WBS (Work Breakdown Structure), cos’è e come si utilizza

WBS (Work Breakdown Structure), cos’è e quali sono le regole per una corretta applicazione. Ecco la procedura per scomporre un progetto in componenti di dettaglio maggiore

Un progetto per essere sviluppato al meglio necessita di essere analizzato in tutte le sue singole fasi. Molti progetti complessi prevedono l’esecuzione di numerose attività che, senza una giusta pianificazione e organizzazione, sarebbero difficili da realizzare.

Per cercare di rendere più comprensibili tutte le fasi di un progetto, ci viene in aiuto la WBS (Work Breakdown Structure), anche definita come “scomposizione strutturata del progetto“: si tratta di una metodologia messa a punto negli Stati Uniti, utile a strutturare e definire chiaramente tutte le attività di un progetto.

Cos’è la WBS

La WBS è uno strumento utilizzato per la scomposizione analitica di un progetto in parti elementari.

Lo scopo è quello di organizzare il lavoro in elementi più facilmente gestibili e rendere meno complessa la comprensione del progetto, in modo da comunicare a tutti i soggetti coinvolti (stakeholder) le fasi e le attività da svolgere per il raggiungimento di un obiettivo.

La WBS, in genere, può essere applicata a qualsiasi tipologia di progetto, come ad esempio:

  • commessa edile
  • costruzione di un edificio
  • organizzazione delle attività di un cantiere
  • progettazione di un manufatto
  • etc.

La WBS fornisce un valido ausilio al project manager soprattutto nella definizione e nell’organizzazione delle attività di progetti complessi.

Con lo strumento della WBS, dunque, il progetto viene scomposto gerarchicamente in componenti (ad esempio sottobiettivi, attività e compiti specifici), con un grado di dettaglio sempre maggiore, seguendo un approccio top-down, ossia partendo da macro-aree per poi suddividerle in parti sempre più piccole.

Ciascun livello rappresenta porzioni sempre dettagliate del progetto.

Non vi è un numero definito di livelli: la scomposizione dipende dalla complessità del progetto. La scomposizione termina nel momento in cui nell’ultimo livello gerarchico si ha un grado di dettaglio tale da:

  • descrivere univocamente il singolo lavoro da svolgere
  • permettere l’attribuzione della responsabilità esecutiva

Come si rappresenta una WBS

La WBS in genere viene rappresentata in forma grafica (struttura ad albero) o descrittiva (struttura ad indice).

Affinché la WBS porti risultati concreti è necessario che sia ben chiaro l’obiettivo da raggiungere già in una fase preliminare.

Prima che il lavoro inizi su ogni singola attività la scomposizione può essere progressivamente ridefinita.

diagramma-struttura-ad-albero-wbs

Struttura ad albero

Struttura ad indice

I Work Package nella WBS

L’obiettivo fondamentale della WBS è quello di individuare all’ultimo livello di scomposizione i cosiddetti “work package” meglio definiti come pacchetti di lavoro.

Nel pacchetto di lavoro vengono indicate tutte le istruzioni da svolgere per il raggiungimento di una determinata attività e compito.

Pacchetti di lavoro

Work Package (Pacchetti di lavoro) in una WBS

Affinché la scomposizione possa definirsi ottimale ogni pacchetto di lavoro deve essere:

  • descritto in maniera chiara e concisa
  • differenziato dagli altri pacchetti di lavoro
  • prevedere l’attribuzione del compito/attività a un solo responsabile
  • descrivere univocamente il singolo lavoro da svolgere

Nel work package è possibile individuare:

  • tutte le attività (task) e compiti da svolgere
  • gli input necessari per effettuare il lavoro e raggiungere gli obiettivi
  • la descrizione dei risultati attesi
  • le risorse necessarie identificate
  • le date di inizio e fine dei lavori
  • gli output del lavoro (deliverable)
  •  le attività che non sono comprese nel progetto
  • le responsabilità del compito

L’individuazione delle Milestone

Le milestone sono traguardi o obiettivi intermedi che vengono individuati all’interno del progetto con lo scopo di monitorarne l’andamento.

Alcuni esempi potrebbero essere:

  • la fine del collaudo di un impianto elettrico
  • la firma di un contratto
  • la fine del collaudo di un impianto idrico
  • etc.

L’individuazione dei traguardi delle milestone può essere rappresentato attraverso un diagramma di GANTT:

Regole per la corretta creazione di una WBS

Per la creazione di una WBS, qualunque sia la tipologia di progetto, è necessario conoscere a priori gli obiettivi da perseguire, già in una fase preliminare. Senza una corretta pianificazione a monte risulterebbe complicato riuscire a definire le singole attività da svolgere.

