ricezione della fattura elettronica

Ricezione della fattura elettronica, come fare?

Fatturazione elettronica tra privati: come avviene la ricezione della fattura elettronica, quali i canali, quali le modalità, quali i vantaggi. E cosa accade per chi non ha partita IVA

Come stabilito dalla Legge di Bilancio 2018, a partire dal 1° gennaio 2019 l’obbligo della fatturazione elettronica sarà esteso a tutti i privati (ad esclusione di soggetti in regime agevolato: di vantaggio, forfettario e dell’agricoltura): le novità sulla fatturazione elettronica riguarderanno sia il ciclo attivo che passivo, con modifiche alle modalità di emissione e di ricezione della fattura elettronica.

L’introduzione dell’obbligo di emissione di fatture in formato esclusivamente elettronico porta, come conseguenza primaria, il fatto che tutti ben presto si troveranno a ricevere fatture digitali.

In questo nostro percorso di analisi della fatturazione elettronica abbiamo avuto modo di approfondire in un precedente focus la fase di emissione della fattura; vediamo ora la ricezione.

La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, che deve essere trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (Sdi), e da questo recapitato al soggetto ricevente, contenente obbligatoriamente le informazioni stabilite dall’art. 21 del dpr n. 633/1972; la ricezione della fattura elettronica definisce quello che viene comunemente anche detto ciclo passivo di fatturazione.

ricezione della fattura elettronica - ciclo-passivo

Quindi il Sdi è una sorta di ‘postino’, che provvedere a recapitare la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.

Ricezione della fattura elettronica: canali e modalità

La fattura elettronica può essere trasmessa al Sdi attraverso diversi canali: PEC, web services di piattaforme collaborative, sistemi di trasmissione dati basati su FTP, o gli appositi servizi dell’Agenzia delle Entrate.

I canali web service e FTP richiedono un preventivo processo di accreditamento al Sdi, al termine del quale otterranno un codice numerico di 7 cifre (Codice Destinatario).

Il Sdi, per ogni fattura elettronica correttamente ricevuta, effettua dei controlli formali:

  • in caso negativo, recapita una ‘ricevuta di scarto’
  • in caso di controllo positivo, recapita la fattura elettronica al ricevente ed invia al soggetto trasmittente una ‘ricevuta di consegna’: la fattura si considera emessa!

I canali di ricezione della fattura elettronica sono 3:

  1. a mezzo PEC
  2. canali web service e FTP identificati da un codice destinatario
  3. all’interno dell’area riservata Fatture e Corrispettivi del sito dell’Agenzia delle Entrate.

ricezione della fattura elettronica - modalità

Come detto le e-fatture sono sempre emesse e ricevute in formato xml e devono obbligatoriamente transitare dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate: in questo modo esse sono sempre disponibili all’interno del portale dell’Agenzia stessa, ‘Fatture e Corrispettivi’.

Ma al fine di facilitare, automatizzare e semplificare i processi di gestione, soprattutto di aziende e professionisti, la nuova disciplina consente ai titolari di Partita IVA anche altre 2 modalità, senz’altro più comode, per ricevere le fatture sul proprio dispositivo:

  • la casella PEC: la fattura elettronica può essere ricevuta direttamente sulla propria casella di Posta Elettronica Certificata (che ricordiamo essere obbligatoriamente pubblica per imprese e professionisti).
  • il codice destinatario, che è un codice numerico univoco a 7 cifre rilasciato dall’Agenzia delle Entrate ai titolari di un canale di trasmissione delle fatture elettroniche presso il Sistema di Interscambio (Sdi), quindi direttamente alle Partite IVA già accreditate oppure a intermediari accreditati.

Pertanto un’impresa oppure un professionista che deve ricevere una fattura elettronica deve comunicare al suo fatturante il proprio codice destinatario o l’indirizzo PEC.

Occorre però fare attenzione: se il destinatario della fattura è già registrato presso l’Agenzia delle Entrate l’indirizzo telematico indicato in fase di accreditamento verrà sempre utilizzato come prioritario e riceverà tutti i documenti elettronici, indipendentemente da quanto è stato indicato in fattura.

È bene chiarire che il servizio di ricezione delle fatture elettroniche, come quello di emissione, non va confuso con la possibilità di consultare e acquisire le fatture elettroniche messe a disposizione nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Tale servizio è nella disponibilità esclusiva del contribuente in prima persona oppure di un soggetto appositamente delegato individuato tra gli intermediari telematici di cui all’art. 3 DPR 322/1998.

Fatture elettroniche B2C (verso consumatori finali senza partita IVA)

Le fatture elettroniche B2C, ossia quelle destinate a contribuenti che non hanno partita IVA e non emettono fattura elettronica, saranno visionabili online dai clienti che le ricevono, accedendo alla medesima area riservata utilizzata per accedere alla dichiarazione dei redditi precompilata.

Nella compilazione, come previsto dall’Agenzia delle Entrate, laddove il codice destinatario non sia disponibile, l’emittente potrà compilare il campo inserendo un codice convenzionale.

Il fornitore compila tutti i campi obbligatori ai fini IVA e inserisce, nel campo del codice destinatario, il codice convenzionale di 7 zeri (“0000000”); così la fattura elettronica viene messa a disposizione del destinatario che potrà consultarla dalla propria area privata senza impedire al fornitore di adempiere alla corretta emissione.

È opportuno che l’emittente dia comunicazione al destinatario tramite qualsiasi canale o mediante invio di copia analogica della fattura in modo da assicurarsi che il destinatario sia formalmente informato dell’esistenza del debito nei confronti del fornitore e consentire a quest’ultimo di ottenere il pagamento dell’operazione oggetto di fatturazione.

Ricezione della fattura elettronica: quali i vantaggi?

La fatturazione elettronica porta con sè una serie d vantaggi: semplifica ed ottimizza la gestione dei rapporti tra fornitori e clienti, garantendo la consegna dei documenti, consente il monitoraggio delle fasi di spedizione e ricezione, ecc.

Ulteriore beneficio è legato al fatto che le fatture sono ricevute in un formato perfettamente leggibile dai sistemi informatici e pronte per la conservazione, con il vantaggio della dematerializzazione degli archivi: un risparmio economico e di tempo nel processo di conservazione e una maggior sicurezza.

Non trascurabile, infine, il vantaggio determinato dalla completa automazione del processo di contabilizzazione, frutto anche del formato elettronico (xml).

 

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