progressive quote percentuali delle voci disaggregate eseguite delle varie categorie di lavorazioni sono desunte da valutazioni autonomamente effettuate dal direttore dei lavori, il quale può controllarne l’ordine di grandezza attraverso un riscontro nel computo metrico estimativo dal quale le aliquote sono state dedotte.
I libretti delle misure possono contenere le
- figure quotate delle lavorazioni eseguite
- i profili e i piani quotati raffiguranti lo stato delle cose prima e dopo le lavorazioni
- le memorie esplicative al fine di dimostrare chiaramente ed esattamente la forma e il modo di esecuzione.
Registro di contabilità
Il registro di contabilità contiene le trascrizioni delle annotazioni presenti nei libretti delle misure, con i relativi importi maturati e le domande che l’esecutore ritiene di fare e le motivate deduzioni del direttore dei lavori.
L’iscrizione delle partite è effettuata in ordine cronologico.
In apposita sezione del registro di contabilità è indicata, in occasione di ogni stato di avanzamento, la quantità di ogni lavorazione eseguita con i relativi importi, in modo da consentire una verifica della rispondenza all’ammontare complessivo dell’avanzamento dei lavori.
Il registro di contabilità è il documento che riassume ed accentra l’intera contabilizzazione dell’opera, in quanto a ciascuna quantità di lavorazioni eseguite e registrate nel libretto vengono applicati i corrispondenti prezzi contrattuali, in modo tale da determinare l’avanzamento dei lavori non soltanto sotto il profilo delle quantità eseguite ma anche sotto quello del corrispettivo maturato dall’esecutore.
Il direttore dei lavori propone al RUP, in casi speciali, che il registro sia diviso per articoli o per serie di lavorazioni, purché le iscrizioni rispettino in ciascun foglio l’ordine cronologico.
Il registro è sottoposto all’esecutore per la sua sottoscrizione in occasione di ogni stato di avanzamento.
Sommario del registro di contabilità
Può essere anche previsto un sommario del registro di contabilità che, nel caso di lavori a misura, riporta ciascuna partita e la classifica secondo il rispettivo articolo di elenco e di perizia.
Nel caso di lavori a corpo, il sommario specifica ogni categoria di lavorazione secondo lo schema di contratto, con l’indicazione della rispettiva aliquota di incidenza rispetto all’importo contrattuale a corpo.
Il sommario indica, in occasione di ogni stato d’avanzamento, la quantità di ogni lavorazione eseguita e i relativi importi, al fine di consentire una verifica della rispondenza con l’ammontare dell’avanzamento risultante dal registro di contabilità.
Stato di avanzamento dei lavori (SAL)
Lo stato di avanzamento lavori (SAL) che riassume tutte le lavorazioni e tutte le somministrazioni eseguite dal principio dell’appalto sino ad allora.
Tale documento, ricavato dal registro di contabilità, è rilasciato nei termini e modalità indicati nella documentazione di gara e nel contratto di appalto, ai fini del pagamento di una rata di acconto; a tal fine il documento deve precisare il corrispettivo maturato, gli acconti già corrisposti e, di conseguenza, l’ammontare dell’acconto da corrispondere, sulla base della differenza tra le prime due voci.
Il direttore dei lavori trasmette immediatamente lo stato di avanzamento al RUP, che emette il
certificato di pagamento.
Il RUP, previa verifica della regolarità contributiva dell’esecutore, invia il certificato di pagamento alla stazione appaltante per l’emissione del mandato di pagamento.
Ogni certificato di pagamento emesso dal RUP è annotato nel registro di contabilità.
Conto finale dei lavori
Il conto finale dei lavori è compilato dal direttore dei lavori a seguito della certificazione dell’ultimazione degli stessi e trasmesso al RUP unitamente ad una relazione, in cui sono indicate le vicende alle quali l’esecuzione del lavoro è stata soggetta, allegando tutta la relativa documentazione.
Il conto finale deve essere sottoscritto dall’esecutore.
All’atto della firma, l’esecutore non può iscrivere domande per oggetto o per importo diverse da quelle formulate nel registro di contabilità durante lo svolgimento dei lavori e deve confermare le riserve già iscritte negli atti contabili, per le quali non siano intervenuti la transazione di cui all’articolo 208 del codice o l’accordo bonario di cui all’articolo 205 del codice.
Se l’esecutore non firma il conto finale nel termine assegnato, non superiore a trenta giorni, o se lo sottoscrive senza confermare le domande già formulate nel registro di contabilità, il conto finale si ha come da lui definitivamente accettato.
Firmato dall’esecutore il conto finale, o scaduto il termine sopra assegnato, il RUP, entro i successivi sessanta giorni, redige una propria relazione finale riservata nella quale esprime parere motivato sulla fondatezza delle domande dell’esecutore per le quali non siano intervenuti la transazione o l’accordo bonario.
Strumenti elettronici e software per la contabilità dei lavori
Il decreto prevede espressamente che la contabilità dei lavori sia effettuata mediante l’utilizzo di strumenti elettronici specifici, che usano piattaforme, anche telematiche, interoperabili a mezzo di formati aperti non proprietari, al fine di non limitare la concorrenza tra i fornitori di tecnologie.
Tali strumenti elettronici devono essere in grado di garantire l’autenticità, la sicurezza dei dati inseriti e la provenienza degli stessi dai soggetti competenti.
Qualora la direzione dei lavori sia affidata a professionisti esterni, i programmi informatizzati devono essere preventivamente accettati dal RUP, che ne verifica l’idoneità e la conformità alle prescrizioni contenute nel presente regolamento.
Nel caso di mancato utilizzo di programmi di contabilità computerizzata, che deve essere congruamente motivato dalla stazione appaltante e comunicato all’Autorità, e comunque per il periodo strettamente necessario per l’adeguamento della stazione appaltante, le annotazioni delle lavorazioni e delle somministrazioni sono trascritte dai libretti delle misure in apposito registro le cui pagine devono essere preventivamente numerate e firmate dal RUP e dall’esecutore.
Nel caso di utilizzo di programmi di contabilità computerizzata, la compilazione dei libretti delle misure può essere effettuata anche attraverso la registrazione delle misure rilevate direttamente in cantiere dal personale incaricato, in apposito brogliaccio ed in contraddittorio con l’esecutore.
Nei casi in cui è consentita l’utilizzazione di programmi per la contabilità computerizzata, preventivamente accettati dal responsabile del procedimento, la compilazione dei libretti delle misure può essere effettuata sulla base dei dati rilevati nel brogliaccio, anche se non espressamente richiamato.
L’art. 3 comma 3, inoltre, prevede espressamente che n
Nei casi in cui non siano utilizzati strumenti informatici per il controllo tecnico, amministrativo e contabile dei lavori, nel tempo strettamente necessario a consentire alle stazioni appaltanti di dotarsi dei mezzi necessari per una completa digitalizzazione, gli ordini di servizio devono comunque avere forma scritta e l’esecutore deve restituire gli ordini stessi firmati per avvenuta conoscenza.
In allegato proponiamo il link al software per la contabilità lavori e per la piattaforma interoperabile.
Mettiamo a disposizione anche un file in formato DCF (esempio-contabilita.DCF) che contiene un esempio pratico di contabilità lavori (con la stampa di tutti gli atti contabili: libretto delle misure, registro di contabilità, SAL, stato finale dei lavori). Può essere aperto con la versione trial di PriMus, scaricabile gratuitamente.
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