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Controlli sulle imprese, via libera alla semplificazione amministrativa

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Ispezioni misurate sui rischi, stop per 10 mesi ai controlli su chi è in regola, un anno per chi ha una certificazione del rischio

Il Consiglio dei Ministri n. 88 del 3 luglio 2024 ha approvato in via definitiva le nuove norme sui controlli amministrativi che le P.A. svolgono nei confronti delle imprese.

Il provvedimento – adottato in attuazione della delega di cui all’art. 27 della legge 5 agosto 2022, n. 118 – ridisegna il sistema delle verifiche su lavoro, sicurezza, salute escludendo solo quelle fiscali e amministrative (collegate, ad esempio, alla Segnalazione certificata di inizio attività o agli accertamenti e gli accessi ispettivi disposti per la documentazione antimafia).

La riforma incide, dunque, anche sui controlli che riguardano la sicurezza, affidati principalmente alle ASL e all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).

Sistema volontario di valutazione del rischio

Le norme sui controlli alle imprese si basano innanzitutto sulla profilazione del rischio violazioni presentato da ogni azienda.

Per migliorare la gestione dei rischi nelle imprese e ridurre i controlli superflui, è previsto un sistema volontario di valutazione del rischio basato sulle seguenti aree di interesse:

  1. protezione ambientale;
  2. igiene e salute pubblica;
  3. sicurezza pubblica;
  4. tutela della fede pubblica;
  5. sicurezza dei lavoratori.

Gli operatori saranno divisi in classi di rischio che dipenderanno da una serie di parametri. Alcuni generali, legati al settore economico dell’attività e alle dimensioni dell’impresa; altri individuali: un’impresa che abbia adottato una certificazione del sistema di gestione per la qualità, per esempio, sarà considerata decisamente meno “a rischio” di un’azienda analoga che non ha fatto la stessa scelta.

Gli organismi di certificazione accreditati sono incaricati del rilascio dei report certificativi. II decreto prospetta un meccanismo standard di certificazione, a cui provvederà l’ente nazionale di unificazione (Uni).

Questa certificazione attesta che un’impresa opera a un livello di rischio considerato basso. Le imprese che aderiranno, acquisiranno – con il Report di basso rischio – il diritto a subire controlli con un intervallo non inferiore a un anno.

Vengono programmati audit periodici per verificare che l’impresa mantenga i requisiti per la bassa classificazione di rischio. Se l’impresa non soddisfa più questi criteri, il report viene revocato e l’Organismo di accreditamento ne viene informato.

Fascicolo informatico d’impresa

Il report di basso rischio è inserito in un fascicolo informatico d’impresa gestito dall’Organismo unico di accreditamento.

Si tratta di un sistema elettronico centralizzato che contiene dettagli sui controlli passati delle imprese e dovrà assicurare la trasparenza e l’accessibilità delle informazioni, nonché l’efficienza delle ispezioni.

Le PA sono infatti tenute a consultare il fascicolo informatico d’impresa prima di procedere con nuove verifiche, in modo da evitare di richiedere documentazione aggiuntiva o ridondante già in possesso o accessibile attraverso il sistema.

È fatto divieto alle autorità di chiedere documenti o informazioni già presenti nel fascicolo informatico.

In caso di mancanza delle trascrizioni e dei verbali di controlli passati, le aziende possono sollecitare l’amministrazione che deve provvedere entro cinque giorni dalla richiesta.

Le aziende possono segnalare eventuali violazioni all’Agenzia per l’Italia digitale (AGID), che verificherà la segnalazione e, se confermata, la pubblicherà sul proprio sito web, proteggendo l’identità del denunciante e altri dati sensibili.

Norme di gestione dei controlli sulle imprese

Le amministrazioni:

  • sono tenute a pianificare i controlli in base alla gravità del rischio e con intervalli temporali adeguati.
  • non possono effettuare più di una ispezione contemporaneamente su un unico operatore economico, a meno che non vi sia un accordo preventivo tra le amministrazioni per un’ispezione congiunta.

