Emissione fattura elettronica: quando e come

L’adozione della fatturazione elettronica è divenuta un obbligo per tutti i regimi fiscali, compresi quelli che operano in regime forfettario (restano per ora esclusi dall’obbligo i regimi speciali, tra cui, ad esempio, gli operatori sanitari). Questo sistema non solo ha reso i processi amministrativi più snelli, ma è diventato un pilastro essenziale nella gestione fiscale aziendale.

Rispettare, infatti, le scadenze per l’emissione e l’invio delle fatture elettroniche è fondamentale per evitare sanzioni e problemi con il fisco. Per inviare le fatture al Sistema di Interscambio (SdI) tramite PEC, è possibile utilizzare un software di fatturazione elettronica che, attraverso credenziali fornite dall’utente, permette di configurare l’invio direttamente dalla propria interfaccia.

Emissione fattura elettronica: invia PEC – software FacTus

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica è un documento contabile e fiscale emesso dai contribuenti registrati con un numero di partita iva. Si tratta di uno strumento utile per attestare la regolarità delle operazioni commerciali effettuate nei confronti del fisco. Una volta emesso il documento di fatturazione, il relativo imponibile costituirà base di calcolo per la tassazione mentre la eventuale IVA diviene immediatamente debito verso l’Erario.

Iter fatturazione elettronica

Il ciclo attivo di fatturazione elettronica (relativo quindi alla emissione della fattura) è costituito dai seguenti passaggi:

• produzione come file XML (non altri formati, doc, xls, pdf, …);
• controllo della fattura elettronica attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate, sezione fatture e corrispettivi;
• verifica e firma digitale;
• trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI);
• recapito dal SdI al destinatario (ovvero il cliente);
• archiviazione elettronica;
• conservazione digitale a norma di Legge.

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Cosa si intende per data di emissione di una fattura elettronica

Per comprendere i termini per l’invio di una fattura elettronica è fondamentale chiarire cosa si intende per data di emissione.

La fattura elettronica è considerata emessa nel momento in cui viene inviata al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, il quale certifica la data e l’ora precise della trasmissione.

È importante non confondere la data di emissione con quella che indica, invece, il momento in cui è stata svolta l’operazione fatturata.

Dunque, occorre distinguere tra la:

• data di emissione è il momento in cui la fattura viene trasmessa al Sistema di Interscambio;
• data dell’operazione si riferisce al giorno in cui è stata eseguita la vendita di un prodotto o la prestazione di un servizio a cui la fattura fa riferimento.

Quando emettere la fattura elettronica?

La fattura elettronica non cambia le regole generali di emissione della fattura (previste dall’art. 21, comma 4, del D.P.R. 633/72), secondo cui la fattura deve essere emessa al momento dell’effettuazione dell’operazione.

In particolare:

• le cessioni di beni si considerano effettuate nel momento della stipulazione, se riguardano beni immobili, oppure della consegna o spedizione, se riguardano beni mobili;
• le prestazioni di servizi si considerano effettuate all’atto del pagamento del corrispettivo.

La fattura cartacea si considera emessa quando viene consegnata o spedita al cliente, mentre la fattura elettronica si considera emessa quando viene trasmessa o messa a disposizione del cliente attraverso il Sistema d’interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

Ciò fa sì che la fattura elettronica debba essere inviata al Sistema di interscambio entro termini particolarmente ristretti, in alcuni casi. Ad esempio, una consulenza tecnica o anche una consulenza legale si considera effettuata al momento del pagamento e la fattura elettronica va emessa entro le 24 del giorno in cui avviene il pagamento, così come una cena al ristorante pagata alle 23 di sabato sera.

Quali sono i termini di emissione della fattura elettronica?

