Fattura rifiutata dalla P.A.: cosa fare?

La gestione delle fatture elettroniche è un aspetto fondamentale nell’interazione tra le aziende e la Pubblica Amministrazione (PA). Il Sistema di Interscambio (SdI) è il nodo centrale per l’invio, la ricezione e il controllo delle fatture elettroniche. Tuttavia, non è raro che una fattura inviata alla PA venga rifiutata. Vediamo in quali casi avviene e come procedere.

Emettere la fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione è un obbligo per tutte le partite IVA, anche per i forfettari: non potrebbe essere altrimenti, visto che il formato elettronico è l’unico ad essere accettato. Grazie al software per la fatturazione elettronica puoi emettere e ricevere fatture elettroniche PA, B2B e B2C e gestire secondo le norme vigenti tutte le fasi della fatturazione attiva e passiva.

Fattura PA – software FacTus

Fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione

Prima di entrare nel vivo dell’argomento e scoprire perché la PA può rifiutare le fatture elettroniche, ricordiamo brevemente che la fatturazione elettronica verso la PA è un obbligo per i fornitori  che devono emettere i propri documenti relativi alla fornitura di beni e servizi.

Questo processo coinvolge tre principali attori: il fornitore, il Sistema di Interscambio (SdI) e la Pubblica Amministrazione. Analizziamo nel dettaglio la procedura per l’invio della fattura elettronica alla P.A.

Il processo di invio si divide essenzialmente in 3 passaggi:

1. creazione della fattura: la fattura elettronica destinata alla PA deve essere rappresentata in formato XML e rispettare le specifiche definite dall’Agenzia delle Entrate;
2. invio tramite Sistema di Interscambio (SdI): una volta creata, la fattura deve essere inviata al Sistema di Interscambio (SdI). Il SdI effettua una serie di controlli sul file XML ricevuto al fine di verificare che sia conforme a quanto previsto dal tracciato ministeriale; solo se il controllo si conclude con esito positivo la fattura elettronica viene trasmessa alla PA;
3. ricezione e verifica da parte della PA: dopo aver ricevuto direttamente dal SdI il file XML, la pubblica amministrazione effettua una verifica della fattura elettronica e comunica al fornitore l’accettazione oppure il rifiuto del documento.

Fattura rifiutata dalla pubblica amministrazione: perché?

Il decreto MEF n. 132/2020 specifica le motivazioni per le quali la Pubblica Amministrazione può rifiutare una fattura. Non è possibile in nessun caso rifiutare le fatture per motivi diversi da quelli indicati nel Decreto.

L’indicazione di specifiche cause di rifiuto delle fatture elettroniche permetterà di rendere più efficiente il processo di spesa, garantendo la certezza e l’oggettività dei controlli sulle fatture emesse dai fornitori delle amministrazioni pubbliche e accelerando il pagamento agli operatori economici che forniscono beni e servizi.

Dal 6 novembre 2020, le amministrazioni pubbliche sono tenute a giustificare il rifiuto delle fatture indicando nel campo “Descrizione della Notifica esito committente” una delle 5 motivazioni previste dal Decreto.

Rifiuto fattura elettronica PA: i 5 casi consentiti

Secondo il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 132 del 2020 sono 5 i casi consentiti alla PA per rifiutare una fattura elettronica. Essi sono:

• fattura riferita ad una operazione che non è stata posta in essere in favore della PA destinataria della trasmissione del documento;
• omessa o errata indicazione del codice identificativo di gara (CIG) o del codice unico di progetto (CUP), da riportare in fattura;
• omessa o errata indicazione del codice di repertorio per i dispositivi medici e per i farmaci;
• omessa o errata indicazione del codice di Autorizzazione all’Immissione in Commercio (AIC) e del corrispondente quantitativo da riportare in fattura per i farmaci;
• omessa o errata indicazione del numero e data della Determinazione Dirigenziale d’impegno di spesa per le fatture emesse nei confronti delle Regioni e degli enti locali.

