Linee guida direttore dell’esecuzione: dall’Anac le modalità di svolgimento dell’attività

Linee guida direttore dell’esecuzione: dall’Anac le regole per il corretto svolgimento delle funzioni in fase di coordinamento, direzione e controllo tecnico-contabile

L’Anac, a seguito della consultazione pubblica terminata il 16 maggio 2016, ha pubblicato le prime 6 linee guida:

In quest’articolo analizziamo la seconda delle linee guida Anac sul direttore dell’esecuzione (di seguito indicato con “De”) prevista dall’ art.111 comma 2 dlgs 50/2016.

Nelle linee guida in questione vengono definite le regole che il De deve seguire per effettuare le attività di coordinamento, direzione e controllo tecnico-contabile, per garantire il corretto svolgimento del contratto di fornitura o prestazione di servizi.

Consultazione pubblica e proposte degli stakeholder

L’Anac ha disposto la consultazione pubblica della linea guida sul direttore dell’ esecuzione dal 29 aprile 2016 sino al 16 maggio 2016, a seguito della quale sono pervenute 21 richieste di modifica/integrazione.

Le principali osservazioni e le relative risposte sono state riportate dall’Anac nella relazione illustrativa che accompagna le linee guida.

In particolare, le osservazioni e le richieste di chiarimento riguardano i seguenti argomenti:

  • profili generali della figura del direttore dell’esecuzione: gli operatori hanno chiesto delucidazioni sui requisiti necessari per l’affidamento della direzione delle esecuzioni di contratti; hanno suggerito di prevedere che sia il dirigente a nominare il De su proposta del Rup; hanno proposto anche di nominare assistenti. L’Anac ha risposto che nella linee guida sono state precisate le modalità di nomina del direttore dell’esecuzione, con riferimento anche ai requisiti necessari, mentre non è stata prevista la possibilità di nominare assistenti
  • compiti del direttore dell’esecuzione: in riferimento alla fase di avvio dell’esecuzione del contratto, alcuni operatori hanno suggerito di mantenere il carattere facoltativo della redazione del relativo verbale, altri operatori hanno chiesto di disciplinare le funzioni del De nell’applicazione delle penali e in caso di variazioni contrattuali. L’Anac non ha accolto la richiesta di mantenere il carattere facoltativo del verbale di avvio dell’esecuzione così come non è stata accolta la richiesta di introdurre una disciplina delle penali . L’Anac ha, invece, risposto affermativamente sulla gestione delle varianti contrattuali
  • verifica di conformità: alcuni stakeholder hanno svolto osservazioni relative all’ipotesi in cui la verifica di conformità sia eseguita dal De e hanno chiesto di definire meglio i ruoli e i compiti dei vari soggetti. L’Anac chiarisce che il certificato di conformità è rilasciato dall’organo nominato per la verifica e non dal De. Si è ritenuto opportuno integrare il paragrafo in esame con la disciplina delle contestazioni formulate dall’esecutore in sede di verifica di conformità
  • gli strumenti per l’esercizio dell’attività di controllo: alcuni operatori hanno chiesto di eliminare il visto del Rup sugli ordini di servizio emessi dal De e hanno suggerito di lasciare libera la stazione appaltante di disciplinare tale aspetto in ragione della propria organizzazione interna. L’Anac ha risposto in maniera affermativa

Il direttore dell’esecuzione, profili generali e funzioni

Le linee guida sul direttore dell’esecuzione approvate dall’Anac contengono le modalità di svolgimento delle funzioni di coordinamento, direzione e controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto.

Ecco i punti salienti:

  • nomina del direttore dell’esecuzione e rapporti con il Rup
  • incompatibilità
  • gli strumenti per l’esercizio dell’attività di direzione e controllo
  • funzioni e compiti in fase di esecuzione
  • funzioni e compiti al termine dell’esecuzione del contratto
  • il controllo amministrativo-contabile

Nomina del direttore dell’esecuzione e rapporti con il Rup

Il direttore dell’esecuzione viene nominato nei contratti relativi a servizi e forniture.

