Memorizzazione fatture elettroniche e protezione dati personali, le nuove indicazioni delle Entrate

Ok alla memorizzazione fatture elettroniche solo se c’è l’assenso esplicito dei contribuenti. Adesione al servizio di consultazione entro il 2 luglio 2019

La legge 27 dicembre 2017, n. 205 (legge di Bilancio 2018) ha previsto, a partire dal 1° gennaio 2019, l’obbligo di fatturazione elettronica in relazione alle operazioni di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti e stabiliti nel territorio dello Stato, utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI).

Al fine di fornire nuove indicazioni circa la protezione dei dati personali, per lo più in merito alla memorizzazione della fattura elettronica, il 21 dicembre l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato il provvedimento n. 524526/2018.

Il documento contiene delle modifiche ai provvedimenti del 30 aprile e del 5 novembre 2018, dando così attuazione alle soluzioni individuate nell’ambito del tavolo tecnico con il Garante e definendo, inoltre, ulteriori misure di sicurezza rispetto a quelle già disposte dal provvedimento del 30 aprile scorso.

Il provvedimento si è reso necessario a seguito di alcuni dubbi pervenuti dal garante della privacy nel mese di novembre 2018.

Ricordiamo, infatti, che:

  • il provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 individua le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche;
  • il provvedimento n. 291241 del 5 novembre 2018 disciplina le modalità per il conferimento/revoca delle deleghe per l’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica;
  • il provvedimento n. 481 del 15 novembre 2018 riporta le osservazioni del Garante per la protezione dei dati personali ha formulato  in merito agli obblighi di fatturazione elettronica e alle misure attuative emanate dalle Entrate.

Memorizzazione fattura elettronica

Tra le novità di rilievo, spicca l’obbligo per l’Agenzia di memorizzare (archiviare) le fatture elettroniche previo assenso esplicito dei soggetti interessati.

Per la consultazione e acquisizione (download), le Entrate possono rendere disponibile l’intero file delle fatture elettroniche solo nel caso in cui i contribuenti, anche tramite intermediari opportunamente delegati, abbiano aderito espressamente al servizio di consultazione.

L’adesione si esplicita mediante la firma di uno specifico accordo di servizio che verrà resa disponibile pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia entro il 3 maggio 2019.

Il termine ultimo per effettuare l’adesione al servizio è fissato al 2 luglio 2019.

In assenza di adesione, l’Agenzia memorizzerà e renderà consultabile e scaricabile l’e-fattura solo fino all’avvenuto recapito al destinatario; una volta consegnata la fattura saranno memorizzati esclusivamente i dati rilevanti ai fini fiscali, che verranno raccolti e archiviati in una banca dati separata e trattati per le attività istituzionali.

Il file memorizzato è in ogni caso cancellato entro 30 giorni dal termine del periodo disponibile per la consultazione fissato al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione dal parte dello SdI.

In definitiva, l’Agenzia delle Entrate cancellerà i file se si verificano entrambe le condizioni:

  • la presenza di una ricevuta di consegna o di impossibilità di consegna per le quali appaia effettuata la presa visione e il download dall’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate
  • l’assenza di adesioni al servizio di consultazione effettuate da parte del cedente o del cessionario

Periodo transitorio

Durante il periodo transitorio, fino al 2 luglio 2019, l’Agenzia memorizzerà temporaneamente le fatture elettroniche che potranno essere consultabili, su richiesta, da parte di:

  • l’emittente
  • il destinatario
  • i loro intermediari delegati

Se il contribuente non ha aderito al servizio di consultazione, l’Agenzia cancellerà le fatture elettroniche memorizzate durante il periodo transitorio e manterrà solo i dati di natura fiscale, che verranno raccolti e archiviati nella banca dati separata.

Durante il periodo transitorio, l’Amministrazione informerà gli utenti in merito al trattamento dei dati personali presenti nelle fatture mediante avviso pubblicato nell’area riservata del sito dell’Agenzia (allegato C del provvedimento). Inoltre, il provvedimento contiene, nell’allegato A, il modulo di conferimento o deroga per i servizi di fatturazione elettronica, e nell’allegato B il file con i dati necessari al processo di fatturazione elettronica tramite SdI.

 

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Clicca qui per scaricare il provvedimento n. 524526/2018

 


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