I tempi di emissione per la fattura elettronica variano a seconda della tipologia di fattura:

• fattura elettronica differita: emessa entro il 15 del mese successivo rispetto alla data in cui i beni sono stati spediti/consegnati o i servizi erogati (quindi alla data di effettuazione dell’operazione);
• fattura immediata: emessa al momento dell’effettuazione dell’operazione ossia quando viene effettuata la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
• fattura elettronica anticipata: emessa prima dell’effettuazione dell’operazione e cioè precedentemente alla stipula del contratto (beni immobili), alla consegna o spedizione (beni mobili) oppure all’atto di pagamento del corrispettivo (prestazione di servizi).

Una fattura elettronica si considera emessa solo dopo essere stata inviata al Sistema di Interscambio (SdI) e accettata senza errori (articolo 1 comma 3 del D.Lgs. 127/2015).

Quando si considera non emessa la fattura elettronica?

Una fattura emessa e trasmessa con modalità diverse da quelle sopra indicate (es. in formato cartaceo o pdf) si considera inesistente, o meglio non emessa, con le conseguenze sanzionatorie che ne derivano. Anche la fattura scartata dal SdI si considera come non emessa, come chiarito nella circolare 13/E/2018.

In questo caso il contribuente entro 5 giorni effettivi dallo scarto (festività incluse) potrà inviare nuovamente la fattura con la data e il numero del documento originario.

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Sanzioni per ritardata emissione della fattura elettronica

L’articolo 6 del D.Lgs. 471/97 prevede le seguenti sanzioni per ritardo nell’emissione della fattura elettronica:

• sanzione tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio con un minimo di 500 euro (D.Lgs. 471/97 – articolo 6, comma 1, primo periodo e comma 4);
• tra 250 e 2.000 euro quando la violazione non ha inciso sulla liquidazione del tributo (D.Lgs. 471/97 articolo 6, comma 1, ultimo periodo);
• tra il 5% ed il 10% dei corrispettivi non documentati se l’operazione è esente, non imponibile, non soggetta ad IVA oppure soggetta all’inversione contabile. Quando la violazione non rileva neppure ai fini della determinazione del reddito si applica la sanzione amministrativa da euro 250 a euro 2.000 (D.Lgs. 471/97, articolo 6, comma 2).

Di seguito, le sanzioni amministrative relative alla fattura elettronica sono presentate in base alla tipologia di violazione.

Sanzioni fattura elettronica tardiva

Delega per emissione della fattura elettronica

La delega per la fatturazione elettronica è un meccanismo che permette a un soggetto abilitato, il delegante, di autorizzare altri operatori, ovvero i delegati, a gestire per suo conto tutte le attività legate alla fatturazione elettronica.

Gli intermediari abilitati possono utilizzare i servizi di fatturazione elettronica, resi disponibili attraverso il portale Fatture e corrispettivi, per conto dei propri clienti (operatori economici) che abbiano conferito loro una specifica delega.

I servizi delegabili sono i seguenti:

• consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici;
• consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA;
• registrazione dell’indirizzo telematico;
• fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche;
• accreditamento e censimento dispositivi.

I servizi possono essere delegati solo agli intermediari, salvo per le attività di “fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche” e di “accreditamento e censimento dispositivi”, che possono essere affidate anche a soggetti diversi dagli intermediari.

In questi casi, i dati relativi alla delega devono essere comunicati esclusivamente dal contribuente, utilizzando una funzionalità web dedicata all’interno della propria area riservata sul portale dell’Agenzia delle Entrate.

La durata di ciascuna delega non può essere superiore a 2 anni e ogni servizio è delegabile fino a un massimo di 4 soggetti.

