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School Facility Management

Facility Management per le scuole: come ottimizzare i processi di manutenzione delle strutture scolastiche

Tempo di lettura stimato: 6 minuti

Il Facility Management per le scuole serve a coordinare le attività di gestione e manutenzione delle strutture educative. Scopri attività e strumenti da usare

Qualsiasi struttura scolastica, educativa o di ricerca che abbia l’obiettivo di offrire ai propri studenti un’istruzione di qualità, deve implementare adeguati processi di manutenzione che, oltre a garantire il corretto funzionamento di edifici e attrezzature, contribuiscano, di fatto, a creare degli ambienti di apprendimento più efficaci, sicuri e coinvolgenti per i propri utenti.

Naturalmente, ogni struttura ha esigenze uniche e requisiti specifici da soddisfare, quindi non esiste un approccio universalmente valido per la gestione degli edifici scolastici. Tuttavia, se ti occupi della gestione e/o manutenzione di scuole devi affidarti ad una soluzione che ti aiuti ad ottimizzare l’intero processo di manutenzione delle strutture scolastiche.

Per questo, ti consiglio di valutare un school facility management software, soluzione in grado di permetterti il monitoraggio degli asset, la pianificazione delle attività e la risoluzione di problematiche da un’unica piattaforma centralizzata.

In questo articolo esploreremo insieme il significato di School Facility Management, e cercheremo di capire quali sono gli strumenti e i processi che i team impegnati nella manutenzione delle scuole (o dei campus universitari) dovrebbero adottare per ottimizzare la gestione delle strutture e ottenere un significativo miglioramento del sistema educativo.

Quali sono le facilities della scuola

Nel sistema scolastico, le cosiddette “facilities” si riferiscono agli spazi fisici, alle attrezzature (tangibili) e ai servizi (intangibili) necessari a supportare la formazione degli studenti e il lavoro svolto da insegnati, dirigenti, assistenti amministrativi, personale tecnico, e così via.

Le school facilities costituiscono un requisito fondamentale per la creazione di ambienti favorevoli all’apprendimento e hanno un impatto significativo sulla crescita mentale e fisica degli studenti e, in un certo senso, anche sul loro rendimento scolastico.

Generalmente le strutture e gli spazi educativi sono progettati per scopi specifici e possono essere suddivisi in due grandi categorie:

  1. strutture che facilitano l’insegnamento e l’apprendimento;
  2. strutture di supporto indiretto.

Le prime sono utilizzate per svolgere attività didattiche, fornire opportunità di esperienza diretta, condurre indagini scientifiche, effettuare dimostrazioni e sperimentazioni, ecc. In questa categoria sono incluse, ad esempio:

  • le aule didattiche, opportunamente climatizzate e riscaldate, e complete di computer collegati in rete e lavagne interattive;
  • i laboratori scientifici, informatici e tecnologici, dotati di tutte le attrezzature necessarie;
  • le biblioteche e gli spazi per lo studio e la lettura;
  • le aree interne ed esterne destinate all’attività fisica e allo sport;
  • le sale per l’arte, l’artigianato, la musica e il teatro.
school facility management: Ambiente di apprendimento attrezzato e interattivo

Ambiente di apprendimento attrezzato e interattivo

Le strutture di supporto servono, invece, ad aumentare l’efficacia dell’istruzione, incrementare l’efficienza e la produttività degli studenti e del personale scolastico, migliorare l’aspetto dell’edificio e garantire il benessere, la pulizia, l’ordine e la sicurezza in tutti gli ambienti. Questa categoria include:

  • gli uffici e le sale riunioni;
  • gli spazi verdi, gli atri e le aree comuni;
  • i servizi igienici;
  • le mense;
  • le lavanderie;
  • gli spazi per le attività sociali;
  • i sistemi impiantistici;
  • i sistemi di sicurezza;
  • i dispositivi e le attrezzature a supporto delle diverse attività.

Per garantire la qualità dei servizi forniti e assicurare il mantenimento delle proprie strutture nel tempo, ogni scuola dovrebbe ricorrere ad adeguati processi di Facility Management per le scuole. Scopriamo di cosa si tratta!

Che cos’è lo School Facility Management

Il termine School Facility Management si riferisce all’insieme dei processi e degli strumenti che consentono di ottimizzare le pratiche di gestione e manutenzione rivolte a edifici, strutture, attrezzature e risorse di proprietà di una scuola.

Così come accade per gli edifici residenziali (o destinati ad attività produttive, lavorative e ricreative di qualsiasi genere), anche gli edifici scolastici, e tutti gli impianti e le attrezzature in essi contenuti, sono soggetti all’usura e agli effetti del tempo, e necessitano di interventi di manutenzione periodici al fine di preservarne la sicurezza e la funzionalità.

I processi di School Facility Management consentono di rispondere efficacemente a questa esigenza perché offrono un approccio strategico e innovativo alla gestione delle strutture scolastiche. Questi processi si basano infatti sull’utilizzo di software e piattaforme in cloud che aiutano i Facility Manager a:

  • tenere un inventario delle risorse scolastiche, specificandone la posizione e le condizioni;
  • valutare quali di queste risorse hanno bisogno di essere riparate o sostituite, per ridurre al minimo la perdita di apparecchiature;
  • programmare automaticamente le riparazioni e gli interventi di manutenzione;
  • generare e monitorare gli ordini di lavoro e di servizio;
  • tenere traccia dei periodi di inattività delle apparecchiature;
  • impostare programmi di manutenzione preventiva;
  • controllare i costi associati alla manutenzione;
  • produrre report personalizzati che offrono metriche dettagliate su cui basare i progetti futuri.

