PEC (Posta Elettronica Certificata): cos’è e come funziona. Tutto quello che i professionisti devono sapere

PEC (Posta Elettronica Certificata): cos’è e come funziona. Dai commercialisti un utile vademecum per l’uso corretto della PEC da parte dei professionisti

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi” (dlgs 82/2005).

Si tratta di un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente la documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti con valenza legale.

Grazie a questa modalità di invio il mittente ottiene dal proprio gestore una ricevuta con precisa indicazione temporale, che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e degli eventuali documenti allegati allo stesso.

Soggetti obbligati al possesso della PEC

Ai sensi dell’art. 16 del dpr 185/20083, sono tenuti a dotarsi di PEC i seguenti soggetti:

  • pubbliche Amministrazioni
  • imprese
  • professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato

Inoltre, il dlgs 179/2016 ha stabilito che gli indirizzi PEC costituiscono mezzo esclusivo di comunicazione e notifica tra imprese, professionisti e PA.

Da notare che le caselle PEC devono avere caratteristiche di univocità (circolare MISE n. 77684/2014): le c.d. “PEC multiple”, ove a un singolo indirizzo corrispondono più soggetti, non sono consentite!

Al riguardo, i Registri delle Imprese hanno iniziato a svolgere un’attività di verifica sulle PEC comunicate dalle imprese iscritte al fine di individuare le caselle di PEC multiple.

Funzionamento della PEC

Di seguito si illustra in dettaglio il funzionamento dell’invio di un messaggio da una casella PEC ad un’altra PEC.

Schema di funzionamento PEC

Schema di funzionamento PEC

Il mittente dotato di casella PEC invia il messaggio, sottoponendolo al suo gestore di PEC. Il gestore del mittente verifica la correttezza formale del messaggio e l’assenza di virus. In caso di esito positivo, restituisce al mittente la “ricevuta di accettazione” e genera automaticamente la “busta di trasporto” che contiene:

  • il file “postacert.eml”, che contiene il messaggio originale
  • il file “daticert.xml”, che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, data e ora dell’invio)

La busta è firmata dal gestore tramite firma elettronica qualificata. Ciò permette al gestore del destinatario di verificare l’inalterabilità durante il trasporto. Se l’esito della verifica è sfavorevole, rilascia un “avviso di non accettazione” che riporta anche il motivo del rifiuto.

Il gestore del destinatario, una volta ricevuta la busta di trasporto ed effettuati i controlli sulla validità e assenza di virus, la accetta e consegna al gestore del mittente la “ricevuta di presa in carico”, che attesta il passaggio di consegna tra i due gestori. Successivamente deposita il messaggio nella casella di posta del destinatario.

Se la consegna va a buon fine, il gestore del destinatario invia a quello del mittente una “ricevuta di avvenuta consegna”.

Le ricevute di consegna possono essere di 3 tipi, a seconda della scelta impostata dal mittente:

  1. completa (scelta consigliata). È formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio)
  2. breve (scelta non consigliata). È formata dal file “daticert.xml” e un estratto del messaggio originale
  3. sintetica (scelta non consigliata). È formata dal solo file “daticert.xml”

Il destinatario riceve la busta di trasporto con il file “postacert.eml” contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio.

Valore legale della PEC

La PEC attribuisce al messaggio trasmesso il valore legale tradizionalmente riconosciuto alla raccomandata con avviso di ricevimento, essendo in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi.

 

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