Il rifiuto della fattura viene comunicato al cedente/prestatore con le modalità individuate dal paragrafo 4.5 dell’allegato B al al D.M. del 3 aprile 2013 nonché dalle relative specifiche tecniche, previste dal medesimo allegato al paragrafo 1, entro il termine da queste indicato.

La Pubblica Amministrazione non può respingere le fatture se gli errori possono essere corretti con l’emissione di note di variazione, come da art. 26 del D.P.R. n. 633/1972.

Come viene comunicato il rifiuto?

Nell’iter di trasmissione della fattura elettronica sono previsti messaggi di ritorno a conferma del buon esito della trasmissione. Questi messaggi sono specifici delle infrastrutture di comunicazione e garantiscono la “messa a disposizione” del messaggio e dei file allegati (fatture o notifiche o ricevute) da parte di chi invia rispetto a chi riceve.

Il SdI attesta l’avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull’invio di ricevute e notifiche.

La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti:

• il SdI, ricevuto il documento, assegna un identificativo proprio ed effettua i controlli previsti;
• in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente;
• in caso di controlli con esito positivo, il SdI trasmette la fattura elettronica al soggetto ricevente e comunica al soggetto trasmittente:
  • il buon esito della trasmissione della fattura al destinatario attraverso una ricevuta di consegna;
  • l’impossibilità, per cause tecniche non imputabili al SdI, di recapitare al destinatario la fattura elettronica attraverso una notifica di mancata consegna;
• esclusivamente per le fatture elettroniche trasmesse alla PA, il SdI permette al soggetto ricevente (PA) entro 15 giorni dalla data riportata nella ricevuta di consegna, di inviare al committente una notifica di accettazione/rifiuto (notifica di esito); il soggetto ricevente può scegliere se comunicare o meno, tramite il sistema d interscambio, l’esito della fattura ricevuta;
• se entro il termine dei 15 giorni il SdI non riceve alcuna comunicazione, il SdI inoltra notifica di decorrenza dei termini sia al soggetto trasmittente sia al soggetto ricevente. La notifica segnala che il Sistema di Interscambio ha regolarmente concluso la gestione (ricezione e consegna) della fattura oggetto della notifica.

Prova FacTus, il programma fatturazione elettronica gratis

Notifica di esito committente: cos’è

La notifica di esito committente è la notifica inviata dal soggetto ricevente al SdI per comunicare l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento ricevuto. I formati e i valori ammessi sono:

• EC01: accettazione;
• EC02: rifiuto.

Flusso procedurale invio fattura elettronica alla PA

Di seguito uno schema di sintesi del flusso procedurale di invio di una fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione.

Flusso procedurale invio fattura alla PA

Rifiuto fattura da parte della PA: attenzione, il documento risulta comunque emesso!

Secondo il principio di diritto n. 17 pubblicato il 30 ottobre dall’Agenzia delle Entrate laddove la fattura venga emessa verso la PA in deroga agli accordi contrattuali, ma nel rispetto delle norme IVA, essa si intende trasmessa in via elettronica ai sensi dell’art. 21 comma 1 del D.P.R. 633/72 e ricevuta dall’amministrazione solo a fronte della ricevuta di consegna da parte del Sistema di Interscambio (art. 2 comma 4 del D.M. 55/2013).

Anche a fronte del rifiuto da parte della PA il documento si considera comunque emesso.

Cosa fare se la fattura elettronica viene rifiutata dalla PA?

Nel caso in cui la fattura elettronica venga rifiutata dalla PA è consigliabile seguire i seguenti passaggi:

• analizzare il motivo del rifiuto verificando se la fattura contiene dati errati o mancanti;
• emettere una nota di credito a storno della originaria fattura;
• correggere gli errori: nel caso di dati errati o mancanti nella fattura elettronica, bisogna apportare le correzioni necessarie e procedere con l’invio della fattura corretta.

Occorre tenere conto che, in presenza di un rifiuto da parte della PA, comunicato ufficialmente tramite SdI (EC01) la Ragioneria dello Stato annulla il documento rifiutato, permettendo l’emissione della stessa fattura preventivamente corretta.

Indirizzo articolo: https://biblus.acca.it/fattura-rifiutata-dalla-p-a-cosa-fare/