Note spese e giustificativi: come dire addio alla carta

L’Agenzia delle Entrate mette in chiaro le modalità di dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle note spese/giustificativi dei dipendenti

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 388/2019, offre nuovi chiarimenti in merito ad alcuni documenti molto diffusi nella vita quotidiana delle imprese, ossia le note spese ed i relativi giustificativi.

In particolare, analizza il corretto processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti e la loro conservazione sostitutiva, per essere conforme alla normativa di riferimento.

Quesito istante

Una società di consulenza, che si avvale di un elevato numero di dipendenti e professionisti “trasfertisti”, in relazione ai quali gestisce un corrispondente numero di note spese, intende procedere alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle predette note spese e dei relativi giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE etc.) attraverso uno specifico sistema informatico gestionale.

Pertanto, alla luce dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica, chiede di sapere se:

  • siano qualificabili fiscalmente come documenti originali “unici
  • possano essere conservati ai sensi dell’art. 4, comma 1, del dm 17 giugno 2014
  • il relativo processo di conservazione, descritto nella soluzione interpretativa, sia in linea con la normativa di riferimento.

Risposta dell’Agenzia delle Entrate

In riferimento ai quesiti posti, l’Agenzia delle Entrate chiarisce che i giustificativi, se trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori, sono originali “non unici” che qualifica come tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

Se, tuttavia, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale “unico”, la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

Inoltre, prosegue l’Agenzia:

Secondo la normativa e la prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter  essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (si vedano l’articolo 2 del D.M. 17 giugno 2014, nonché l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).

Pertanto, è possibile adottare il processo di dematerializzazione ipotizzato dalla società istante, ossia i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici, solo nel caso in cui sono garantite le caratteristiche della:

  • immodificabilità
  • integrità
  • autenticità
  • leggibilità

Condizioni non verificabili in sede di interpello.

Nella misura in cui il processo ipotizzato dalla società istante soddisfa i predetti requisiti, deve ritenersi conforme alla normativa di riferimento (art. 3 del dm 17 giugno 2014):

  • il rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità
  • le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi
  • l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

 

Clicca qui per scaricare la risposta n. 388/2019

 


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