L’incarico di direttore dell’esecuzione è, di norma, ricoperto dal Rup (art. 31, comma 5). Qualora non vi sia tale coincidenza, la stazione appaltante, su proposta del Rup, nomina il direttore dell’esecuzione individuandolo tra i soggetti in possesso di requisiti di adeguata professionalità e competenza in relazione all’oggetto del contratto:

  • personale della stazione appaltante titolare del contratto o di altre stazioni appaltanti, mediante stipula di apposite convenzioni
  • professionisti esterni individuati con le modalità previste previste dall’art. 31, comma 8

Il direttore dell’esecuzione svolge le funzioni di:

  • coordinamento
  • direzione
  • controllo tecnico-contabile dell’esecuzione del contratto

A tal fine, il direttore dell’esecuzione:

  • presenta periodicamente al Rup un rapporto sull’andamento delle principali attività di esecuzione del contratto
  • propone modifiche e varianti dei contratti in corso di esecuzione, indicandone i motivi in apposita relazione da inviare al Rup, nei casi e alle condizioni previste dall’art. 106
  • comunica al Rup le contestazioni insorte circa aspetti tecnici che possono influire sull’esecuzione del contratto e redige processo verbale delle circostanze contestate in contraddittorio con l’imprenditore

Incompatibilità

Per evitare situazioni di incompatibilità, in applicazione della disciplina in tema di conflitto di interesse (art. 42, comma 4) il direttore dell’esecuzione deve:

  • rifutare nuovi incarichi professionali dall’impresa affidataria, dal momento dell’aggiudicazione e fino alla verifica di conformità
  • segnalare alla stazione appaltante eventuali rapporti con l’aggiudicatario

Gli strumenti per l’esercizio dell’attività di direzione e controllo

Il direttore dell’esecuzione impartisce all’impresa affidataria le disposizioni e le istruzioni necessarie tramite ordini di servizio, mediante Pec, che devono essere comunicati al Rup.

Il direttore dell’esecuzione redige:

  • processi verbali di accertamento di fatti (in particolare quelli relativi all’avvio, sospensione, ripresa e ultimazione dell’esecuzione), che devono essere inviati al Rup entro 5 giorni dalla data della relativa redazione
  • le relazioni per il Rup quali:
    • la relazione particolareggiata (art. 108, comma 3)
    • le relazioni riservate a seguito dell’iscrizione di riserve nei documenti contabili da parte dell’appaltatore (art. 205, comma 3 e art. 206)

Il direttore dell’esecuzione è tenuto al rilascio di certificati, quali:

  • il certificato di ultimazione delle prestazioni, inviato Rup, che ne rilascia copia conforme all’impresa affidataria

Funzioni e compiti in fase di esecuzione

In relazione alle specifiche tipologie di forniture o servizi oggetto di contratto, le attività di controllo del direttore dell’esecuzione sono indirizzate a valutare i seguenti profili:

  • la qualità del servizio/fornitura
  • l’adeguatezza delle prestazioni o il raggiungimento degli obiettivi
  • il rispetto dei tempi e delle modalità di consegna
  • l’adeguatezza della reportistica sulle prestazioni e le attività svolte
  • la soddisfazione del cliente/utente finale
  • il rispetto da parte dell’impresa esecutrice degli obblighi in materia ambientale, sociale e del lavoro di cui all’art. 30, comma 3

Tale controllo è condotto nel corso dell’intera durata del rapporto, i cui esiti debbono risultare da apposito processo verbale.

A tal fine, nel contratto sottoscritto tra le parti devono essere dettagliatamente indicati:

  • le condizioni migliorative offerte nell’ambito dell’offerta economicamente più vantaggiosa
  • le modalità di esecuzione del servizio e/o di consegna della fornitura
  • i controlli sulla regolarità e qualità della prestazione resa e relativi criteri di misurazione
  • eventuali ritardi (segnalati al Rup)
  • le penali per eventuali inadempimenti (disposte dal Rup)
  • i casi di sospensione, risoluzione o recesso dal contratto
  • eventuali premi o incentivi
  • i mezzi e le risorse messi eventualmente a disposizione da parte di un’impresa ausiliaria

L’attività del De in fase esecutiva viene esplicata nelle seguenti fasi:

  1. avvio dell’esecuzione del contratto
  2. verifica del rispetto degli obblighi dell’impresa affidataria e del subappaltatore
  3. comunicazione al Rup di eventuali contestazioni insorte e/o riserve iscritte
  4. gestione delle varianti del contratto