L’operatore economico può conferire la delega tramite:

• le specifiche funzionalità rese disponibili nella propria area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate o presentando l’apposito modulo in un qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate, eventualmente incaricando un altro soggetto mediante conferimento di apposita procura speciale;
• consegnando il modulo, compilato e sottoscritto, unitamente agli importi relativi al “volume d’affari” e “IVA a credito/debito” riportati nella dichiarazione IVA presentata nell’anno precedente, direttamente all’intermediario delegato. Quest’ultimo a sua volta può richiedere l’attivazione della delega:
  • utilizzando il servizio reso disponibile nella propria area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate,
  • inviando una comunicazione secondo specifiche tecniche previste.
• se per il delegante non è stata presentata la dichiarazione IVA nell’anno solare antecedente a quello di conferimento /revoca della delega, i soggetti che possono autenticare la sottoscrizione della delega come previsto dall’articolo 63 del D.P.R. 600/1973, possono trasmettere tramite PEC un file firmato digitalmente contenente:
  • la copia della delega cartacea compilata e sottoscritta;
  • la copia del documento di identità del delegante;
  • una dichiarazione sostitutiva resa ai sensi dell’articolo 47 del d.P.R. 445 del 2000, che attestano di aver ricevuto specifica procura alla presentazione del modulo, la rispondenza di quanto riportato nel file con quanto indicato nel modulo stesso e l’impegno a conservare gli originali dei moduli per 10 anni dalla data della loro sottoscrizione.

Emissione e ricezione fatture elettroniche: le nuove regole

Con il provvedimento n. 105669 dell’11 marzo 2024, l’Agenzia delle Entrate ha apportato modifiche al Provv. AE n. 433608 del 24 novembre 2022. Questo provvedimento disciplina le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche nelle cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. Le nuove disposizioni riguardano anche la trasmissione telematica dei dati per operazioni transfrontaliere, in attuazione delle disposizioni del D.Lgs. 127/2015.

Recapito delle fatture elettroniche

Per quanto riguarda la consegna delle fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio che consente ai soggetti IVA e ai soggetti non fisici, che non hanno partita IVA, di registrare un indirizzo telematico preferenziale, come una PEC o un codice destinatario, per ricevere i file delle fatture elettroniche.

Data di emissione e ricezione delle fatture elettroniche

In merito alla data di emissione e di ricezione della fattura elettronica tramite SdI, quando la fattura è messa a disposizione nell’area riservata, la data di ricezione coincide con quella di messa a disposizione.

Ruolo degli intermediari

Gli intermediari, autorizzati dall’art. 3 comma 3 del D.P.R. 322/98 e appositamente delegati dal cedente/prestatore o dal cessionario/committente, possono consultare e acquisire le fatture elettroniche o i loro duplicati informatici. Questo servizio, gestito dall’Agenzia delle Entrate in qualità di titolare del trattamento dei dati personali, permette loro anche di accedere ai dati fattura.

Per dati fattura si intendono i dati fiscalmente rilevanti di cui all’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972, ad esclusione dei dati relativi a natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione di cui al comma 2, lettera g) e alle altre disposizioni tributarie, nonché i dati necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica attraverso il SdI, riportati nell’allegato B, compreso il codice hash (ossia il codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento).

Servizio di registrazione per la ricezione delle fatture

L’Agenzia delle Entrate mette inoltre a disposizione dei soggetti non fisici senza partita IVA, in qualità di cessionari o committenti, un servizio di registrazione per indicare al SdI il canale e l’indirizzo telematico preferito per la ricezione delle fatture. Se il cessionario/committente utilizza questo servizio, le fatture elettroniche e le note di variazione a lui destinate saranno recapitate tramite il canale e all’indirizzo telematico registrati, indipendentemente dalle informazioni inserite nel campo codice destinatario della fattura.

Consultazione delle fatture elettroniche per i consumatori finali

I consumatori finali e i soggetti, non persone fisiche e non titolari di partita IVA, possono accedere al servizio di consultazione delle fatture elettroniche ricevute nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Le fatture saranno disponibili per la consultazione fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla data di ricezione. I dati delle fatture, invece, rimarranno accessibili fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo alla dichiarazione di riferimento.

Indirizzo articolo: https://biblus.acca.it/fatturazione-elettronica-emissione/