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Guida alla conservazione sostitutiva della FatturaPA

Guida alla conservazione sostitutiva: ecco la guida on-line semplice, completa e professionale per la conservazione a norma delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, in tal caso le fatture elettroniche.

Una volta firmata la FatturaPA per conservarla è necessario eseguire le seguenti operazioni:

  • inserire i riferimenti in un indice delle fatture
  • applicare una marca temporale rilasciata da un ente certificato

La conservazione sostitutiva ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo, permettendo alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

Oltre al lotto di fatture elettroniche, devono essere prodotti e conservati per dimostrare la corretta conservazione a norma di legge i seguenti due file:

  • un file contenente l’indice delle fatture: “File di Ricerca”
  • un file compresso contenente tutte le fatturePA: “File di Chiusura”

Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere conservato dal soggetto che emette la fattura annualmente e per un periodo di 10 anni.

La conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire nella stessa forma in cui sono prodotte (non possono essere stampate) e devono seguire le regole previste dal Codice dell’amministrazione digitale e dalle normative tributarie.

File di ricerca delle Fatture elettroniche (FatturaPA)

Il File di ricerca delle Fatture elettroniche (FatturaPA) contiene le informazioni utili per ricercare ed estrarre dal blocco delle fatture elettroniche conservate le fatture riferite richieste in fase di controllo tributario.

Il DM 17 giugno 2014 definisce le informazioni necessarie ai fini di ricerca e estrazione:

  • n° fattura
  • partita IVA del cliente
  • codice fiscale
  • indirizzo

che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell’archivio.

File di chiusura della conservazione sostitutiva

Il File di chiusura della conservazione sostitutiva contiene le informazioni per identificare le fatture elettroniche conservate e certificare che le stesse siano autentiche e immodificabili nel tempo.

Lo Standard SInCRO della UNI 11386:2010 definisce la struttura del «File di Chiusura» della conservazione sostitutiva.

Il dlgs 82/2005 e il Dpcm 3 dicembre 2013 definiscono i requisiti necessari per assicurare la validità a norma di legge delle fatture conservate.

Marca temporale del File di chiusura

Ogni File di Chiusura della conservazione sostitutiva deve essere Firmato digitalmente dal soggetto che conserva le fatture e marcato temporalmente.

La Marca temporale:

  • è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento. (Es. 2005-10-30 T 10:45 UTC)
  • deve essere apposta da un ente terzo certificato, al fine di ottenere il requisito di Opponibilità a terzi
  • deve essere richiesta a uno dei certificatori (pubblici o privati) presenti nell’elenco pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale

Pacchetto di Archiviazione delle FatturePA

Il Pacchetto di Archiviazione delle FatturePA è costituito dall’insieme dei seguenti file:

  • file Fattura-PA
  • file di Chiusura
  • file di Ricerca

conservati nel rispetto delle Leggi tributarie, del Codice dell’amministrazione digitale e del Codice in materia di protezione dei dati personali.

 

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