Tra le potenzialità del Facility Management, ritroviamo anche la capacità di potersi integrare con il Building Information Modeling. L’utilizzo di modelli BIM opportunamente realizzati consente di gestire ancora più efficacemente i componenti costruttivi e impiantistici di un edificio. Per approfondire l’argomento leggi questo articolo.

Perché è importante il Facility Management per le scuole

La corretta manutenzione delle strutture scolastiche è di fondamentale importanza perché contribuisce alla creazione di ambienti di studio e apprendimento ottimizzati, e assicura il miglioramento dell’efficienza complessiva degli immobili.

Gli aspetti più importanti su cui si concentrano i processi di School Facility Management includono, ad esempio:

  • la gestione e il mantenimento di edifici, locali e impianti, tramite lo svolgimento di sopralluoghi, ispezioni e interventi regolari, e anche attraverso azioni di manutenzione preventiva finalizzate a ridurre drasticamente le probabilità che si verifichino guasti o degradazioni nel funzionamento degli asset;
  • la pianificazione e l’organizzazione degli spazi, che favorisce la creazione di ambienti più confortevoli e accoglienti per tutti gli utenti;
  • il contenimento dei consumi energetici, tramite tecniche di conservazione che riducono la spesa per l’energia e favoriscono la sostenibilità;
  • il rispetto degli standard di salute e sicurezza, attraverso un’adeguata valutazione dei rischi e la formulazione di opportuni protocolli di emergenza che aiutano a mantenere gli alunni e il personale docente al sicuro;
  • la predisposizione di elenchi e inventari, che consentono di documentare, tracciare e organizzare risorse di qualsiasi genere;
  • l’adozione di misure preventive di sicurezza, che possono includere l’installazione di sistemi di accesso basati su codice, di telecamere a circuito chiuso, di allarmi anti-intrusione, ecc.;
  • la programmazione di attività igienico-sanitarie, finalizzate alla pulizia e alla sanificazione degli spazi;
  • la creazione di ordini di acquisto, per la fornitura di nuove attrezzature;
  • la gestione e il monitoraggio degli ordini di lavoro, che aiutano a programmare gli interventi, assegnare i tecnici, ridurre i costi, ecc.
School Facility Management: funzioni principali

School Facility Management: funzioni principali

In che modo è possibile migliorare le strutture scolastiche

Tutte le scuole dovrebbero fornire una varietà di spazi, strumenti e risorse a ogni livello di istruzione per promuovere il coinvolgimento e il rendimento degli studenti, migliorare la produttività del personale scolastico e garantire la conformità agli standard di sicurezza, benessere e igiene.

Al fine di garantire un effettivo miglioramento delle strutture scolastiche e incrementare l’efficienza del sistema educativo, è importante orientare l’implementazione del Facility Management nelle scuole verso:

  • un maggiore utilizzo della tecnologia, per sfruttare appieno le opportunità di apprendimento e migliorare la comunicazione;
  • un uso flessibile degli spazi, che devono adattarsi a diverse configurazioni per ospitare attività speciali, riunioni, conferenze, spettacoli, programmi educativi alternativi, ecc.;
  • la progettazione di aule di dimensioni adeguate, facilmente accessibili, caratterizzate da una buona acustica e illuminazione, dotate di sistemi per il controllo della temperatura e della qualità dell’aria interna, e fornite di attrezzature e tecnologie all’avanguardia;
  • l’utilizzo di energie rinnovabili, per migliorare l’efficienza energetica e ridurre l’impatto ambientale della scuola;
  • l’adozione di misure di sicurezza e sorveglianza, per affrontare le emergenze nel miglior modo possibile e assicurare la protezione di studenti e personale;
  • la formulazione di programmi di manutenzione preventiva, che consentono di anticipare i problemi di manutenzione nelle strutture prima ancora che si verifichino.

Per rendere ancora più efficiente la gestione delle strutture scolastiche, e contribuire al miglioramento del sistema educativo, prendi in considerazione l’idea di investire in uno school Facility Management Software, uno strumento digitale che ti aiuterà a organizzare i tuoi processi di Facility Management per le scuole, e ti permetterà di centralizzare le attività finalizzate alla gestione e manutenzione degli spazi, dei sistemi e delle attrezzature presenti in una scuola.

Quali sono i vantaggi del Facility Management nelle scuole

La corretta implementazione del Facility Management in ambito scolastico consente di:

  • ridurre i costi per la gestione delle strutture;
  • estendere significativamente il ciclo di vita di beni e risorse, e migliorarne la qualità;
  • influire positivamente sulle capacità di apprendimento degli studenti e incrementare la partecipazione alle attività didattiche;
  • semplificare l’organizzazione dei processi e ridurre lo stress sui gestori delle strutture educative;
  • migliorare la pulizia, l’ordine e la sicurezza degli spazi;
  • favorire la comunicazione tra i dipendenti;
  • aiutare il personale a gestire risorse limitate identificando le priorità in modo proattivo;
  • migliorare l’aspetto degli edifici, il funzionamento delle apparecchiature e la salute degli studenti e del personale;
  • risparmiare energia e proteggere l’ambiente.

 

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