Home » BIM Topic » ACDat e piattaforme collaborative » Come creare, gestire e condividere i transmittal in edilizia

Transmittal edilizia-creazione-condivisione

Come creare, gestire e condividere i transmittal in edilizia

Tempo di lettura stimato: 6 minuti

I transmittal in edilizia sono documenti formali utilizzati per testimoniare lo scambio di informazioni tra le parti coinvolte nel progetto. Ecco come crearli

I progetti del settore delle costruzioni sono caratterizzati dallo scambio continuo di innumerevoli documenti tra i diversi stakeholder.

In questo contesto, la nota di trasmissione, conosciuta anche come transmittal, si pone come strumento indispensabile per tracciare la documentazione inviata da una parte all’altra e fare in modo che ogni soggetto sia sempre consapevole della quantità e della tipologia di informazioni di volta in volta trasmesse.

Di seguito, potrai esplorare le modalità per compilare, gestire e condividere i tuoi transmittal di costruzione in modo efficace.

Per predisporre correttamente le tue note di trasmissione può esserti di aiuto un software per la creazione di construction transmittal che ti semplifica l’intero processo di creazione perché mette a disposizione dei template che ti aiuteranno ad evitare errori ed omissioni. Potrai, inoltre, disporre di un archivio digitale in cloud che ti permetterà di tracciare, gestire e condividere (ovunque e da qualsiasi dispositivo) tutti i documenti appartenenti ai tuoi transmittal, e di mantenere così le informazioni del progetto sempre aggiornate all’ultima versione.

Cos’è un transmittal in edilizia?

Nell’ambito delle costruzioni, il termine transmittal (o nota di trasmissione) si riferisce a un documento essenziale che aiuta a registrare lo scambio di informazioni tra le parti coinvolte in un progetto. Come è noto a tutti, i progetti del settore edile si caratterizzano per la presenza di un flusso continuo di dati e documenti, che includono non solo disegni architettonici, ma anche calcoli strutturali, relazioni illustrative, specifiche tecniche, preventivi finanziari, piani di sicurezza, documenti di cantiere, e molte altre informazioni cruciali.

Il transmittal accompagna tutti questi documenti nel momento in cui devono essere inviati da una parte all’altra, e funge da registro dettagliato che fornisce una prova concreta di “chi” ha inviato “cosa”, “a chi”, “in quale data” e “con quale scopo”, per consentire un controllo completo delle informazioni e dei documenti scambiati durante tutte le fasi del processo di costruzione.

Informazioni fornite da un transmittal

Informazioni fornite da un transmittal

Qual è la differenza tra transmittal e submittal?

Il transmittal viene spesso confuso erroneamente con il submittal. Sebbene nel contesto dell’edilizia questi due termini possano sembrare simili, è bene sottolineare che in realtà hanno significati e scopi diversi.

Il transmittal è un documento inviato insieme ad altri documenti di progetto per registrare e monitorare formalmente lo scambio delle informazioni tra le parti interessate. Si concentra, quindi, sulla creazione di una cronologia completa dei documenti inviati e ricevuti durante il processo di costruzione.

Il submittal si riferisce, invece, a un documento che viene inoltrato dall’appaltatore o dal fornitore al progettista o al committente per la revisione e l’approvazione, prima dell’inizio dei lavori o durante lo sviluppo degli stessi. Può includere piani di sicurezza, specifiche tecniche, certificati di conformità, programmi di lavoro, particolari costruttivi, documenti amministrativi, ecc.

A differenza del transmittal, che ha lo scopo di registrare i dettagli relativi agli scambi informativi tra gli stakeholder, il submittal sottopone al progettista (o al soggetto competente) i documenti che devono essere necessariamente approvati per garantire che tutto sia conforme alle specifiche del contratto, ai requisiti del progetto e alle prescrizioni normative.

Qual è lo scopo di un transmittal?

