Guida alla fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: la guida semplice, completa e professionale per redigere la fattura elettronica in modo corretto

La fatturazione elettronica è la nuova modalità di emissione dei documenti fiscali richiamati dall’art. 21 del dpr 633/72 (Decreto IVA).

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo della fattura elettronica si estende anche nel rapporto tra soggetti privati (titolari e non di Partita IVA); la legge 205/2017 (legge di Bilancio 2018) ha, infatti, introdotto l’obbligo di emissione e ricezione della fattura elettronica tra privati, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Le fatture emesse in forma cartacea infatti non saranno più valide e quindi non potranno più essere emesse.

Il processo di emissione e ricezione delle fatture elettroniche deve essere effettuato utilizzando il formato (XML) e il Sistema di Interscambio, già in uso per la trasmissione delle fatture elettroniche alle Pubbliche Amministrazioni.

In questo articolo forniamo una sintesi di tutto quello che c’è da sapere sulla fatturazione elettronica, a partire dal quadro normativo fino a giungere alle soluzioni software.

Guida alla fatturazione elettronica: il quadro normativo

La legge 244/2007 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della PA, stabilendo che la trasmissione delle fatture elettroniche avvenga attraverso il Sistema di Interscambio coordinato dall’Agenzia delle Entrate e dalla Sogei quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed alla conduzione tecnica.

Dal 6 giugno 2014 è entrato poi in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i fornitori di prestazioni e cessioni di beni nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

Dal 31 marzo 2015 è diventata obbligatoria la fatturazione elettronica anche per i Comuni e tutti gli uffici della Pubblica Amministrazione: tribunali, scuole, ospedali e più in generale per tutti gli uffici pubblici che dovranno ricevere solo le fatture elettroniche senza più ricorrere alla carta.

Per tutte le Amministrazioni è previsto l’obbligo di:

  • non accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea
  • non procedere al pagamento, neppure parziale, sino all’invio del documento in forma elettronica
  • adeguare le infrastrutture informatiche e le procedure interne, secondo le linee guida individuate con il dm 55/2013
  • iscrivere i propri uffici responsabili delle ricezioni all’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)
  • rilasciare, una volta ottenuta la fattura tramite il Sistema d’Interscambio (coordinato dall’Agenzia delle Entrate), una ricevuta di consegna che certifica la corretta ricezione da parte dell’ente pubblico

Imprese e professionisti che forniscono prestazioni di servizi o cessioni di beni nei confronti delle PA hanno, quindi, i seguenti obblighi:

  • gestire il proprio ciclo di fatturazione nelle fasi di emissione e trasmissione esclusivamente in modalità elettronica
  • archiviare e conservare le relative fatture in modalità elettronica

Dal 2017 il Sistema di Interscambio (Sdl) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati.

La legge di Bilancio 2018 ha esteso l‘obbligo di fatturazione elettronica per tutti i rapporti commerciali:

  • Fatturazione elettronica B2B – verso soggetti titolari di partita IVA (imprese e professionisti)
  • Fatturazione elettronica B2C – verso i consumatori finali.

Dal 1° luglio 2018 l’obbligo di fatturazione elettronica (fattura B2B) è anticipato per le prestazioni rese tra imprese e professionisti in qualità di subappaltatori in contratti di appalto di lavoro, servizi o forniture stipulati con una PA.

Con il provvedimento 89757/2018, l’Agenzia delle Entrate ha fornito poi le regole tecniche per la predisposizione e la trasmissione della fattura elettronica tra privati.

Dal 1° gennaio 2019 vi sarà l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati per tutte le prestazioni rese da imprese e professionisti; l’unica eccezione prevista è per i soggetti che applicano il regime di vantaggio o il regime forfettario e quelli del settore agricolo che potranno continuare ad utilizzare le fatture cartacee.

Caratteristiche della fattura elettronica

La fattura elettronica deve soddisfare specifici requisiti: innanzitutto deve essere in formato .XMLextensible markup language -, l’unico accettato dal Sistema di Interscambio.

Nel caso emissione nei confronti di privati con partita IVA deve riportare l’indirizzo telematico del destinatario, ossia:

  • codice destinatario, oppure
  • PEC nel caso di fattura emessa nei confronti di privati con partita IVA.