Avvio dell’esecuzione del contratto

Il direttore dell’esecuzione, sulla base delle indicazioni del Rup, dopo che il contratto è divenuto efficace, dà avvio all’esecuzione della prestazione, fornendo all’impresa affidataria tutte le istruzioni e direttive necessarie e redigendo apposito verbale firmato anche dall’impresa affidataria, nel quale sono indicati:

  • le aree e gli eventuali ambienti dove si svolgerà l’attività
  • la descrizione dei mezzi e degli strumenti eventualmente messi a disposizione dalla stazione appaltante
  • la dichiarazione attestante che lo stato attuale degli ambienti è tale da non impedire l’avvio o la prosecuzione dell’attività

Il direttore dell’esecuzione provvede all’avvio dell’esecuzione del contratto in via d’urgenza nei casi indicati all’art. 32, comma 8, e, in tali casi, il verbale di consegna indica, altresì, le prestazioni che l’impresa affidataria deve immediatamente eseguire.

Verifica del rispetto degli obblighi dell’impresa affidataria e del subappaltatore

Con riferimento alle prestazioni affidate in subappalto, il direttore dell’esecuzione svolge le seguenti funzioni:

  • verifica la presenza sul luogo dell’esecuzione del contratto delle imprese subappaltatrici autorizzate
  • verifica dei subcontraenti, che non sono subappaltatori, i cui nominativi sono stati comunicati alla stazione appaltante ai sensi dell’art. 105, comma 2
  • controlla che i subappaltatori e i subcontraenti svolgano effettivamente la parte di prestazioni ad essi affidate
  • accerta le contestazioni dell’impresa affidataria sulla regolarità delle prestazioni eseguite dal subappaltatore
  • ai fini della sospensione dei pagamenti all’impresa affidataria, determina la misura della quota corrispondente alla prestazione oggetto di contestazione
  • verifica il rispetto degli obblighi previsti dall’art. 105, comma 14 :
    • l’affidatario deve praticare gli stessi prezzi unitari risultanti dall’aggiudicazione, con ribasso non superiore al 20%
    • l’affidatario corrisponde i costi della sicurezza e della manodopera senza alcun ribasso
  • provvede alla segnalazione al Rup dell’inosservanza, da parte dell’impresa affidataria, delle disposizioni di cui all’art. 105 (subappalto)

Contestazioni e riserve

Il direttore dell’esecuzione comunica al Rup eventuali contestazioni insorte, promuove un contraddittorio e redige insieme all’imprenditore un processo verbale delle circostanze contestate.

In mancanza di osservazioni nel termine di 8 giorni, le risultanze del verbale si intendono definitivamente accettate. Il processo verbale è inviato al Rup con le eventuali osservazioni dell’esecutore. Contestazioni e relativi ordini di servizio sono annotati nei documenti contabili.

Il direttore dell’esecuzione dà immediata comunicazione al Rup delle riserve iscritte ai sensi degli artt. 205 e 206 e trasmette nel termine di 10 giorni dall’iscrizione della riserva una propria relazione riservata.

Gestione delle varianti

Le varianti dei contratti in corso di esecuzione devono essere autorizzate dal Rup con le modalità previste dall’ordinamento della stazione appaltante:

  • il direttore dell’esecuzione fornisce al Rup l’ausilio necessario per gli accertamenti (art. 106)
  • propone al Rup le modifiche nonché le varianti dei contratti in corso di esecuzione, indicandone i motivi in apposita relazione.

Con riferimento alle varianti entro il 20% dell’importo contrattuale di cui all’art. 106, comma 12, l’impresa affidataria non può far valere il diritto alla risoluzione del contratto ed è tenuta a eseguire le nuove prestazioni, previa sottoscrizione di un atto di sottomissione, agli stessi prezzi e condizioni del contratto originario, senza diritto ad alcuna indennità ad eccezione del corrispettivo relativo alle nuove prestazioni.

Nei casi di eccedenza rispetto al limite del 20% dell’importo del contratto, previsti dall’art. 106, la stazione appaltante procede alla redazione di un atto aggiuntivo al contratto principale, che il Rup deve comunicare all’impresa affidataria.

Nel termine di 15 giorni dal suo ricevimento, l’impresa deve dichiarare per iscritto se intende accettare la prosecuzione del contratto e a quali condizioni.