Il livello di scomposizione deve essere tale da riuscire a definire al meglio i “pacchetti di lavoro” che devono essere chiari e ben definiti evitando duplicazione nell’attribuzione dei compiti.

È consigliabile che la scomposizione del progetto venga seguita nella logica definendo a priori il livello di disaggregazione da scegliere, come ad esempio:

  • per fasi: la disaggregazione avviene in base alle varie fasi che portano alla realizzazione di un obiettivo (es.: progettazione, approvigionamento, costruzione, etc.)
  • per processi: la scomposizione avviene in base ai processi che portano alla realizzazione delle deliverables. Viene in genere utilizzata in lavori ad alto livello di standardizzazione (es.: fondazioni, muri, tetto, etc.)
  • per localizzazione: la scomposizione viene effettuata in base al luogo di realizzazione (es.: cantiere Roma, cantiere Milano, etc)

WBS e la regola del 100%

Una delle regole fondamentali che sta alla base della creazione della WBS è la regola del 100% la quale afferma:

La WBS deve includere il 100% del lavoro definito dal progetto e tutto il necessario – interno, esterno e appaltato – alla realizzazione del progetto, inclusa la gestione del progetto stesso.
La regola si applica a tutti i livelli della gerarchia: la somma del lavoro dei livelli “figli” deve essere uguale al 100% del lavoro rappresentato dal loro “padre”.
La regola si applica anche al livello di attività: il lavoro rappresentato dalle attività in ciascun pacchetto di lavoro deve dare, sommato, il 100% del lavoro necessario per completare il pacchetto.

Per chiarire meglio la regola del 100% vediamo come applicarla al nostro esempio precedente.

I vantaggi della WBS

Come già visto, utilizzare una WBS all’interno di un progetto comporta una serie di vantaggi, come ad esempio:

  • individuare le responsabilità per ogni fase del progetto
  • descrivere le attività da svolgere in modo chiaro e completo evitando ogni ambiguità
  • attribuire un compito ad una specifica persona o risorsa evitando duplicazione nell’attribuzione dei compiti
  • agevolare la comunicazione tra i diversi attori coinvolti nell’esecuzione del progetto
  • migliorare la comprensione del progetto da parte di tutti i soggetti coinvolti
  • migliorare la comprensione del progetto da parte di soggetti esterni

WBS: strutturare le attività di cantiere con un software

Nelle attività di cantiere l’utilizzo della WBS permette di migliorare la comunicazione tra i diversi attori e di comprendere meglio tutto ciò che avviene durante il processo di esecuzione dei lavori.

Ogni attività è priva di ambiguità, in quanto, è descritta in modo chiaro e completo.

Ciascun compito è affidato alla responsabilità di una singola persona e non vi è il rischio che vengano create duplicazione nelle attività svolte.

Inoltre, l’utilizzo della WBS permette di scomporre tutte le attività di cantiere nei minimi dettagli, rendendole comprensibili anche ai soggetti non coinvolti nell’esecuzione dell’opera.

WBS e giornale dei lavori

Anche il giornale dei lavori può essere strutturato mediante una WBS.

Grazie a PriMus-PLATFORM, una volta creata la struttura gerarchica della WBS è possibile, da parte degli attori coinvolti, associare annotazioni e risorse  ad ogni livello della WBS.

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Associazione annotazioni ai livelli della WBS 1

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Associazione annotazioni ai livelli della WBS 2

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Associazione annotazioni ai livelli della WBS 3

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Associazione annotazioni ai livelli della WBS 4

Nell’esempio in questione, una volta creata la WBS, l’attore coinvolto nell’esecuzione dei lavori, può inserire un’annotazione associandola ad un livello della WBS (è stata inserita un’annotazione il giorno 12 alla voce “Scavi a mano”).

WBS e computo metrico

Anche il computo metrico può essere scomposto mediante una WBS. A tal fine può essere utile, in una fase preliminare, a definire una struttura (diagramma o template) che ha la funzione di semplificare e scomporre tutti i compiti in attività dettagliate.

La costruzione di una WBS è prevista in quei casi in cui si ha già un’idea ben chiara dell’obiettivo da raggiungere.

La WBS applicata a un computo metrico permette di migliorare la comprensione di un progetto in quanto semplifica, già in una fase preliminare alla computazione, tutte le procedure e le attività da eseguire descritte in maniera chiara e concisa e priva di qualunque ambiguità.

PriMus, il software ACCA per il computo metrico e la contabilità, consente di creare una WBS e di associare le relative voci di computo ai rispettivi livelli gerarchici della struttura.

Creazione WBS in PriMus

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Associazione voci di computo ai livelli della WBS 1

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Associazione voci di computo ai livelli della WBS 2

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Funzione stampa WBS in PriMus

 

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