Il transmittal svolge un ruolo fondamentale nel facilitare il flusso di informazioni tra le diverse parti coinvolte in un progetto edile. Il suo scopo principale è quello di registrare, monitorare e gestire lo scambio dei dati e dei documenti necessari per completare efficacemente la pianificazione, la progettazione e la realizzazione di una struttura.

Questo importante documento è in grado di fornire informazioni dettagliate circa il mittente, il destinatario, la data di trasmissione, la quantità e la tipologia di documenti scambiati durante un progetto. Consente, quindi, di stabilire responsabilità chiare all’interno del processo costruttivo, e garantisce che tutti i soggetti coinvolti abbiano accesso alle informazioni rilevanti in modo tempestivo.

Oltre ad essere uno strumento chiave per il tracciamento e il controllo degli scambi informativi, il transmittal contribuisce a migliorare la comunicazione e la collaborazione tra gli attori del progetto. Offre, infatti, la possibilità di includere note esplicative e commenti relativi ai documenti trasmessi, che riducono al minimo le ambiguità e facilitano la comprensione reciproca.

Il transmittal diventa, inoltre, estremamente utile nel caso di dispute o controversie, poiché fornisce una cronologia completa delle comunicazioni all’interno del progetto. Può essere utilizzato per determinare chi è responsabile di determinate azioni o decisioni in un dato momento. Consente, quindi, di delineare un quadro chiaro di come si sono sviluppate particolari circostanze, quando si tratta di affrontare reclami per inadempienza contrattuale o di stabilire responsabilità in caso di danni.

Cosa includere in un transmittal

Affinché una nota di trasmissione possa adeguatamente rispondere agli obiettivi appena descritti, è necessario che contenga le seguenti informazioni chiave:

  • informazioni sul mittente: nome, ruolo e contatti della parte che invia il transmittal;
  • informazioni sul destinatario: nome, ruolo e contatti della parte che riceve il transmittal;
  • riferimenti del progetto: denominazione e informazioni di base relative al progetto nell’ambito del quale la trasmissione viene effettuata;
  • data di emissione: data in cui il transmittal viene elaborato ed inviato;
  • numero di trasmissione: numero identificativo univoco assegnato al transmittal per facilitarne la tracciabilità;
  • oggetto: breve descrizione che riassume in modo chiaro il contenuto e lo scopo del transmittal;
  • descrizione dettagliata: resoconto più approfondito del contenuto del transmittal, che include dettagli rilevanti sulle informazioni e i documenti trasmessi;
  • elenco dei documenti allegati: elenco completo di tutti i documenti, i disegni, le specifiche e gli altri elaborati inclusi nella trasmissione (ciascun elemento dovrebbe essere chiaramente identificato mediante l’attribuzione di un numero e di un titolo);
  • stato e azioni richieste: indicazione chiara delle azioni specifiche che il destinatario deve intraprendere in risposta alla trasmissione (ad esempio: revisione, approvazione o fornitura di feedback sui documenti allegati);
  • firma del mittente: sottoscrizione da parte del soggetto che invia il transmittal, per confermare formalmente l’emissione e la trasmissione dei documenti;
  • firma del destinatario: sottoscrizione (se prevista) da parte del soggetto a cui viene inoltrato il transmittal, per confermare la ricezione e l’accettazione dei documenti;
  • copie: indicazione di quante copie del transmittal sono state inviate e a chi sono state indirizzate.
Contenuti di un transmittal

Contenuti di un transmittal | usbim.dossier

Quali sono i vantaggi dei transmittal?

L’utilizzo dei transmittal nei progetti edili offre numerosi vantaggi che contribuiscono a migliorare l’efficienza e l’efficacia delle comunicazioni. Questi documenti rivestono un ruolo essenziale nell’acquisizione e nella registrazione delle informazioni scambiate tra gli stakeholder.