Nei 15 giorni successivi al ricevimento di tale dichiarazione la stazione appaltante deve comunicare all’impresa affidataria le proprie determinazioni. Qualora l’impresa affidataria non dia alcuna risposta alla comunicazione del Rup, si intende manifestata la volontà di accettare la modifica proposta agli stessi prezzi, patti e condizioni del contratto originario.

Le variazioni sono valutate ai prezzi di contratto, ma se comportano prestazioni non previste dal contratto e per le quali non risulta fissato il prezzo contrattuale si provvede alla formazione di nuovi prezzi.

I nuovi prezzi delle lavorazioni o materiali sono valutati:

  • ragguagliandoli a quelli di prestazioni consimili compresi nel contratto
  • quando sia impossibile l’assimilazione, ricavandoli totalmente o parzialmente da nuove analisi effettuate avendo a riferimento i prezzi alla data di formulazione dell’offerta, attraverso un contraddittorio tra il direttore dell’esecuzione e l’impresa affidataria, e approvati dal Rup

Il direttore dell’esecuzione può disporre modifiche di dettaglio non comportanti aumento o diminuzione dell’importo contrattuale, comunicandole al Rup.

Funzioni e compiti al termine dell’esecuzione del contratto

Ai sensi dell’art. 102 comma 6, è prevista (dai soggetti predisposti) la verifica di conformità per certificare che l’oggetto del contratto sia stato realizzato ed eseguito nel rispetto delle previsioni contrattuali e delle condizioni offerte in sede di aggiudicazione o affidamento, in termini di:

  • prestazioni
  • obiettivi
  • caratteristiche tecniche, economiche e qualitative

Il direttore dell’esecuzione collabora con il Rup ai fini della trasmissione della seguente documentazione al verificatore di conformità:

  • copia degli atti di gara
  • copia del contratto
  • documenti contabili
  • risultanze degli accertamenti in merito alle verifiche sulla qualità della prestazione eseguita
  • certificati delle eventuali prove effettuate
  • ogni ulteriore documentazione ritenuta utile dal soggetto incaricato

La verifica di conformità è avviata entro 15 dall’ultimazione della prestazione ovvero entro il diverso termine previsto dal contratto e conclusa entro il termine ivi indicato, che non può superare i 30 giorni dall’ultimazione dell’esecuzione o i 60 giorni nei casi di prestazioni complesse, purché tale termine sia stato espressamente previsto nella documentazione di gara e nel contratto.

All’esito dell’attività di verifica il verificatore redige apposito verbale, che deve essere sottoscritto da tutti i soggetti intervenuti e trasmesso tempestivamente al Rup per gli adempimenti di competenza.

All’esito delle operazioni il soggetto incaricato rilascia il certificato di verifica di conformità e lo trasmette per l’accettazione all’impresa affidataria, la quale deve firmarlo nel termine di 15 dal ricevimento dello stesso. All’atto della firma l’impresa può aggiungere le contestazioni che ritiene opportune. Il verificatore riferisce al Rup sulle eventuali contestazioni dell’impresa, corredate dalle proprie valutazioni. Successivamente all’emissione del certificato di verifica di conformità, si procede al pagamento del saldo delle prestazioni eseguite.

Per i contratti pubblici di importo inferiore alla soglia europea il certificato di verifica di conformità, nei casi espressamente individuati nel decreto di cui all’art. 102, comma 8, può essere sostituito dal certificato di regolare esecuzione rilasciato dal Rup, su richiesta del direttore dell’esecuzione, entro il termine di 30 giorni dalla ultimazione delle prestazioni.

Il controllo amministrativo-contabile

Il direttore dell’esecuzione si occupa anche della tenuta della contabilità del contratto, compilando con precisione e tempestività i documenti contabili, con i quali si realizza l’accertamento e la registrazione dei fatti producenti spesa.

Per poter procedere con i pagamenti all’impresa affidataria il direttore dell’esecuzione si accerta (mediante comunicazione al Rup) delle prestazioni effettuate, in termini quantitativi e qualitativi, rispetto alle prescrizioni previste nei documenti contrattuali.

La gestione della contabilità è effettuata mediante l’utilizzo di strumenti elettronici specifici, in grado di garantire:

  • autenticità
  • sicurezza dei dati inseriti
  • provenienza dei dati inseriti dai soggetti competenti

 

Clicca qui per scaricare la linea guida Anac

 

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