Se un controllo conferma che un’azienda rispetta tutti gli obblighi e gli adempimenti richiesti, questa viene esonerata da ulteriori controlli per i successivi 10 mesi.

Sistema di gestione dell’errore scusabile e delle violazioni minori

Il nuovo sistema dei controlli sulle imprese prevede:

  • l’esclusione di responsabilità all’azienda sottoposta a controllo se la violazione è risultata da un errore di fatto non imputabile a colpa (errore scusabile).
  • la possibilità di sanare senza sanzioni e in un tempo predefinito le violazioni minori che non ledono gli interessi pubblici tutelati e non riguardano salute e sicurezza sul lavoro.

In caso di violazioni minori (quando è prevista l’applicazione di una sanzione amministrativa pecuniaria non superiore nel massimo a 5.000 euro), l’organo di controllo, nel caso in cui accerti, per la prima volta nell’arco di un quinquennio, l’esistenza di violazioni sanabili, diffida l’interessato a porre termine alla violazione.

L’ente ha 20 giorni per correggere la situazione e sanare le eventuali conseguenze dell’infrazione.

Se queste condizioni sono soddisfatte entro il termine, il procedimento punitivo viene interrotto per le specifiche inadempienze rettificate.

Come accennato, questa procedura non si applica a violazioni che influenzano direttamente la sicurezza e la salute pubblica, o la sicurezza sul lavoro.

Qualora la diffida non venga rispettata nei tempi stabiliti, l’autorità procederà con azioni formali secondo quanto previsto dalla legislazione esistente. Durante il periodo della diffida, i termini per eventuali ulteriori azioni legali sono sospesi.

L’azienda può avviare un “interpello” con la Pa competente per prospettare una soluzione condivisa del problema: due meccanismi nati in un’altra giungla, quella fiscale, che possono tornare utili anche nei controlli.

Gli step della semplificazione nei controlli delle imprese

Dopo l’approvazione del decreto sui controlli alle imprese:

  • entro 60 giorni dall’attivazione del decreto, da parte della Presidenza del Consiglio dei ministri, tramite il Dipartimento della funzione pubblica, verrà elaborato un modello unificato per catalogare i controlli esistenti. Questo schema servirà a censire e pubblicare sul web, entro i successivi 150 giorni, tutti i controlli che le amministrazioni hanno il compito di gestire;
  • entro il 30 giugno 2025, le amministrazioni dovranno fare un bilancio dei controlli effettuati negli ultimi tre anni, considerando i risultati e la natura dei soggetti controllati. Questa analisi verrà inviata al Dipartimento per decidere se mantenere, modificare o rimuovere determinati controlli;
  • entro il 30 ottobre 2025, sarà stilato un report che sintetizza i risultati, identificando sovrapposizioni o duplicazioni. Questo documento verrà poi inviato alla Presidenza del Consiglio dei ministri e ai Ministeri competenti, proponendo possibili eliminazioni o modifiche ai controlli, come l’introduzione di verifiche periodiche o la sospensione temporanea di alcune di esse.

Come gestire i controlli sulla sicurezza nelle aziende e nei luoghi di lavoro

I controlli sono affidati principalmente alle ASL e all’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL) possono essere effettuati anche da altre entità come l’Ispettorato del Lavoro, la Polizia Municipale, i Vigili del Fuoco, la Polizia di Stato, ecc.

Per affrontare al meglio un’ispezione, è importante che l’azienda sia sempre in regola dal punto di vista della sicurezza e abbia la documentazione necessaria facilmente accessibile.

Il consulente della sicurezza può affiancare il cliente fornendo competenza tecnica e legale per l’analisi dei rischi, l’organizzazione di audit interni periodici per verificare e la conformità alle norme, la redazione della documentazione.

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