In caso di fattura verso una Pubblica Amministrazione, inoltre, deve:

  • ricevere la firma elettronica di chi emette la fattura, al fine di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto
  • contenere un codice identificativo univoco assegnato a ciascun ufficio dall’Indice delle PA
  • avere un codice CIG (Codice Identificativo di Gara) nei casi di obbligo di tranciabilità di cui alla legge 136/2010
  • avere un codice CUP (il Codice Unico di Progetto) in caso di fatture relative ad opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell’articolo 11 della Legge 3/2003.

Sistema di Interscambio

La trasmissione della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione (FatturaPA) o verso i privati (fattura B2B e B2C) deve essere effettuata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.

Il Sistema di Interscambio (SdI) è deputato a:

  • ricevere la fattura elettronica
  • controllare la conformità della fattura alle specifiche tecniche
  • inoltrare la fattura al destinatario

In definitiva, tutte le fatture devono passare attraverso il sistema di interscambio, altrimenti non sono valide; in particolare, la fattura elettronica è trasmessa al S.d.I. dal cedente/prestatore o da un soggetto terzo incaricato anche diverso dagli intermediari di cui all’art. 3, comma 3 del dpr 322/1998 (commercialisti, consulenti del lavoro, ecc.).

Formato della fattura elettronica

Il formato della fattura elettronica è l’XML (eXtensible Markup Language) è strutturato secondo le indicazione del SdI e ha contenuto informativo distinto in elementi:

  • obbligatori ai fini fiscali, in quanto rilevanti secondo la normativa tributaria vigente
  • obbligatori ai fini di trasmissione, indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio
  • facoltativi per l’integrazione del documento per esigenze informative concordate tra gli operatori economici e le amministrazioni pubbliche

Firma digitale per la fattura elettronica

Nel caso di fatturazione nei confronti della PA, ad ogni file trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere applicata la firma digitale (fattura PA) dal soggetto che emette la fattura, tramite un certificato di firma qualificata.

La firma digitale soddisfa tre esigenze:

  • autenticità: il destinatario può verificare l’identità del mittente
  • non ripudio: il mittente non può disconoscere un documento da lui firmato
  • integrità: il destinatario non può inventarsi o modificare un documento firmato

Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori (pubblici o privati) presenti nell’apposito elenco pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.

Invio delle fatture elettroniche

Le fatture potranno essere trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI) via PEC o attraverso procedure web service/FTP.

L’utilizzo del canale PEC è la modalità più semplice per inviare la propria fattura perché non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio.

I passaggi da seguire sono:

  1. predisporre la fattura elettronica (creare il file XML secondo il contenuto informativo previsto dal SdI)
  2. firmare digitalmente la fattura elettronica (fattura PA)
  3. controllare la conformità al tracciato telematico
  4. inviare la fattura elettronica al SdI

Entro 5 giorni, in caso di superamento dei controlli minimi su alcuni dati obbligatori della fattura, sarà recapitata una “ricevuta di consegna” del file della fattura elettronica al soggetto che lo ha inviato e la fattura si considererà emessa.

Il singolo file (o archivio compresso) da trasmettere tramite PEC costituisce l’allegato del messaggio di posta. Un unico messaggio può contenere diversi file allegati. Il messaggio con relativi allegati non deve superare la dimensione di 30 MB, valore che costituisce il limite massimo entro il quale il gestore è tenuto a garantire il suo invio, come previsto dall’art. 12 del dm 2 novembre 2005 (“Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” – G.U. 15 novembre 2005, n. 266). Il singolo file fattura (fattura o lotto di fatture) non può superare i 5 MB.

Recapito semplificato

Se la fattura elettronica riguarda un consumatore finale, l’emittente potrà valorizzare solo il campo “Codice Destinatario” con un codice convenzionale e la fattura sarà recapitata al destinatario attraverso la messa a disposizione del file in un’apposita area web riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Conservazione facilitata

Le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il Sistema di interscambio possono essere conservate elettronicamente utilizzando il servizio di conservazione elettronica, conforme a quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Cad – Dlgs 82/2005), gratuitamente messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, dopo aver aderito, anche tramite intermediari, all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia.

Software per la fatturazione elettronica

ACCA distribuisce FacTus, il software di fatturazione elettronica che risponde alla normativa in modo semplice, completo, professionale e soprattutto guidato in tutti i passi del procedimento:

  • emissione della Fattura elettronica
  • applicazione della Firma digitale (con lettura del certificato di firma su dispositivo utente)
  • controllo di conformità
  • invio
  • archiviazione elettronica della fattura emessa

Di seguito proponiamo un video di approfondimento sulla fatturazione elettronica.

 

 

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