Se compilati accuratamente, i transmittal di costruzione offrono la possibilità di:

  • creare un registro formale e documentato delle comunicazioni del progetto;
  • migliorare la tracciabilità delle informazioni;
  • garantire il rispetto dei tempi e degli obblighi contrattuali;
  • chiarire le responsabilità dei soggetti coinvolti;
  • fornire prove legali in caso di controversie;
  • ottimizzare la gestione delle modifiche e delle revisioni;
  • agevolare la comunicazione e la collaborazione tra gli stakeholder;
  • semplificare l’archiviazione e la ricerca dei documenti essenziali del progetto;
  • ridurre il rischio di errori umani nella gestione delle informazioni;
  • mantenere un registro chiaro delle scadenze e degli impegni.

Come creare un transmittal di costruzione

Creare un transmittal di costruzione è un passaggio fondamentale nella gestione dei progetti edilizi, poiché permette di tenere traccia di tutti i documenti che devono essere scambiati tra le parti coinvolte.

Per creare correttamente le tue note di trasmissione, ti consiglio di seguire i passaggi di seguito riportati:

  1. raccogli la documentazione necessaria: prima di iniziare, assicurati di avere a disposizione tutti i documenti, i disegni, le specifiche e le altre informazioni che devono essere incluse nel transmittal (come report di ispezione, ordini di lavoro, disegni esecutivi, modifiche al progetto, documentazione contrattuale, ecc.);
  2. organizza i documenti: crea una struttura logica per i documenti all’interno del transmittal. Puoi organizzarli per tipo, data o qualsiasi altra categoria rilevante. Questa organizzazione faciliterà la consultazione e la comprensione dei documenti da parte dei destinatari;
  3. utilizza un formato standard: cerca di adottare un formato standard per le tue note di trasmissione, che possa includere l’intestazione, la data, il mittente, il destinatario, l’oggetto e una lista dettagliata dei documenti allegati;
  4. indicizza gli allegati: assegna un numero univoco a ciascun documento allegato e crea un elenco o una tabella dei contenuti per consentire ai destinatari di trovare rapidamente i documenti desiderati;
  5. descrivi il contenuto: accanto a ciascun elemento nell’elenco degli allegati, fornisci una breve descrizione che ne illustri il contenuto e lo scopo. Questo aiuterà i destinatari a comprendere meglio l’importanza di ciascun documento;
  6. utilizza canali di comunicazione chiari: una volta compilate, inoltra le tue note di trasmissione ai destinatari utilizzando canali di comunicazione appropriati, che permettano di tenere traccia delle consegne;
  7. crea un archivio: conserva tutti i transmittal e dei documenti inviati per scopi di registrazione e riferimento futuri.

Per semplificare l’intero processo di creazione e gestione dei transmittal, è possibile ricorrere all’aiuto di un Construction Transmittal Software. In questo video ti spiego come creare, gestire e condividere in cloud con usBIM.dossier construction transmittal digitalizzando e velocizzando questo processo.

 

L’utilizzo di questa soluzione innovativa ti consentirà di accedere a numerosi template predefiniti che ti permetteranno di velocizzare la compilazione delle tue note di trasmissione, senza commettere errori.

Attraverso specifiche funzionalità di tracciabilità e notifica, potrai tenere sotto controllo lo stato dei tuoi transmittal e migliorare la comunicazione con le parti interessate. Potrai condividere con tutti i soggetti coinvolti l’ultima versione dei documenti, e tenerli aggiornati in tempo reale sulle attività del progetto.

Avrai, inoltre, a disposizione un archivio digitale in cloud che ti consentirà di archiviare e reperire facilmente e con la massima sicurezza ogni documento da allegare ai tuoi transmittal, e di digitalizzare l’intero processo di trasmissione, riducendo notevolmente la quantità di materiale cartaceo. Provalo subito e gratuitamente per trenta giorni per esplorarne tutte le funzionalità.

 

usbim-dossier
usbim-dossier

 

0 commenti

Lascia un Commento

Cosa ne pensi?
Lascia un commento sull'articolo.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *