Archiviazione e conservazione della fattura elettronica

Il processo di fatturazione elettronica si conclude con archiviazione e conservazione della fattura: cosa sono, quali le differenze, come funzionano e come si gestiscono

Professionisti e imprenditori che emettono fatture a imprese, liberi professionisti o, più in generale, ai propri clienti, dal 1° gennaio 2019 dovranno inviarla in forma elettronica: e dopo emissione e trasmissione dovranno necessariamente provvedere all’archiviazione e conservazione della fattura. Lo stesso dicasi per la ricezione, nel caso di B2B.

Vediamo come fare, premettendo un’introduzione sulla fattura elettronica.

La fattura elettronica

Come abbiamo già avuto modo di ricordare (vedi focus: Emissione fattura elettronica: cosa c’è da sapere e Ricezione della fattura elettronica, come fare) la fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso in modalità telematica al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e recapitato tramite lo stesso mezzo al soggetto ricevente.

archiviazione e conservazione della fattura

Le 3 caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:

  1. integrità: Il destinatario deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati. Il documento deve quindi essere integro;
  2. autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa;
  3. leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:

  • con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile fra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
  • con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
  • con sistemi di trasmissione elettronica dei dati;
  • con altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

Archiviazione e conservazione

Qual’è la differenza tra archiviazione e conservazione?

Archiviazione

L’archiviazione elettronica delle fatture è un processo prettamente informatico atto a generare una sintesi di tutte le informazioni ricavabili dal blocco di fatture emesse/ricevute nell’arco di un periodo; costituisce una “chiusura/sigillo” in cui ritrovare un codice univoco di riconoscimento dei dati fiscali.

Scopo dell’archiviazione elettronica è quello di rendere immodificabili i dati delle fatture nell’arco dell’anno.

L’archiviazione elettronica costituisce quindi una sorta di chiusura applicata a ciascun periodo di fatturazione. Il pacchetto di archiviazione va generato solo al termine del periodo di fatturazione, e per ciascuna annualità.

Per avvalersi della conservazione della fattura elettronica è necessario procedere all’archiviazione dei file entro il 3° mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi: dato che la scadenza per l’invio telematico della dichiarazione è il 31 ottobre, l’archiviazione sostitutiva deve avvenire entro il 31 gennaio dell’anno successivo.

Software per la fatturazione elettronica presenti sul mercato consentono la gestione di questa fase in maniera veramente semplice e veloce.

conservazione della fattura elettronica -

Conservazione

La conservazione della fattura è la custodia dei documenti fiscali, già nota da anni, che si espleta attraverso lo stoccaggio e disponibilità delle fatture elettroniche su supporti utili a consentirne l’immediata disponibilità a fronte di eventuale richiesta degli organismi di controllo presso l’Amministrazione finanziaria.

In pratica la conservazione comprende un insieme di procedure informatiche che garantiscono nel tempo l’integrità e validità dei documenti emessi, archiviati e conservati digitalmente. In questo modo una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma aggiunge notevoli vantaggi in termini di tempo, spazio e costi.

Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene ‘bloccato’ nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Un professionista, società o impresa che voglia avvalersi della fatturazione elettronica e del processo di conservazione, deve apporre sul file la marca temporale (che identifica data e orario di creazione del file elettronico) e la firma digitale (per garantire la paternità di chi ha redatto la fattura). Se una fattura cartacea viene perfezionata con la consegna del documento, quando si ha a che fare con una fattura elettronica il perfezionamento avviene con la trasmissione del documento attraverso specifici processi informatici, che rendono il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario.

Con la conservazione in pratica si sostituisce la carta con un supporto digitale: la fattura cartacea diviene elettronica, al posto di timbro e firma viene sottoscritta con firma digitale e al posto della marca da bollo ha un bollo virtuale ed una marca temporale che certifica orario e data in cui il responsabile ha creato il file.

Ricordiamo che la conservazione è decennale.

Fatture elettroniche: come conservarle correttamente

Il quesito che spesso ci si pone è se sia possibile conservare sul proprio pc i file xml o p7m inviati al Sdi e correttamente inoltrati al destinatario, dal momento che i file inoltrati al Sdi sono immodificabili, o se occorre necessariamente affidarsi ad un intermediario.

Il processo di conservazione della fattura elettronica può essere attuato direttamente dal contribuente (professionista o impresa), ossia è possibile conservare le fatture emesse sul proprio pc e non solo in formato xml o pm7.

Come previsto dalla Circolare delle Entrate n. 13/E del 2 luglio 2018, alla fatturazione elettronica si applica quanto previsto dal dpcm 3 dicembre 2013 attuativo del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale, che prevede una serie di formati considerati idonei alla conservazione: pdf, jpg, txt.

Pertanto ciascun operatore conformemente alla propria organizzazione aziendale, potrà portare in conservazione copie informatiche delle fatture elettroniche in questi formati.

Anche per questa operazione esistono sul mercato numerosi software per la fatturazione elettronica che consentono di assolvervi egregiamente, nel rispetto dello standard UNI 11386:2010 (denominato Standard SINCRO) conforme al d.lgs. 82/2005 e approvato dalla Agenzia per l’Italia Digitale.

SinCRO UNI 11386:2010 riguarda la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva dei Documenti Informatici, comprendenti anche le fatture elettroniche; i criteri di base del SinCRO garantiscono l’integrità e la non modificabilità dei documenti archiviati.

Decidere di conservare le proprie fatture elettroniche direttamente sul proprio pc è indubbiamente una modalità conservativa che presenta numerosi vantaggi, non ultimo quello legato alla privacy sollevato dallo stesso Garante.

conservazione della fattura elettronica - archiviazione

Oltre questa ‘naturale‘ modalità di conservazione della fattura elettronica, possiamo considerarne una seconda, indicata nel provvedimento dell’Agenzia delle Entrate 89757 del 30 aprile scorso: acquirenti e committenti possono conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi) utilizzando il servizio messo a disposizione dall’Agenzia.

L’Agenzia delle Entrate infatti ha previsto un servizio di conservazione e memorizzazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute dai contribuenti, delle relative comunicazioni e degli altri documenti trasmessi mediante il Sistema di Interscambio. La condizione per ricorrere a tale servizio è quella di sottoscrivere la convenzione dell’accordo di servizio della durata di 3 anni, rinnovata automaticamente se non disdetta.

L’ Amministrazione finanziaria si impegna a conservare le fatture elettroniche per un periodo di 15 anni a partire dal momento in cui il contribuente o il suo delegato, abbia ricevuto la ricevuta di avvio del servizio elaborata dal sistema.

Terza possibilità è quella di rivolgersi ad un Conservatore Accreditato AgID.

Caratteristiche del sistema di conservazione

Nelle caratteristiche del sistema di conservazione della fattura elettronica il dpcm 3 dicembre 2013, all’allegato 1, indica 3 soggetti:

il produttore, ossia la persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Egli mantiene la titolarità e la proprietà dei documenti depositati.
Il Produttore è il responsabile del contenuto del PdV (Pacchetto di Versamento) ed è obbligato a trasmetterlo al servizio di conservazione secondo le modalità operative descritte genericamente nel Manuale di Conservazione, nel Disciplinare tecnico e nella documentazione tecnica di riferimento.

l’utente, ossia la persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema per la conservazione dei Documenti informatici al fine di fruire delle informazioni di interesse, nei limiti previsti dalla legge. Il Sistema di conservazione produce un Pacchetto di distribuzione direttamente acquisibile dai soggetti autorizzati.

il responsabile della conservazione, che si trova presso il soggetto produttore; quest’ultimo gli affida le attività della conservazione. Il responsabile opera all’interno del conservatore ed è soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 7, comma 1 delle regole tecniche del Sistema di conservazione.

Il processo di conservazione, per le fatture elettroniche, gli altri documenti a rilevanza tributaria ed i libri sociali, deve essere ultimato entro tre mesi dal termine di presentazione telematica della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta di bollo ai sensi del presente decreto. Il pagamento avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Luogo di conservazione. Non occorre più fare alcuna comunicazione. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto.

I controlli

I documenti informatici potranno essere esibiti per via telematica. In caso di servizio in outsourcing, il luogo di conservazione coincide con la sede operativa dell’outsourcer.

conservazione della fattura elettronica - controllo

La verifica del contenuto di un sistema di conservazione è svolta, a campione, sull’archivio informatico con riferimento a:

  • ordine cronologico dei documenti conservati,
  • obbligo di omogeneità di conservazione per tipologia documenti,
  • presenza delle funzioni di ricerca logica,
  • garanzie richieste per l’esibizione all’amministrazione finanziaria.

I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono memorizzati su qualsiasi supporto, purché siano:

  • leggibili nel tempo,
  • in ordine cronologico e senza soluzione di continuità,
  • possibile usare funzioni di ricerca e di estrazione,
  • controllo sull’osservanza della tempistica,
  • acquisizione del manuale della conservazione obbligatorio,
  • verifica tipologia dei documenti portati in conservazione
  • individuazione indici di ricerca per tipologie di documenti
  • verifica della conformità fra impronta inviata all’agenzia e quella, riscontrata in sede di accesso,
  • verifica sull’intervento del pubblico ufficiale,
  • verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte per legge,
  • verifica a campione sulla leggibilità dei documenti.

 

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